1. ENCOURAGING AND ADVANCING PUBLIC PARTICIPATION in Ottawa

FAVORISER ET ACCROÎTRE LA PARTICIPATION PUBLIQUE À OTTAWA

Committee Recommendation

That Council approve the new Public Participation Policy for the City of Ottawa (attached to the report) and endorse the creation of a Roundtable for Citizen Engagement.

Recommandation du comité

Que le Conseil approuve la nouvelle Politique de participation du public pour la Ville d’Ottawa (annexée au rapport) et appuie la création d’une table ronde sur l’intéressement du public.

Documentation

1. Corporate Services Department General Manager's report dated 08 September 2003 (ACS2003-CRS-SEC-0016).

2. Extract of Draft Minutes, 07 October 2003.

3. The following correspondence and/or documentation was also received regarding the above, and is held on file with the City Clerk:

· Memo from Director, Secretariat Services, dated 12 September 2003

· Copy of e-mail to Committee from A. McGregor dated 16 September 2003

· Copy of e-mail to Committee from M. Christie dated 22 September 2003

· Copy of e-mail to Committee from K. Damji dated 02 October 2003

· Copy of e-mail to Committee from A. Kempster dated 06 October 2003

· Copy of presentation to Committee by B. Barr, 07 October 2003

Report to/Rapport au :

Corporate Services and Economic Development Committee

Comité des services organisationnels et du développement économique

and Council/et au Conseil

8 September 2003/ le 8 septembre 2003

Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick, General Manager/Directeur général

Corporate Services Department/Services généraux

Contact/Personne-ressource : Pierre Pagé, Director of Secretariat Services and City Clerk/

Directeur/Greffier, services de secrétariat
580-2424 x22408 Pierre.Page@ottawa.ca

Ref N°: ACS2003-CRS-SEC-0016

SUBJECT:	ENCOURAGING AND ADVANCING PUBLIC PARTICIPATION in Ottawa
OBJET :	FAVORISER ET ACCROÎTRE LA PARTICIPATION PUBLIQUE À OTTAWA

REPORT RECOMMENDATION

That the Corporate Services and Economic Development Committee recommend Council approve the new Public Participation Policy for the City of Ottawa (attached to the report) and endorse the creation of a Roundtable for Citizen Engagement.

RECOMMANDATION DU RAPPORT

Que le Comité des services organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’approuver la nouvelle Politique de participation du public pour la Ville d’Ottawa (annexée au rapport) et appuie la création d’une table ronde sur l’intéressement du public.

EXECUTIVE SUMMARY

Assumptions and Analysis:

As a result of amalgamation of twelve area municipalities into one and the creation of the new City of Ottawa in 2001, a coordinated and consistent approach to citizen engagement has been developed to implement a best practise for public participation. The new Public Participation Policy (attached to the report) provides an opportunity to re-examine the way business is carried out to ensure that there is value to the consultation process, to expand the use of best practices for citizen engagement in the City, and to ensure that community feedback is valued and used to further develop and deliver programs, services and policies in the City.

The new public participation policy has been developed over the course of nine months, with extensive community consultation to determine the values and principles, which form the cornerstone of the policy. The new Public Participation Policy makes a commitment to citizens that administrative and policy processes are open and accessible, respectful of the public’s right to be involved, and are responsive to the public’s need for information. Many of the consultation activities undertaken to develop the policy have resulted in innovative and collaborative recommendations by the community, including the creation of a Roundtable on Citizen Engagement, discussed in detail in the report.

A review of international, federal, and other municipal public participation policies, as well as the policies of the former area municipalities, was undertaken to determine what constitutes an effective public participation policy, and what would ensure those affected by decisions were provided an opportunity to provide input in a meaningful way.

Improved public participation enhances interaction with the community, strengthens groups and networks and is an important component of promoting the well being of the community. Appropriate and cost effective methods will be used to inform local community, key stakeholders and interested parties, relevant to the specific circumstances of each consultation topic, to ensure that the City is open and accessible.

The new Public Participation Policy will be one of the few in existence in Canada and will put Ottawa on the map of forward thinking approaches to municipal government, particularly as this policy is based on the expressed views and input of residents and stakeholders in the City.

Six key principles outlined in the Public Participation Policy form the cornerstone for the policy and were expressly identified by the community through extensive consultation on the development of the policy. These principles reflect the views of Ottawa residents on what the foundation for consultation undertaken by the City should be.

The following principles are outlined in detail in the Policy, and reflect the following:

• Inclusive & Authentic – To the greatest extent possible, the City will involve all stakeholders who are potentially affected by an issue in a transparent and equitable way.
• Sharing & Supportive – Involvement of stakeholders in the decision-making process where their input can impact the decision.
• Accountable & Committed – Setting clear objectives and expectations for a public participation initiative and actively listening to the input of citizens, community organizations and Advisory Committees.
• Meaningful & Responsive – Ensuring consultation is meaningful and valid, with clear objectives and expectations with respect to the ability of the public to impact the decision. Ensuring consultation is conducted in a timely manner that is appropriate to the issue and level of public involvement. Ensuring that participants receive appropriate feedback on the impact of their input is key to making public participation meaningful.
• Continuously Improving – Continuously evaluating and measuring the success of the Public Participation Policy and public participation initiatives conducted by the City will form a fundamental part of ensuring public participation is effective and relevant. An annual review of the policy will be undertaken, and evaluation mechanisms for each consultation initiative will be used.
• Facilitating & Building Capacity for a Collaborative Community – Strengthening links between the City and the community on public participation initiatives and building capacity in the community for citizen engagement on issues that affect them through a corporate Public Participation Community of Practice.

Financial Implications:

Due to the existing constrained financial situation at the City, and limited staff and budgetary resources, no additional funds have been identified for the implementation and application of the Public Participation Policy and the Roundtable for Citizen Engagement. An annual review of the implications of the policy implementation should be undertaken in future years.

Public Consultation/Input:

Extensive public consultation has taken place over the development of the Public Participation Policy, to ensure that the Policy is based on the input and viewpoints expressed by residents of Ottawa. The following consultations were conducted over the course of the project:

§ Pre-consultation sampling phone and email survey – February 2003

§ Four community focus groups in different locations throughout the City – April 2003

§ Online Internet Discussion – April to June 2003

§ Random Telephone Survey – April to May 2003

§ Focus group with City staff – May 2003

§ Advisory Committee Workshop – April 2003

§ International Association of Public Participation Conference workshop – May 2003

§ Three Community Forums in different locations throughout the City (with feedback forms, keypad polling and on-line discussion) – May to June 2003

§ Focus Group with Poverty Issues Advisory Committee and low income/marginalized community representatives – June 2003

§ Advisory Committee review of the identified themes and draft public participation principles – June 2003

§ International Association of Facilitators Conference workshop – June 2003

A review of each individual consultation, and a summary of the input and themes identified at that consultation are provided in the report.

