Ressources pour la planification d’un événement

Le Bureau central des activités est le premier point de contact pour les organisateurs de grands événements en plein air et de plateau de production cinématographique; il administre le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée et le Règlement municipal sur les tournages.

Le personnel du Bureau central des activités mène la planification intégrée des événements et des tournages cinématographiques dans un environnement propice, fait concorder le concours apporté par tous les intervenants visés et veille à ce que les organisateurs et les services municipaux soient concertés de manière à apporter un concours positif aux événements spéciaux et aux tournages cinématographiques, de même qu’à veiller à ce qu’ils se déroulent en toute sécurité.

Pour communiquer avec nous

Quelle que soit l’importance de votre événement, le Bureau central des activités est à votre disposition pour vous aider à connaître les permis et les approbations que vous devez vous faire délivrer.

Bureau central des activités
bureaucentraldesactivites@ottawa.ca
613‑580‑2424, poste 14613

Le Guide des événements du Bureau central des activités comprend les exigences à respecter pour la délivrance du permis d’événement spécial, les règles de l’art et les modèles.

• Guide du portail de demande en ligne
• Pratiques exemplaires en matière de diversité et d’inclusion
• Lignes directrices sur la Politique sur la consommation d’alcool
• Modèle de plan de gestion de l’alcool
• Liste de vérification pour l’agrandissement des terrasses
• Directives à jour sur l’utilisation des drones
• Ressources à jour en santé, sécurité et bien‑être

La sécurité publique est un aspect essentiel de la planification des événements spéciaux. Il est d’usage, pour les organisateurs d’événements de grande ou de moindre envergure et de tous les degrés de complexité, de planifier la maîtrise de la gestion des risques liés à leurs événements (en prévenant les urgences et en s’y préparant). Tous les demandeurs du permis d’événement spécial doivent déposer un plan de mesures d’urgence en même temps que leur demande de permis.

Le permis d’événement spécial est obligatoire pour les événements en plein air sur le domaine public ou sur le domaine privé lorsqu’on s’attend à accueillir 500 personnes ou plus à la fois, conformément au Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (n° 2013‑232).

La planification des mesures d’urgence : Guide à l’intention des organisateurs d’événements est un document complet, créé pour aider les organisateurs d’événements à connaître leurs responsabilités, à évaluer les risques et les dangers dans les événements, à connaître les règles de l’art et à se servir de l’outil en ligne pour la planification des mesures d’urgence.

Cet outil est à la disposition des organisateurs qui demandent le permis d’événement spécial sur le portail des événements spéciaux de Mon ServiceOttawa. Cet outil comporte une série de questions dont les réponses font partie d’un modèle que les organisateurs peuvent télécharger et faire imprimer pour s’en servir pendant leurs événements.

Le gouvernement de l’Ontario offre, sous le titre SGI 100 – Introduction au Système de gestion des incidents, un cours autoguidé gratuit, accessible sur le Portail de la formation dans la gestion des situations d'urgence. Ce cours porte sur les fonctions, les notions et les principes essentiels du Système de gestion des incidents (SGI). À la fin de ce cours, les participants connaissent les principales fonctions du SGI et sont en mesure d’exercer les fonctions limitées au sein d’une équipe de gestion des incidents pour intervenir dans les incidents simples. On peut faire appel à ce système pour les événements planifiés lorsqu’il faut adopter des mesures d’urgence afin de protéger les vies, les biens ou l’environnement.

Le Guide sur le service d'alcool pendant votre événement donne de l’information et des conseils pour vous aider à vous assurer que votre événement se déroule en toute sécurité.

Les organisateurs des événements doivent veiller à éviter :

• les cas d’intoxication;
• qu’il n’y a pas d’atteinte à l’ordre public;
• qu’on ne fait pas la promotion de la consommation immodérée d’alcool;
• qu’on ne sert pas d’alcool aux clients de moins de 19 ans.

On invite les organisateurs d’événements à publier, dans le cadre de la planification et de l’organisation de leurs événements, les messages de la campagne Fêter en toute sécurité sur la consommation de l’alcool et des drogues, sur la prévention de la violence et sur la promotion de la santé mentale. Pour prendre connaissance des conseils et des stratégies de la campagne Fêter en toute sécurité, veuillez consulter les sites Web suivants de Santé publique Ottawa (SPO).

