Report to/Rapport au:

Community and Protective Services Committee

Comité des services communautaires et de protection

12 January 2012 / le 12 janvier 2012

Submitted by/Soumis par: Marc Desjardins, Coordinator,

Community and Protective Services Committee/

Coordonnateur du Comité des services communautaires et de protection

Contact Person/Personne ressource : As above/tel qu’indiqué

(613) 580-2424 ext/poste 28821 - Marc.Desjardins@Ottawa.ca

City-wide/à l’échelle de la ville

Ref N°: ACS2012-CMR-CPS-0001

SUBJECT:	QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q3: JULY 1 TO SEPTEMBER 30, 2011
OBJET :	rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 2^ieme TRIMESTRE, du 1^ER AVRIL AU 30 JUIN 2011

REPORT RECOMMENDATION

That the Community and Protective Services Committee receive this report for further review and discussion of the service areas’ performance results, as outlined in Document 1.

recommandation du rapport

Que le Comité des services communautaires et de protection reçoive le présent rapport aux fins d’un examen plus approfondi et d’une discussion des résultats sur le rendement des secteurs de service, tel qu’il est énoncé au Document 1.

BACKGROUND

At its meeting of 6 December 2011, the Finance and Economic Development Committee received a report from the Deputy City Manager, City Operations (ACS2011-CMR-OCM-0005) and the following amended recommendations:

1. That the Finance and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for review and discussion at the following standing committee meetings:

· Transportation Committee – December 7, 2011;

· Community and Protective Services Committee – January 19, 2012;

· Environment Committee – January 17, 2012;

· Planning Committee – January 10, 2012; and

2. That Council receive the report for information on January 25, 2012 once it has been reviewed by standing committees.

Accordingly, this report is before the Community and Protective Services Committee for review and discussion.

CONSULTATION

Notice of this meeting was posted on the City’s website as per Section 77(1)(b) of the Procedure By-law.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications directly associated with this report.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1: Report dated 24 November 2011 from the City Manager (ACS2011-CMR-OCM-0005) - English and French versions

Document 2: Quarterly Performance Report to Council Q3: July - September 2011 (Issued separately and held on file.) English / French

DISPOSITION

Staff in the City Clerk’s Office will submit a report to Council within the timeframe prescribed in the recommendations of the original report from the Deputy City Manager, City Operations.

Document 1

Report to/Rapport au:

Finance and Economic Development Committee

Comité des finances et du développement économique

and Council / et au Conseil

24 November 2011 / le 24 novembre 2011

Submitted by/Soumis par:

Kent Kirkpatrick/Directeur municipal,

City Manager’s Office/Bureau du directeur municipal

Contact Person/Personne-ressource : Steve Box, Director, Corporate Programs, Outreach and Business Services / directeur, Programmes municipaux, Rayonnement et Services opérationnels, City Manager’s Office / Bureau du directeur municipal

613‑580‑2424, ext/poste 24200

City Wide/ À l’échelle de la Ville

Ref N°: ACS2011-CMR-OCM-0005

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q3: July 1 TO September 30, 2011

OBJET :

rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 3E TRIMESTRE, DU 1ER JUILLET AU 30 SEPTEMBRE 2011

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Finance and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for review and discussion at the following standing committee meetings:

· Transportation Committee – December 7, 2011

· Community and Protective Services Committee – December 15, 2011

· Environment Committee – January 17, 2012

· Planning Committee – January 10, 2012

2. That Council receive the report for information on January 25, 2012 once it has been reviewed by standing committees.

RecommandationS du rapport

1. Que le Comité des finances et du développement économique prenne connaissance du rapport ci-joint et le soumette pour examen et discussion aux prochaines réunions des comités permanents :

· Comité des transports – le 7 décembre 2011

· Comité des services communautaires et de protection – le 15 décembre 2011

· Comité de l’environnement – le 17 janvier 2012

· Comité de l’urbanisme – le 10 janvier 2012

2. Que le Conseil prenne connaissance du rapport le 25 janvier 2012, une fois qu’il aura été examiné par les comités permanents.

BACKGROUND

The Quarterly Performance Report to Council was developed in 2006 as a key component of the City’s Performance Measurement and Reporting Framework (ACS2006-CMR-OCM-0003). Since Q2 2006, the report has been produced following the end of each quarter and reviewed by standing committees before being received by Council. Work is underway to augment the Framework and as such future performance reporting requirements may change.

DISCUSSION

The Quarterly Performance Report to Council is an important component of the City’s accountability framework. Accountability is fundamental to good governance.