RÉSUMÉ

Hypothèses et analyse :

À la suite de la fusion en une de douze municipalités de la région et de la création de la nouvelle Ville d’Ottawa, en 2001, on a adopté une approche coordonnée et cohérente à l’intéressement du public afin de mettre en œuvre les meilleures pratiques en cette matière. La nouvelle Politique de participation du public (annexée au rapport) donne l’occasion de regarder de plus près la façon dont la Ville mène ses affaires pour s’assurer de valoriser le processus de consultation, d’élargir l’utilisation des meilleures pratiques en matière de participation du public sur la scène municipale et de veiller à ce que la rétroaction des citoyens soit appréciée à sa juste valeur et utilisée dans la mise au point et la prestation des programmes, services et politiques de la Ville.

L’élaboration de la nouvelle Politique de participation du public s’est déroulée sur neuf mois dans le cadre de vastes consultations communautaires visant à choisir les valeurs et les principes devant en former la pierre d’angle. En se dotant de ce nouvel outil, la Ville s’engage à ce que les processus administratifs et d’élaboration des politiques soient ouverts, accessibles et respectueux du droit du public de participer et tiennent compte du besoin du public d’être renseigné. De nombreuses activités de consultation organisées en vue de l’élaboration de la Politique ont donné lieu à la formulation, par les citoyens, de recommandations axées sur l’innovation et la collaboration, y compris la mise sur pied d’une Table ronde sur l’intéressement du public, que le rapport aborde plus en détail.

On a procédé à l’étude d’une foule de politiques internationales, fédérales et municipales en matière de participation du public et passé en revue les lignes directrices des anciennes municipalités de la région pour déterminer les critères d’une bonne politique de participation du public et les moyens de s’assurer que les personnes touchées par les décisions auront la possibilité de s’exprimer de façon significative.

Une bonne participation du public améliore les rapports mutuels avec la collectivité, renforce les groupes et les réseaux et constitue un élément important dans la promotion du bien-être communautaire. On utilisera des méthodes appropriées et économiques pour renseigner les collectivités, les intervenants clés et les parties intéressées en fonction des particularités de chacun des sujets de consultation, pour garantir un accès sans entraves aux affaires de la Ville.

Presque unique en son genre au Canada, la nouvelle Politique de participation du public placera Ottawa au rang des villes avant-gardistes dans leur approche des affaires municipales, en particulier puisqu’elle reflète les opinions et tient compte des commentaires des citoyens et des intervenants de la Ville.

Les six grands principes énoncés dans la Politique de participation du public en constituent la pierre angulaire et ont été choisis spécialement par les citoyens à la suite des consultations approfondies. Ces principes reflètent les points de vue des citoyens d’Ottawa au sujet des assises sur lesquelles doit reposer toute consultation entreprise par la Ville.

Les principes suivants sont énoncés dans la Politique et tiennent compte de ce qui suit :

• Inclusion et authenticité – Dans la mesure du possible, la Ville fera participer d’une manière transparente et équitable tous les intervenants susceptibles d’être touchés par un problème.
• Partage et soutien – Participation des intervenants au processus décisionnel lorsqu’elle peut avoir une incidence sur la décision.
• Responsabilité et engagement – Établissement d’attentes et d’objectifs clairs dans les initiatives de participation du public et écoute active des commentaires des citoyens, des organismes communautaires et des comités consultatifs.
• Importance et réceptivité – Veiller à ce que les consultations soient significatives et valables, qu’elles aient des attentes et des objectifs clairs en ce qui concerne la capacité du public d’avoir une influence sur les décisions. Veiller à ce que les consultations soient faites en temps opportun par rapport aux questions en jeu et au degré de participation du public. Le fait de veiller à ce que les participants reçoivent une rétroaction appropriée sur l’impact des commentaires qu’ils ont émis est essentiel pour que la participation du public soit significative.
• En constante amélioration – L’évaluation et la mesure continues du succès de la Politique de participation du public et des initiatives à ce titre menées par la Ville garantiront pour une bonne part l’efficacité et la pertinence de la participation du public. Un examen annuel de la Politique aura lieu, et des mécanismes d’évaluation de chaque initiative de consultation seront utilisés.
• Faciliter les liens et améliorer les capacités pour une communauté de collaboration – Renforcer les liens entre la Ville et la collectivité dans les initiatives de participation du public et améliorer les capacités de participation des citoyens à des sujets qui les touchent grâce à la création d’une Communauté de pratiques dans la participation du public.

Répercussions financières :

En raison du resserrement de la situation financière de la Ville ainsi que des ressources humaines et budgétaires limitées, des ressources financières supplémentaires n’ont pas été affectées à la mise en œuvre et à l’application de la Politique de participation du public et de la Table ronde sur l’intéressement du public. Il faudrait entreprendre dans les années à venir un examen annuel des incidences de la mise en œuvre de la Politique.

Consultation publique/commentaires :

La mise au point de la Politique de participation du public a donné lieu à de vastes consultations publiques visant à faire en sorte que la Politique tienne compte des commentaires et points de vue des citoyens d’Ottawa. Voici une liste des consultations organisées à cette fin :

§ Sondage par téléphone et courriel avant la tenue des consultations - février 2003

§ Quatre groupes de discussion communautaires tenus à divers endroits dans la Ville - avril 2003

§ Discussion en ligne sur Internet - avril à juin 2003

§ Sondage aléatoire par téléphone - avril à mai 2003

§ Groupe de discussion avec le personnel de la Ville - mai 2003

§ Atelier du comité consultatif - avril 2003

§ Atelier de l’International Association of Public Participation Conference - mai 2003

§ Trois forums communautaires tenus à divers endroits dans la Ville (prévoyant formulaires de rétroaction, sondages par clavier numérique et discussions en ligne) - mai à juin 2003

§ Groupe de discussion avec le Comité consultatif sur la pauvreté ainsi que des représentants des personnes à faible revenu/marginalisées - juin 2003

§ Examen, par le comité consultatif, des thèmes retenus et rédaction de la version provisoire des principes de la participation du public - juin 2003

§ Atelier de l’International Association of Facilitators Conference - juin 2003

Sont inclus dans le rapport un examen de chaque consultation et un résumé des commentaires et thèmes retenus lors de chacune.

BACKGROUND

As a result of amalgamation of twelve area municipalities into one and the creation of the new City of Ottawa in 2001, a coordinated and consistent approach to citizen engagement has been developed to implement a best practise for public participation. Taking into consideration the many corporate initiatives and legislated requirements for the City, a formal Public Participation Policy is necessary, to ensure that the City informs as well as consults with the public on issues that directly affect them.

This report and the associated Public Participation Policy provide an opportunity to re-examine the way business is carried out to ensure that there is value to the consultation process, to expand the use of best practices for citizen engagement in the City, and to ensure that community feedback is valued and used to further develop and deliver programs, services and policies in the City.

The new public participation policy has been developed over the course of nine months, with extensive community consultation to determine the values and principles, which form the cornerstone of the policy. The new Public Participation Policy makes a commitment to citizens that administrative and policy processes are open and accessible, respectful of the public’s right to be involved, and are responsive to the public’s need for information. Many of the consultation activities undertaken to develop the policy have resulted in innovative and collaborative recommendations by the community, including the creation of a Roundtable on Citizen Engagement, discussed in more detail later in the report.