• Conseils pour fêter plus sûrement
• Le lien - fêter plus sûrement
• Arrêt Overdose Ottawa
• Services et ressources de santé mentale et Santé liée à la consommation de substances

Voici des exemples de moyens à prendre pour planifier vos événements dans le cadre de la campagne Fêter en toute sécurité :

• Communiquez avec SPO pendant l’examen de l’événement afin de discuter de la formation offerte (pour savoir faire la distinction entre l’intoxication et la surdose et pour prendre connaissance de l’information sur la naloxone, sur la prévention de la violence et sur la santé mentale) à l’intention des organisateurs, des membres de leur personnel et des bénévoles. Assurez-vous que le personnel et les bénévoles savent qu’ils peuvent participer à ces séances de formation virtuelles sans frais et qu’ils peuvent avoir accès, gratuitement, à des trousses de naloxone.
• Faites la promotion, avant et pendant l’événement, des sites Web de SPO ainsi que des messages de la campagne Fêter en toute sécurité sur les réseaux sociaux.
• Diffusez les affiches (dont celles d’Arrêt Overdose Ottawa) dans les zones très achalandées de l’événement. Consultez les ressources imprimées sur le site Web de SPO pour télécharger les affiches (Le fentanyl ou le carfentanil peuvent être mélangés à toute substance).

Les politiques suivantes sur les événements permettent de réduire le risque de surdose et des autres méfaits liés aux drogues :

• Politiques et procédures sur les intoxications (vérification des cartes d’identité et formation Smart).
• Service de boissons non alcoolisées à prix modique.
• Accès aux premiers soins et présence d’agents de sécurité et de bénévoles.
• Réduction des risques grâce à l’éclairage, à la maîtrise des foules et à l’encadrement des dangers.
• Installation des toilettes et des infrastructures sanitaires dans les zones accessibles et bien éclairées.
• Eau offerte gratuitement.
• Signalétique dans les zones très achalandées (entrées et toilettes, entre autres).
• Reproduction, sur les billets ou les bracelets d’entrée, de codes QR sur les ressources dans le domaine de la santé mentale et de la consommation de substances.

On peut se procurer gratuitement auprès de Santé publique Ottawa, en remplissant la demande en ligne, les affiches sur l’organisation des événements sans fumée ni vapotage.

Il existe deux types d’affiches :

• événements se déroulant sur une propriété municipale;
• événements se déroulant sur une propriété fédérale ou privée.

La Ville d’Ottawa encourage tous les organisateurs à veiller à ce que leurs événements soient le plus accessibles possible, pour que chacun puisse y participer à part entière. Veuillez consulter, dans le Guide des événements, la liste des règles de l’art de la profession.

Ressources à consulter sur l’accessibilité

Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario – Rendre un événement extérieur accessible

Gouvernement de l’Ontario – Comment rendre le service à la clientèle accessible

Gouvernement de l’Ontario – Outils pour rendre l’information accessible

Gouvernement de l’Ontario – Organiser des événements accessibles (document en PDF de 2 Mo)

Gouvernement de l’Ontario – Guide sur l’accessibilité des festivals et des événements extérieurs

Association des services de bien-être des municipalités de l'Ontario – Guide pour l'engagement accessible du public (document en PDF de 5 Mo)

La Ville doit sa vitalité aux personnes venues de tous les horizons (ascendances, niveaux d’aptitude physique, groupe d’âge, pays d’origine, culture, genre, revenus, langues, races et orientations sexuelles), qui contribuent à la création d’une ville pour toutes et pour tous. Veuillez consulter, dans le Guide des événements, la liste des règles de l’art de la profession.

Ressources à consulter sur la diversité et l’inclusion

Guide de l’Optique d’équité et d’inclusion – Ville d’Ottawa

Portraits de la diversité (documents à consulter rapidement sur les personnes qui risquent d’être exclues) – Ville d’Ottawa

Page Web Relations avec les Autochtones – Ville d’Ottawa

Fonds d’équité et d’inclusion dans les arts (FEIA) – Ville d’Ottawa

Étude de cas : How to Promote Diversity at an Event by Diversifying the Photographers Covering It – RBC Bluesfest

La Ville d’Ottawa encourage tous les organisateurs à prévoir des initiatives vertes dans la planification de leurs événements. Veuillez consulter, dans le Guide des événements, la liste des règles de l’art de la profession.

Ressources à consulter pour l’organisation d’événements verts

Greening your Event – Ville de Vancouver

Information for Festival/Event Organizers – Green Festivals

Toolkit for Food Waste-Free Events – The Rockefeller Foundation

Les organismes suivants permettent à leurs membres de publier leurs offres d’emploi et de recruter des bénévoles potentiels, en plus de leur offrir des ressources, qu’il s’agisse de protocoles de sécurité, de codes de conduite ou de programmes de reconnaissance des bénévoles.

Festivals d’Ottawa - Bénévoles branchés

Bénévoles Ottawa

Bénévoles Canada