This Quarterly Performance Report to Council Q3: July 1 to September 30, 2011 provides measures from a broad cross-section of service areas to the public. This report provides information on how the City is performing relative to its established standards, as well as information on changes in performance over time. The Quarterly Performance Report includes:

• Outcome measures (e.g., percentage of waste diverted from landfill);
• Service measures (e.g., calls for service requests and call volumes);
• Output measures (e.g., the number of food premise inspections);
• Efficiency measures (e.g., cost per lane kilometre for road maintenance); and,
• Customer service measures (e.g., on-time review of planning applications).

This Quarterly Performance Report to Council covers the reporting period between July 1 and September 30, 2011. It provides performance measures for services within the following service areas:

• Planning
• Building Code Services
• Solid Waste Operations
• Infrastructure Services
• Communications and Customer Service
• Community and Social Services – Employment and Financial Assistance
• Fire Services
• Social Housing and Shelter Management
• Parks, Recreation and Cultural Services
• By-Law and Regulatory Services
• Ottawa Public Health
• Ottawa Paramedic Service
• Ottawa Police Service
• Ottawa Public Library
• Fleet Services
• Roads and Traffic Operations and Maintenance
• Transportation Planning

RURAL IMPLICATIONS

There are no specific rural implications associated with this report.

CONSULTATION

No specific public consultations were undertaken in the production of the report.

LEGAL IMPLICATIONS

There are no legal impediments to implementing the recommendations of this report.   

RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

There are no risk management implications associated with this report.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications associated with this report.

ACCESSIBILITY IMPACTS

There are no potential positive or negative impacts on People with Disabilities or seniors associated with this report.

TECHNOLOGY IMPLICATIONS

There are no technology implications associated with this report.

CITY STRATEGIC PLAN

On July 13, 2011, City Council approved 8 Term of Council Priorities to increase the public’s confidence in City government and improve resident, enterprise, and visitor satisfaction with City services. 

While the Council Quarterly Report is a pre-existing report directed by the previous Council to serve as a performance management tool, it also speaks to two of the current Council priorities:

Governance, Planning and Decision-Making – Achieve measurable improvement in residents’ level of trust in how the City is governed and managed, apply a sustainability lens to decision making, and a create a governance model that compares well to best-in-class cities around the world.

Service Excellence – Improve client satisfaction with the delivery of municipal services to Ottawa residents by measurably increasing the culture of service excellence at the City, by improving the efficiency of City operations, and by creating positive client experiences.

With approval of the 2011-2014 Term of Council Priorities and further direction to develop a Corporate Balanced Scorecard, the metrics contained in the Quarterly Report are being reviewed to incorporate measures where appropriate and to revise them, if necessary.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1: Quarterly Performance Report to Council Q3: July 1 – September 30, 2011

(Distributed separately and held on file with the City Clerk)

DISPOSITION

The Quarterly Performance Report to Council will be made available to citizens electronically in PDF and HTML formats on our Web site (ottawa.ca), and in printed format upon request.

Rapport au / Report to:

Comité des finances et du développement économique

Finance and Economic Development Committee

et au Conseil / and Council

le 23 novembre 2011 / 23 November 2011

Soumis par / Submitted by:

Kent Kirkpatrick, Directeur municipal / City Manager

City Manager’s Office / Bureau du directeur municipal

Personne-ressource / Contact Person: Steve Box, directeur, Programmes municipaux, Rayonnement et Services opérationnels /

Director, Corporate Programs, Outreach and Business Services,

Bureau du directeur municipal / City Manager’s Office

613‑580‑2424, ext / poste 24200

À l’échelle de la Ville / City Wide

Ref N° / N^o de référence : ACS2011-CMOCM-0005

OBJET :

rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 3^E TRIMESTRE, DU 1^ER JUILLET AU 30 SEPTEMBRE 2011

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q3: July 1 TO September 30, 2011

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

1. Que le Comité des finances et du développement économique prenne connaissance du rapport ci-joint et le soumette pour examen et discussion aux prochaines réunions des comités permanents :

· Comité des transports – le 7 décembre 2011

· Comité des services communautaires et de protection – le 15 décembre 2011

· Comité de l’environnement – le 17 janvier 2012

· Comité de l’urbanisme – le 10 janvier 2012

2. Que le Conseil prenne connaissance du rapport le 25 janvier 2012, une fois qu’il aura été examiné par les comités permanents.

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Finance and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for review and discussion at the following standing committee meetings:

· Transportation Committee – December 7, 2011

· Community and Protective Services Committee – December 15, 2011

· Environment Committee – 17 January, 2012

· Planning Committee – January 10, 2012

2. That Council receive the report for information on January 25, 2012 once it has been reviewed by standing committees.

CONTEXTE

Le rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil a été élaboré en 2006 et constitue une composante essentielle des mesures du rendement et du cadre de présentation des rapports de la Ville (ACS2006-CMR-OCM-0003). Depuis le deuxième trimestre de 2006, le rapport est produit après chaque trimestre et examiné par les comités permanents avant d’être présenté au Conseil. Le cadre de présentation est actuellement étoffé, et les exigences en matière de rapports sur le rendement pourraient éventuellement être modifiées.