A review of international, federal, and other municipal public participation policies, as well as the policies of some of the former area municipalities, was undertaken to determine what constitutes an effective and comprehensive public participation policy, and what would ensure those affected by decisions were provided an opportunity to provide input in an effective and meaningful manner.

Improved public participation enhances interaction with the community, strengthens groups and networks and is an important component of promoting the well being of the community. The policy sets out the steps the City will take to establish information-sharing partnerships and ensure community involvement in decisions made about services the City provides and the management of community resources. Appropriate and cost effective methods will be used to inform the local community, key stakeholders and interested parties, relevant to the specific circumstances of each consultation topic, to ensure that the City is open and accessible.

DISCUSSION

Local government works most effectively and representatively in an environment of openly shared information and viewpoints. Vital to success is mutual understanding and trust among elected officials, citizens and government. What is unique about the new Public Participation Policy presented in this report is that it is based on the expressed viewpoints of citizens. It represents a shared vision of how to build a more connected, stronger community through public participation.

There are many benefits of a consistent, standardized and meaningful approach to public participation as follows:

§ Reduces costly project delays by responding to problems and concerns before they develop

§ Saves money and time by allowing good projects to move forward

§ Provides an early warning system for public concerns and needs – creates a forum for sharing ideas and concerns

§ Acts as a sounding board for proposed changes and develops a wider range of alternatives

§ Increases two-way communication, which builds trust and fosters relationships

§ Increases credibility for decision-makers and provides a clearer rationale for decisions

§ Allows meaningful citizen input into decision-making

§ Provides a means to better incorporate the public’s values in local government initiatives

§ Builds a stronger foundation for implementation

§ Meets the public’s expectations of an open and transparent local government

§ Facilitates understanding and fosters respect for different perspectives

§ Improves the quality of local democracy

§ Creates a credible channel through which accurate and timely information can be disseminated

§ Helps secure understanding and support for the Corporation’s goals

Benchmarking – A Review of other Public Participation Policies/Programs

Benchmarking: Former Area Municipalities

Many of the former area municipalities had formal and informal practices to solicit input from the public to support decision-making. In some specific areas, provincial legislation governed, and continues to govern, corporate direction with respect to communicating and consulting with the public. Some legislation provides for an extensive public information and consultation process, as outlined in the Planning Act, the Environmental Assessment Act, and the Municipal Act, among other legislation.

The Regional Municipality of Ottawa-Carleton had a formal Public Consultation Policy and associated Public Consultation Staff Guide, which facilitated the public consultation process, and provided guiding principles for facilitating public input into the decision-making process, where it was determined that there was value, or where the consultation process was required. The Region also maintained a comprehensive master contact list of all associations, organizations and groups in the City, and regularly ensured notification and communication of issues to these groups, including sending committee indices to them for information, and advising of public meetings taking place.

The former City of Ottawa maintained a community association contact list, particularly for use in the development approvals process, to ensure that statutory obligations with respect to the Planning Act were met for all involved parties. The former City of Ottawa Public Participation Policy encompassed development issues, as well as other public consultation mechanisms, and included components for notification, consultation and community building. A review conducted in 1989 of the public participation policy indicated that although consultation mechanisms were in place, the municipality did not utilize public consultation in a standardized manner as part of the development of policies, programs or services provided by the City. The standardized and consistent application of the new policy will be a key goal.

The former City of Gloucester also had a formal Public Consultation Policy, similar in nature and application to that of the Regional Municipality of Ottawa-Carleton.

Consistent among the policies in place in the former area municipalities was the fact that departments or branches in each organization produced their specialized versions of a participation policy to suit their respective client group.

Consistencies among the goals of these policies included:

• To establish a partnership/relationship with the public or communities to ensure that they are kept informed of proposed services or programs that will affect them;
• To ensure that the voice of the public is heard;
• To solicit input from the public to help the City in its decision-making process;
• Encourage two-way communication between representatives of the City and members of the public – presenting a cooperative relationship, not adversarial.

The public consultation policies of the former area municipalities also tended to outline key “rules” for participation including a clear purpose, a clearly defined target audience, and an understanding of the role of the participation activity (to brainstorm, to validate work conducted by the City, to be informed “this is what is happening”).

Many of the former policies cited the role of many levels of (municipal) government in the participation process, above and beyond the branch bearing responsibility for a project, participation activities may also involve other City staff, Advisory Committee members and elected officials.

Benchmarking: Other Canadian Municipalities

Research of other municipalities across Canada has indicated that very few cities have developed comprehensive, corporate public participation policies.

The majority of municipalities operate on an as needed basis for the engagement of citizens based on topical or controversial issue identification such as Pesticide Use, Waste Management Plans etc.

In recent years, two municipalities in Canada have dedicated time and resources to the investigation and support of an increase in public participation in municipal affairs. In the last few years, the cities of Vancouver and Calgary have undertaken comprehensive projects, much like the initiative presented in this report, to undertake extensive consultation activities with residents of their municipalities in order to develop comprehensive corporate public participation policies that lay the foundation and principles for consulting with residents on issues that affect them. Both Vancouver and Calgary have also invested resources in the development of comprehensive staff procedures and guides to ensure that public consultation activities are undertaken by staff in a consistent, standardized and truly best practice for citizen engagement. Both the City of Calgary and the City of Vancouver have also established corporate public engagement offices, to ensure a corporate centre of expertise for citizen engagement is resident within the municipality, and to provide one point of contact on consultation initiatives for the municipality.

The City of Montreal has invested considerable resources into the creation of a formal Public Consultation Office, mandated by provincial legislation, to ensure appropriate and meaningful public consultation is undertaken by the City, with a primary focus on development initiatives. Interestingly, the Montreal Public Consultation Office is an autonomous body, and operates at arms length from the municipal structure, with a goal of preserving an unbiased public consultation operation, which is not influenced by other municipal priorities.

The City of Toronto has a formal Advertising Policy, which identifies and outlines the methods by which information is disseminated to the public, however does not have a formal Public Participation policy. Some Toronto city departments, such as Public Works, have formalized procedures to be followed governing public consultation activities related to the mandate of the department.

The Public Participation Policy outlined in this report will be one of the few in existence in Canada and will put Ottawa on the map of forward thinking approaches to municipal government, particularly as this policy is based on the expressed views and input of residents and stakeholders in the City.

Benchmarking: Federal Government

The federal government has a formal Communications Policy, and formal public participation policies administered by a number of federal departments, including Environment Canada and Health Canada, tailored to their individual mandates. The policies outline specific and detailed measures to be undertaken to ensure that information on federal programs, policies and initiatives is communicated to the public, as well as to ensure that individuals and organizations are involved in the development, design and evaluation of public policies, programs, legislation and services, both through the public service channels and via their respective Members of Parliament.

Benchmarking: United States and International

Across the United States, there have been a growing number of initiatives to involve citizens in developing solutions and creating alternatives on issues that directly affect them. As an example, both the U.S. Departments of Energy and Environment have developed formal Public Consultation Policies in recent years, and many U.S. municipalities have also undertaken steps to tap into citizen’s capacity to be involved and contribute to public policy.

The municipalities of Virginia Beach, Virginia, Phoenix, Arizona and Lakewood, Colorado are examples of municipalities in the U.S. that have undertaken initiatives to create opportunities for public dialogue, and to increase accountability and understanding for local government activities.

Through 1999-2001 the City of Virginia Beach undertook a project entitled “Connections for a Lieftime: Building Community Trust and Relationships”, that involved extensive community and stakeholder consultation to develop a new vision for the City, and included priorities for both information sharing and citizen engagement.

Many U.S. cities have also taken steps to build community capacity for engagement and democracy in action by creating citizen institutes to provide residents with the tools and training for increased engagement.

Phoenix has created a Neighbourhood Association Toolkit, to guide local community associations in how to engage their stakeholders and best build capacity and reflect this input back to the City. Lakewood Colorado has developed a Citizens Planning Academy to increase the knowledge base and understanding of residents on local issues, and how to best reflect their views to decision makers, and Virginia Beach has created a local Civic Academy to build community capacity, increase the knowledge base and connect community groups to each other.

Internationally, Australia provides an example of public participation in action in many places. By an act of legislation of the national government, city councils are legally mandated to prepare and adopt practices that include public consultation on their activities. In 1999 Australia underwent a comprehensive reform process geared at developing and ensuring open and accessible local government, with the passage of the Local Government Act, which set out statutory parameters for involving and communicating with the public on issues which affect them. One of the more outstanding examples of the implementation of this legislation involved a campaign entitled “Reflecting Community Values “ which set forth the steps and the guiding principles for the implementation of the legislation. The program called for consultation with a range of stakeholders, an open, accountable and transparent decision-making process, sufficient time for consultation, freely available information, and reflection of the consultation in the final decision-making.

Other international examples cite, not necessarily “theories” of approaches to public participation, but methods that have been used in the municipal setting. As an example, a company called AmericaSpeaks collaborated with the Civic Alliance to Rebuild New York to develop a public approach to rebuilding Manhattan after the September 11 tragedy. Some of their techniques and goals were no different than those outlined in this public participation policy, but were innovative in their achievement of involving 5,000 citizens in a one-day process to develop solutions for the uses of the World Trade Centre site.

There are a myriad of other organizations dedicated to specific methods of involving citizens to create better communities and building capacity for public participation. These include groups using methods such as Citizen Juries to empower communities to make decisions about land use, education and health care in their communities. Methods such as Study Circles have been used to facilitate in depth community interaction and dialogue on comprehensive and complicated issues such as reclamation of contaminated waste sites. All of these methods have at their heart the principle that citizens should have a say in issues that affect their lives, and their voices on community issues should be used to build better places to live.

It should be noted here that public consultation is not a new initiative for the City of Ottawa, and extensive consultation has been conducted on many issues affecting residents since amalgamation, including but not limited to controversial or comprehensive issues such as the Official Plan and associated Master Plans, the No-Smoking By-law, development of pesticide use strategy and by-laws and the Transportation Master Plan. The new Public Participation Policy presented in this report attempts to take the lessons learned from these initiatives and other municipal and international experiences, combined with the expressed views of Ottawa residents and build a best practise for consistent and meaningful public participation for Ottawa.

City of Ottawa Public Participation Policy

Core Values for Public Participation

The values that provide the foundation for the Public Participation Policy have evolved from those developed by the International Association of Public Participation, based on years of research and engagement on what citizens believe about consultation. These values have been amended to reflect the input of Ottawa residents who were consulted through the development of the new policy.

The Public Participation Policy is based on the following core values for Public Participation:

1. The public will be kept informed about issues that affect them.
2. The public should have a say in decisions that affect their lives.
3. The public participation process will:

§ Include the commitment/promise that the public’s contribution can influence the decision;

§ Communicate the interests and consider the needs of participants;

§ Seek out and facilitate the involvement of those potentially affected;

§ Using appropriate feedback mechanisms, communicate to participants how their input affected the decision; and

§ Provide participants with the information necessary to participate in a meaningful way.

Six Key Principles for Public Participation

The six key principles outlined in the Public Participation Policy form the cornerstone for the policy and were expressly identified by the community through extensive consultation on the development of the policy. These principles reflect the views of Ottawa residents on what the foundation for consultation undertaken by the City should be.

The following principles are outlined in detail in the Policy, and reflect the following:

• Inclusive & Authentic – To the greatest extent possible, the City will involve all stakeholders who are potentially affected by an issue in a transparent and equitable way.
• Sharing & Supportive – Involvement of stakeholders in the decision-making process where their input can impact the decision.
• Accountable & Committed – Setting clear objectives and expectations for a public participation initiative and actively listening to the input of citizens, community organizations and Advisory Committees.
• Meaningful & Responsive – Ensuring consultation is meaningful and valid, with clear objectives and expectations with respect to the ability of the public to impact the decision. Ensuring consultation is conducted in a timely manner that is appropriate to the issue and level of public involvement. Ensuring that participants receive appropriate feedback on the impact of their input is key to making public participation meaningful.
• Continuously Improving – Continuously evaluating and measuring the success of the Public Participation Policy and public participation initiatives conducted by the City will form a fundamental part of ensuring public participation is effective and relevant. An annual review of the policy will be undertaken, and evaluation mechanisms for each consultation initiative will be used.

• Facilitating & Building Capacity for a Collaborative Community – Strengthening links between the City and the community on public participation initiatives and building capacity in the community for citizen engagement on issues that affect them through a corporate Public Participation Community of Practice.

Public Participation Spectrum

The Public Participation Spectrum outlined in detail in the attached policy was developed by the International Association of Public Participation and was used throughout the consultation process for the development of the policy. The community input on the spectrum was that it is a useful tool for both the City and citizens in understanding the impact their input can have on a decision, and what the intention of the particular consultation activity will be. The use of the Public Participation Spectrum was wholeheartedly endorsed by consultation participants.

The Spectrum outlines goals, objectives and promises to the public, and makes the expectations and commitment of each public participation process clear to participants and decision makers. It clearly outlines the potential impact on the decision from which the public’s involvement will result.

Application of the Public Participation Policy

The policy applies to all sectors of the Corporation, and for issues within the municipal jurisdiction, and is to be followed in all public participation processes, whether the process is targeted to the general public, specific community organizations, voluntary or private sector stakeholders. The policy will impact all activities undertaken by the City to inform, consult, involve, collaborate and empower residents on issues that affect them. The policy will complement, and be used as a guide for those consultation activities mandated by statutory requirement.

The corporate Public Participation Community of Practice will provide support and advice to staff and the public to help build capacity within the corporation and the community for the implementation of the Public Participation Policy and principles. More information on the Public Participation Community of Practice is provided below.

Citizens will also be encouraged to be informed and knowledgeable of the principles of the Public Participation Policy, Core Values for Public Participation and to understand the Public Participation Spectrum as it relates to the objectives and promises relevant to the public participation process in which they are participating.

Public Participation Community of Practice

In order to implement the Public Participation Policy throughout the Corporation in a standardized, consistent and cost effective manner, a Public Participation Community of Practice will be created. Limited staff resources and budget necessitate that a central group dedicated to public consultation activities and best practices would be difficult to create and maintain, therefore a community or practice to share best practices and lessons learned and build capacity in the corporation for citizen engagement will be created with representatives from all City departments.