DISCUSSION

Le rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil est un élément important du cadre de responsabilisation de la Ville. En fait, responsabilisation et bonne gouvernance vont de pair.

Le rapport du troisième trimestre, soit du 1^er juillet au 30 septembre 2011, fournit différentes mesures du rendement pour un large éventail de secteurs de services offerts au public. On y trouve de l’information sur le rendement de la Ville par rapport à ses normes établies ainsi que sur les variations au fil du temps. Voici les secteurs visés par ces mesures du rendement :

• Résultats (p. ex. le pourcentage des déchets réacheminés des décharges);
• Service (p. ex. les appels pour des demandes de service et les volumes d’appels);
• Production (p. ex. le nombre d’inspections effectuées dans les services alimentaires);
• Efficience (p. ex. le coût d’entretien des routes par kilomètre de voie),
• Service à la clientèle (p. ex. les demandes d’aménagement examinées dans les délais prévus).

Le présent rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil porte sur la période du 1^er juillet au 30 septembre 2011. Il contient des mesures du rendement pour les services offerts par les services suivants :

• Service d’urbanisme
• Services du Code du bâtiment
• Services de gestion des déchets solides
• Services d’infrastructure
• Communications et Service à la clientèle
• Services sociaux et communautaires – Services d’emploi et d’aide financière
• Service des incendies
• Logement social et Gestion des refuges
• Service des parcs, des loisirs et de la culture
• Services des règlements municipaux
• Santé publique Ottawa
• Service paramédic d’Ottawa
• Service de police d’Ottawa
• Bibliothèque publique d’Ottawa
• Services du parc automobile
• Entretien des routes et Circulation routière
• Planification des transports

RÉPERCUSSIONS RURALES

Aucune répercussion particulière sur les zones rurales n’est associée au présent rapport.

CONSULTATION

Aucune consultation publique particulière n’a été entreprise dans le cadre du présent rapport.

RÉPERCUSSIONS SUR LE PLAN JURIDIQUE

Aucune répercussion sur le plan juridique n’est associée à l’application des recommandations du présent rapport.

RÉPERCUSSIONS SUR LE PLAN DE LA GESTION DES RISQUES

Aucune répercussion sur le plan de la gestion des risques n’est associée au présent rapport.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

Aucune répercussion financière n’est associée au présent rapport.

INCIDENCES SUR L’ACCESSIBILITÉ

Aucun élément du présent rapport ne comporte un effet potentiel positif ou négatif sur les personnes handicapées ou les aînés.

RÉPERCUSSIONS TECHNOLOGIQUES

Aucune répercussion technologique n’est associée au présent rapport.

PLAN STRATÉGIQUE DE LA VILLE

Le 13 juillet 2011, le Conseil municipal a approuvé huit priorités pour le mandat du Conseil en vue d’accroître la confiance du public envers l’administration municipale et d’améliorer la satisfaction des résidents, des entreprises et des visiteurs à l’égard des services municipaux.

Bien que le rapport trimestriel du Conseil ait été établi par l’ancien Conseil comme outil de gestion du rendement, il répond également à deux des priorités actuelles du Conseil :

Gouvernance, planification et prise de décision : Améliorer sensiblement la confiance des résidents en ce qui a trait à la manière dont la Ville est gouvernée et gérée, adopter une approche de durabilité dans la prise de décision et créer un modèle de gouvernance d’un calibre comparable à celui des meilleures villes dans ce domaine à l’échelle mondiale.

Excellence du service : Améliorer la satisfaction de la clientèle relativement à la prestation des services municipaux aux résidents d’Ottawa en augmentant considérablement la culture de l’excellence du service de la Ville, en améliorant l’efficacité des opérations municipales et en créant une expérience positive pour le client.

Compte tenu de l’adoption des priorités pour le mandat du Conseil de 2011-2014 et des nouvelles directives visant l’élaboration d’un Tableau de bord équilibré, les paramètres utilisés dans le rapport trimestriel font actuellement l’objet d’une révision pour y intégrer des mesures ou les modifier, selon les besoins.

DOCUMENT PERTINENT

Document 1 : Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil pour le 3^e trimestre : du 1^er juillet au 30 septembre 2011

(Distribué séparément et déposé auprès du greffier municipal)

SUITE À DONNER

Le public pourra consulter ce rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil en formats PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) ou obtenir une version papier auprès de la Ville.