A Community of Practice complements existing structures by promoting collaboration, information exchange and sharing of best practices across boundaries of time, distance and organizational hierarchies. Communities of Practice are an investment in an organizations future, and a place where best practices and innovation first emerge and where solutions to shared problems can be identified. They can form the basis for the development of an entire organization based on knowledge and innovation.

By working as a cross-departmental team, the Public Participation Community of Practice will ensure that the Public Participation Policy will be rolled out and implemented by the corporation in a similar manner, based on best practices.

The Public Participation Community of Practice will be responsible for the following:

• Development of a Public Participation guide/toolkit for all staff in the Corporation, in order to provide standardized and consistent tools for citizen engagement based on innovative solutions and best practices.
• Training for their respective departments on the Public Participation guide/toolkit and the policy.
• Continual re-evaluation and improvement of the Public Participation Policy and the guide/toolkit.
• Sharing lessons learned and experiences with other members.
• Serving as a centre of expertise within their branches/departments for fellow staff members on public participation.
• Acting as a link to the community on public participation practices.
• Providing a link between the City and other organizations and agencies focused on best practices for citizen engagement, to further develop and broaden the city’s role for best practices for citizen engagement.

The Community of Practice will be led by the Corporate Services Department, with representatives from the other five City departments, appointed by the respective General Managers.

Canadian Municipal Caucus for Public Participation

In May 2003, the International Association of Public Participation Annual Conference was held in Ottawa, with representatives from around the world. At the conference, participants from the cities of Toronto, Montreal, Vancouver, Calgary, Halifax and Edmonton were in attendance. Like the City of Ottawa, all of these municipalities have taken great strides in recent years, and continue to develop effective and meaningful citizen engagement strategies and practices. An informal agreement was reached between representatives of each of these municipalities to develop and maintain a network and regular means of contact and information sharing to ensure best practices for public participation grows in each of these areas. As new methods, policies, programs and initiatives are developed in each of these municipalities, they will be shared with the others, in an effort to continuously build capacity for citizen engagement.

Roundtable for Citizen Engagement

Commencing in November 2002, and culminating in June 2003, the City of Ottawa entered into a partnership with representatives of the Ottawa Facilitation Community, in an effort to build and expand community capacity for public participation and citizen engagement. The project was initiated by the Ottawa Facilitation community, as a means of giving back to the community. An outreach project was launched that would culminate in a “lessons learned” workshop which was successfully presented at the International Association of Facilitators Conference held in Ottawa in June 2003. The outreach project and the development of the Public Participation Policy had compatible goals, and aimed to increase community capacity for participation. Twenty-five members of the Ottawa facilitation community volunteered their time and expertise as facilitators and trainers, and the City identified projects, provided in-kind and staff resources and used the lessons learned to provide input into the Public Participation Policy.

The resulting workshop at the International Association of Facilitators Conference in June 2003 was entitled “Engaging Citizens in Public Issue Dialogue… Facilitating Participation Among the Many”. Participants included International Association of Facilitators conference delegates, participants in the Outreach project including Advisory Committee members, and representatives of Ottawa community organizations, associations, business sector and education and health fields.

The workshop reviewed lessons learned by participants of the outreach project (primarily City of Ottawa Advisory Committees) and included the following:

• Build capacity – provide participants with tools to increase effectiveness and ability to engage the public
• Increase clarity on participant roles in the citizen engagement process and the direction they want as a group
• Assist members to accomplish tasks and engage the community on specific projects
• Create a synergy and enthusiasm
• Great learning exchange between facilitators
• Opportunity to give back to the community

A review of the lessons learned from participants created a focus for the June workshop, where participants were asked to provide input into a new vision for citizen engagement that could potentially bring together all sectors of the community (business, education, health, non-governmental organizations, community organizations, government organizations and agencies etc) to build on the outreach project momentum and encourage and advance Ottawa’s capacity for citizen engagement.

Many of the suggestions from workshop participants focused on the theme of building community capacity for engagement:

• Assist businesses and business leaders understand their contribution to the community and the impact that they have and build capacity with possible partnerships
• Facilitate dialogue between different levels of government to increase their effectiveness
• Encourage facilitation between Advisory Committees and City Council

• Increase the effectiveness of public meetings
• Community Centres
• Inter Faith Communities
• Building ties and strengthening links and collaboration between associations including community, interest groups, recreation

Resources/assets were identified that could be used in helping to build community capacity for engagement:

• Business - executives, Chamber of Commerce, business leaders, media, facilitators
• Community - teachers, religious leaders, volunteers, seniors, community associations, athletes, charitable associations
• Government - elected officials, advisory committees, law officials and staff

The consensus at the workshop was that next steps to be taken would include the creation of a Steering Committee, or Roundtable for Citizen Engagement, with representatives from all sectors of society in Ottawa to further expand and encourage capacity for citizen engagement. This Roundtable would set a course for a vision of citizen engagement, and potentially result in an annual future search conference to bring all sectors together to create a public dialogue on democracy and citizen engagement.

A working vision for the initial establishment of the Roundtable will be built on the following foundation:

Ottawa is a model for Democracy in Action having built capacity among and between all citizens. Ottawa advocates for and enhances democracy by engaging all civic partners in an open dialogue with an equal voice. Ottawa is committed to regular community planning events aimed at enhancing the scope and quality of engagement of all citizens.

It is suggested that the Roundtable for Citizen Engagement could be initially created in the late fall of 2003, with all sectors working towards a common goal of a future search conference or community planning event to be held in the fall of 2004. It is likely that the vision and the goal of the Roundtable will evolve as all sectors of the community provide input and work to build this future vision.

The City of Ottawa’s involvement in the development of the Roundtable for Citizen Engagement would include staff and elected representative time, liaison with various community groups, organizations and different sectors and interests in the community, and contribution of in-kind resources such as meeting space.

PUBLIC CONSULTATION

As noted, throughout the report, extensive public consultation has taken place over the development of the Public Participation Policy, to ensure that the Policy is based on the input and viewpoints expressed by residents of Ottawa. A review of each individual consultation, and a summary of the input and themes identified at that consultation are noted below. Detailed reports on each consultation activity have been distributed to members of Council, the inter-departmental City staff public participation policy development team, and all participants in a consultation. These reports are also on file with the City Clerk.

Public Consultation:

Pre-consultation sampling and phone and email survey – February 2003

A pre-consultation phone and email survey was conducted in February 2003. The purpose of the preliminary survey was to determine consultation preferences in advance of the main consultations. A random sample of 303 contacts from the City of Ottawa master contact list of community organizations and associations were contacted and asked the following questions:

• When the City is considering consultation, what is the best way to notify you?
• Once you have been notified that a consultation is taking place, what is the best way for you to exchange information or provide input to/with the City?’
• Would you like to be included in the upcoming public consultations relating to the public participation policy development?

The pre-consultation survey determined several clear consultation preferences for community organizations and associations, as noted below. The answers to these questions were tested further in each additional consultation conducted for policy development.

Initiate Contact*	Exchange Information*	Participate in current consultation
80% by e-mail 16% by telephone 24% by letter 2% by newspaper 2% by fax	57% by internet 45% by focus group/workshop 7% by telephone 7% by mail 4% by fax	88% yes 12% no

*Percentage totals more than 100, as several respondents provided more than one method

As the participants were selected via the master contact list, it should be noted that responses reflect the preferences indicated by a community organization or association, rather than an individual preference.

Public Consultation:

Community Focus Groups (April 2003) and Online Internet discussion (April to June 2003)

Four Focus Groups were conducted in various locations in the City – Ottawa Centre, Orléans, Nepean and Manotick. Three hundred community representatives, including both community organizations and associations, Advisory Committee members and the general public were invited to attend a focus group, and provided with a choice of four different times and locations, in order to maximize involvement.

An online Internet discussion was launched in April and invitations to respond were initially sent to approximately 5,000 individuals. As well, the link to the online Internet discussion was distributed at each subsequent consultation, and the questions were also provided in hard copy and distributed at community forums and other consultations for those without access to the Internet.

The online discussion tool was developed by the Institute of Cultural Affairs (ICA) Canada and is a tool used as part of their repertoire of “Technology of Participation” products and services.

The same general questions (with some modification depending on face to face or online discussion) were used for the focus groups and the online discussion.

Questions were broken down into three categories as outlined below.

Demographic:

Are you participating as a community group representative?

In what part of the City do you reside?

What is your age?

Experiential:

What have you liked most in previous consultations?

What have you liked least in previous consultations?

Rational:

For which types of issues or City services do you wish to be consulted?

To what extent do you wish to be consulted?

How would you like to be involved in consultations?

When, during the decision-making process, would you like to be consulted?

What type of information should the City provide as feedback?

How should this information be provided?

How can the City strengthen its links to community groups?

Results are noted below and are broken down by the same categories as the questions were asked. The results include both the focus group and the online discussion answers. The detailed report on each consultation should be referred to for “what was said” and specific comments made by participants. The results noted below reflect the general consultation themes and important issues identified by participants.

Demographic Questions – Resulting Consultation Themes:

• The majority of participants in both the online discussion and the focus groups (approximately 65%) represented community organizations or associations, Advisory Committees or other community based advocacy groups or agencies.

• 15% of participants were from the East end of the City, 29% were from the West end of the City, 15% were from the South end of the City, 29% were from Central Ottawa and 12% of participants were from a rural area.
• Participants in the Focus Groups were generally in their mid to late forties. The on-line survey provided specific results for this question –

<20 = 3%

20-29 = 4%

30-39 = 15%

40-49 = 26%

50-59 = 30%

60-69 = 19%

> 70 = 4%

Experiential Questions – Resulting Consultation Themes:

What have you liked most in previous consultations?

• Participants characterized satisfying consultations as those which involved their Councillor in a meaningful way
• They were involved at a very early stage in the decision-making process and believed they had an opportunity to have an impact on the eventual decision
• They considered consultations that included their Councillor, started at an early stage in the process and where the ultimate decision was not a foregone conclusion as “genuine”
• Well organized, with an appropriate amount of information (i.e. not overwhelming but with enough detail to understand all dimensions of the issue) provided ahead of time
• Enough lead time to research, reflect and gather opinions about the issue
• Received feedback afterwards and were satisfied that their opinions were considered (even if they were not incorporated into the ultimate decision)

What have you liked least in previous consultations?

• Councillors and staff seemed uninterested (going through the motions) or were not prepared to listen or to discuss new information or other approaches
• Decision was evident from the outset
• Not provided with enough background information or time to prepare
• When it was a “take it or leave it” proposition
• Didn’t know if their input was ever considered
• Expectations and limitations of consultation were not made clear from the outset
• Diversity in participants and/or techniques used to gather input were not used (i.e. same participants every time, same type of public meeting)
• Not aware of consultations taking place or important issues did not include consultation at all
• Not involved early in the process – given five minutes to comment on recommendations – too late to make a difference
• A follow-up report on the outcome of the consultation and the final decision should be provided

Rational Questions – Resulting Consultation Themes:

For which types of issues or City services do you wish to be consulted?

§ A wide variety of specific issues and services were identified by participants in response to this question. Predominate issues included development, budget, health, environmental, transit, youth and recreation. An overriding consultation theme for this question related to the desire to be consulted where the issue affects the individual directly, their family, community or quality of life.

§ To some extent, participants noted that they would be more inclined to provide input if the process were easier to access (babysitting services, close to home, during “down times”, if they could provide input electronically).

§ Participation would increase if they could receive advanced information in a concise and timely way.

§ If the process was meaningful and the decision was not already made they would be involved in many issues that affect them.

To what extent do you wish to be consulted? How would you like to be involved?

From both the online discussion and the focus groups, it can be said that most participants wished to be involved in the following ways, broken down by level of the Public Participation Spectrum. (Note: The Public Participation Spectrum forms part of the Public Participation Policy attached to the report).

Inform

-City pages of newspaper or community newspapers

-Email

-City website

-Online newsletters

-City services directory

Consult

-By mail and/or email to get information and provide responses

-Special meetings i.e. Town Hall meetings with the Councillor present – regular community meetings to discuss emerging issues

-Councillor or staff attending regular community group meetings

-Starting frame of reference when decisions have not yet been taken

Involve

-By mail and/or email to get information and provide responses

-Small group discussions, such as focus groups or workshops

-Using existing networks and groups to link to the community and get their input on an issue

Collaborate

-Required when there is a direct or local impact

-Would require administrative and logistical support from the City of Ottawa

-Task Force, working group or Advisory Committee

-Have a community representative sitting on a City (internal) working group

-Partner with local community organizations or business to resolve issues

Empower

-Community groups making decisions about how/when to use their community resources

-Would have to provide adequate resources

-City has to be willing to accept decisions

-Ballots on controversial issues

• An additional question was asked in the on-line discussion concerning alternative means of involving citizens in consultations. It was determined that the use of on-line survey tools and on-line discussions such as that used for the Public Participation Policy were effective means of providing input into important issues in an alternate way than face to face.

When, during the decision-making process, would you like to be consulted?

• A summary of consistent messages included that participants wanted to be involved as early in the decision-making process as possible, in particular when the issue is identified.
• Involvement from the point of issue identification through the development of options or alternatives is seen as the most meaningful phase of involvement.
• Involvement through an established structure such as Advisory Committee, community organization or association or working group could be effective.
• Involvement of local Councillors early in the decision-making process is seen as important.
• The nature of decisions that don’t and won’t require consultation and those that are delegated to staff or the community should be clear, and then a structure should be provided to facilitate this happening.

What type of information should the City provide as feedback? How should this information be provided?

• A summary of consultations and a report on the final decision should be provided by email or mail to participants

How can the City strengthen its links to community groups?

• Councillors need to be proactive and interested.
• There needs to be better dialogue between staff and the public, and better access to staff.
• The City should provide assistance and guidelines for establishing community associations.
• There should be regular means of consultation, community meetings.
• Create a community connector group at the City of Ottawa.
• Provide the master contact list to community organizations so they can network.
• Have an annual event to bring together community leaders to discuss key issues, priorities.
• Help community organizations build capacity for engaging their constituents, and building leadership skills so they can help the City consult.

Public Consultation:

Random Telephone Survey – April/May 2003

Earnscliffe was retained by the City of Ottawa to conduct an extensive survey (over 50 questions) on point of service and public participation from April 25-May 10, 2003. Five hundred and fifty Ottawa residents were contacted, selected randomly and representative of the population as a whole. The margin of error was +/- 4.1%. Detailed results and exact percentages per response are outlined in the detailed report, although a brief summary is provided below.

It should be noted that the results of the existing consultation activities undertaken by the City are generally favorable, however work needs to be done to resolve and improve the public participation process where findings are over 15% of respondents replying negatively to a question. The negative responses are generally indicative of a more significant problem with consultation activities in the rural and east ends of the City, which may be attributed to feelings related to amalgamation. The remainder of the findings indicating a need for improvement relate consistently to the results of other consultation initiatives for policy development including a dissatisfaction related to timing, feedback, inclusiveness and a perception that the input provided was not meaningful (did not make a difference).

Awareness/Frequency of Participation

§ One half say they have heard about consultation sessions organized by the City of Ottawa. Almost all heard about them through the media.

§ About 1 in 5 say they have participated in some form of consultation over the past five years.

§ About 15% say they have participated in the last year.

The Experience

§ Most say their experience participating was a positive one.

§ One in five say their experience was negative.

§ Higher negative rates among East and rural residents.

§ Reasons why people indicated their experience was positive: They felt their voice was heard; they felt the process was inclusive; they felt the process was constructive; they felt the process was productive.

§ Reasons why some say their experience was negative – Their input was not reflected in the final results; the format was not inclusive and gave unequal weight to certain groups or was one-sided; the format was too focused on presentations, not enough on participation.

§ Overall, two-thirds say they are more likely participate in the future based on their experience.

§ In the East and rural areas, the majority say their experience makes them less likely to participate in the future.

§ Major reasons for lack of participation relates to lack of time or interest – i.e. don’t have time, the issues aren’t relevant.

§ Secondary issues for not participating include role of interest groups in the process, don’t hear about them until the last minute, time is not convenient etc.

§ There is a hierarchy of subject matter that generated more and less interest in consultation – at the top of the list tended to be practical, near-term matters such as planning, recreation, and parks. At the bottom of the list were budget issues.

§ Weekday evenings are the preferred time to participate

Public Consultation:

Internal Focus Group – May 2003

When the Public Participation Policy project was initiated, a team of approximately 30 representatives from City departments were identified to provide input through the course of the project. The Inter-departmental Public Participation Policy team met every two weeks to review the results of consultations, consultation themes that were emerging, and provide input into policy development, implementation and application.

As team representatives were staff who conduct public participation activities and consultation initiatives as part of their regular duties, a Focus Group was conducted in May 2003, asking participants many of the same questions asked of members of the public in community focus groups.

At this focus group it became clear that City staff have a wealth of experience with different techniques, practises and methods for engaging the public, and are demonstrably interested in and committed to accessing the public’s viewpoint.

Resulting Consultation Themes from the questions are outlined below.

In previous consultations, what has worked best?

• Using a variety of methods to allow all to participate
• Clarifying from the beginning of the consultation what the limitations and expectations are for participants
• Small face to face meetings with one on one interaction – open houses, focus groups, workshops – where the public can ask questions and get answers
• Email and feedback forms

In previous consultations, what has not worked – identify improvements.

• Expectations need to be identified in an open and transparent way
• All participants need to understand their roles
• Choose an approach tailored to the audience – use different techniques and respect diversity etc (language, disability, location)
• Make sure staff and meeting attendees are open minded and unbiased
• Staff need to be informed and connected before consulting

At what stage in the decision-making process have you chosen to conduct public consultation?

• Objectives and expectations need to be clear before consultation is conducted – what are the limitations of decision-making, where will input make an impact
• Roles need to be clarified before consultation is undertaken – example, what is the role of community associations, Advisory Committees
• Need continuous input – after implementation as well to identify improvements
• There are two different types of consultation – policy and services

What type of feedback was given to the public after consultation and how was it provided?

• Generally it was agreed that the type of feedback would differ depending on the type of consultation but that the public should always be informed how they would receive feedback at the same time they are consulted
• It is difficult to provide detailed comments or reports for lengthy consultations; summaries often work better
• Feedback has been provided through a variety of means – email, mail, public displays, e-subscription etc

What type of comments have you received about consultations you have conducted?

• Give participants the opportunity to respond in alternate ways if they can’t attend the meeting
• Provide more time and more information in advance
• Too many consultations are taking place

How have you involved existing networks/organizations in informing, involving and consulting on your projects?

• Depending on the project, staff are generally making use of many types of existing networks including community associations and organizations, BIAs, schools, special interest groups, established networks for communities of interest and umbrella organizations
• It was noted that it also important not to rely exclusively on these networks as the views of the general public may be different

If you could change the existing process, how would you change it?

• There should be monitoring and evaluation of public participation activities to make them consistent and clarify expectations for staff and the public
• Consultations can be too narrow in scope – need to focus on wider issues
• There need to be more strategies and methods for involving the public – the “cookie cutter” approach does not work
• Need more tools for reaching and identifying stakeholders
• There need to be adequate resources for public consultation activities – advertising, translation, facilities
• There needs to be standardized and consistent guidelines for timing, feedback etc so staff and the public know what to expect

Public Consultation:

Advisory Committee Workshop – April 2003

A workshop was conducted with representatives of Advisory Committees on Saturday April 26, 2003 with two objectives: to clarify the role of Advisory Committees, and to provide input into their role in the public participation process. The workshop was created as a result of concerns raised by Advisory Committee members that their role and function in the governance structure, and their relationship to the general public is not always clear. Committee members were invited to attend the one-day session to develop a vision statement to take back to their committees, and to provide input on their place in the public participation process. Twenty-six representatives from twelve of the City’s Advisory Committees attended the workshop.

A detailed report of “what was said” was produced from the workshop, distributed to all participants, and to all Committees with a follow-up invitation that if they would like to work further at a future meeting on clarifying roles or providing input, that staff of the Policy and Projects Office in Secretariat Services would attend a meeting to work with individual committees. The detailed report of what was said is also on file with the City Clerk.

General consultation themes are noted below. It should be noted that the themes represent the input of participant representatives from Advisory Committees at the workshop, but do not necessarily represent a consensus view of the Advisory Committees as a whole.

§ Advisory Committee members identified the need to clearly outline their place and role within the governance structure, relationship to staff and members of Council, and the community. Concern was expressed that their recommendations are not always implemented or acted upon, and that they do not have sufficient resources to implement approved activities.

§ They identified the need to be more proactive in reaching their respective communities of interest and bringing that information back to the Committee.

§ There was a consensus that Advisory Committees can provide valuable input and insight if they are consulted early in the decision-making process. They need to be consulted as part of a standardized process.

§ Committee members need to understand their roles, appropriate codes of conduct, and be committed to the work of the committee.

§ Networking and liaison between the Advisory Committees, and with the community was seen as a priority.

§ Committees need to receive feedback from staff and City Council on how their input was implemented.

§ Committee members should be linked in at a local level – ward Council meetings etc.

It should be noted that Advisory Committee members were invited to provide input for every consultation conducted over the course of the policy development, with the exception of the internal staff focus group. Either individually or as a whole Committee members were asked for their input or invited to attend focus groups, online discussion, the workshop, community forums, complete feedback forms, and a specific session established for Advisory Committee review of the draft principles for the Public Participation Policy. In all, from April to late June, Advisory Committee members were provided with numerous occasions to provide input, as well as many varied means of providing this feedback.

Public Consultation:

International Association of Public Participation Conference Workshop – May 2003

The International Association of Public Participation held its annual conference in Ottawa the third week of May 2003. At this conference, the City of Ottawa hosted a workshop with conference delegates with a goal of engaging expert public participation practitioners from around the world on the themes and direction the City’s public participation policy was taking. City staff and members of Council were also invited to attend the workshop. A detailed report and the results of “what was said” were provided to participants and members of Council and is on file with the City Clerk.

Participants were provided with an overview of the Public Participation Policy development project, and the results and consultation themes that had emerged to date.

Participants were then asked to provide their insight and experience on the following four issues:

§ What kind of model should be used to determine when consultation should be conducted?

§ How do you show that public input has been valued in the process/decision; and how do you demonstrate that public participation has influenced the process/decision making?

§ What are some tried and true examples you have used to strengthen links between your organization and the community?

§ How do you define public participation success and what are tools you use to evaluate it?

Consultation themes are noted below.

What kind of model should be used to determine when consultation should be conducted?

§ Meaningful indicators should be developed to determine when consultation takes place – what is impacted (i.e. quality of life) and how do you determine what is a risk to this.

§ Develop specific tools that are not subjective, such as a checklist of impacts.

§ Focus on how to consult rather than on when.

How do you show that public input has been valued in the process/decision; and how do you demonstrate that public participation has influenced the process/decision-making?

§ Carefully construct public participation programs to clearly state the intention and expectation of the consultation, next steps and mechanisms for follow-up.

§ When compiling the consultation input, ensure the information recorded is accurate, that is focuses on what was said and emerging themes, and that it is accessible to participants and decision-makers.

§ Recognize input received in a timely and authentic manner.

§ Public input can be reflected in a number of formats, but should include the following elements: impact of input and why it was or was not incorporated and this information should be accessible to the public.

What are some tried and true examples you have used to strengthen links between your organization and the community?

§ Design public participation programs that are fun, accessible, appropriate to the audience and in partnership with other agencies and stakeholders.

§ Use tools and consultation programs to engage the public, which are accessible, respectful and reach out to marginalized or disaffected communities.

§ Ensure that incentives and feedback mechanisms are incorporated into the public participation program.

§ In order for public consultation to be meaningful, trust needs to be built with the community and be viewed as a continuous dialogue between multiple parties as opposed to a series of isolated programs. This dialogue must be anchored in core values such as authenticity, accessibility, openness, respect and feedback.

How do you define public participation success and what are tools you use to evaluate it?

§ Success was identified as the following:

§ Clear understanding by the public of their role;

§ The process was inclusive, fair and timely;

§ It encouraged a diversity of views and input;

§ Participants felt the process was meaningful;

§ Decision makers were engaged.

§ Some suggested tools included:

§ Surveys;

§ Informal consultation methods (town halls, community meetings etc);

§ Formal follow-up (focus groups, interviews etc.).

§ Success was difficult to define and must be done using a whole set of criteria. Tools to measure this success should be used throughout the scope of a project and after each consultation activity.

Public Consultation:

Community Forums – May to June 2003

Three community forums were held in the City in late May/early June in three locations – Orléans, Kanata and Ottawa Centre. Advertisements were placed on the City website, all community newspapers and distributed to all Advisory Committees, members of Council and through the master contact list. Attendees were provided with information and consultation themes received from the public to date, and via feedback forms asked to provide additional input and views on the input received. Keypad polling technology was also used at each location to provide attendees with the opportunity to “vote” on questions where further clarification on public participation policy development was required. The online discussion was made available in hard copy as well as the link was provided to attendees to provide input online. Detailed results of the three community forums were distributed to all participants and members of Council and are on file with the City Clerk. A summary of consultation themes for the display boards/feedback forms and the keypad polling exercises are noted below. The results of answers for the on-line discussion were combined with other answers in the consultation section above.

What Makes a Consultation Successful?

• Questions or proposals that are put forward are the ones that let those being consulted provide meaningful input, i.e. don’t ask “what we should name the snow dump when the real issue is “should there be a snow dump”
• Provide information in alternate formats and in plain English to facilitate access for people with disabilities and language barriers
• Ensure sufficient background information is provided
• When there is adequate time to make a decision
• Allow business groups to be part of the process

§ Follow up conducted

§ People are informed through a variety of means

When Do I Get Involved and Why?

• If when I participate the consultation tool is well designed (i.e. the questionnaire is clear and asks the right questions or the open forum does not start with 1 hour of speeches)
• Assuming I have heard about the process/event in time

§ Have a phone number answered by people (not a machine) where I can discuss ward or advertised issues of concern to citizens and from there, the contact information given to politician or relevant City bureaucrat who should respond within 48 hrs.

§ I need to feel that my points have been considered, heard and where appropriate, were acted upon.

§ I don’t think the ‘direct impact on me’ is an important reason to get involved. I see the whole country, our society and our community as a whole, and I believe that contributing and getting involved in the process of making a correct decision, wherever it might be in the country is equally important for all the citizens. On the other hand, due to limited time and resources, the priority is with the projects of higher importance, and to ones that I feel I can have a clear understanding in order to make a correct decision.

Core Values of Public Participation

• They help the public determine and articulate their views
• It helps guide the public to focus on the aspects of decisions that are most critical to them

§ As long as time frames allow enough time between steps for some thought and research by the general public. Also to allow more people to participate.

Levels of Participation

• I do not like charts like this, too much information all at once

§ In the old days, City Hall was a closed shop. In recent times, Ottawa has made it possible to have meaningful input into decisions

• More collaboration and empowerment would make for a more vibrant citizenry

§ Recognizing that you need to work along the spectrum i.e. if it is a relatively new and complex issue, then need to start with informing prior to moving along spectrum

How Do I Know What the Impact of My Input Was?

• If only a summary is provided, provide information on how I can obtain more information
• If a report or decision does not seem to reflect a person’s input; that person should have recourse i.e. What possibility is there for a decision to be reconsidered is there an appeal process, is this a draft report that is being revised, etc.

§ Reports (mail or email)

• Follow up meetings/Councillor’s meetings
• Institute a report card or survey to get feedback from the community on how people feel they are being listened to.

How Can the City Strengthen Links with Community?

• Reach out to all groups, which traditionally don’t have opportunities to be involved due to lack of access – language barrier, language interpreters, TTY access, limited literacy skills
• Provide targeted sessions for specific groups, i.e. deaf community
• Have a calendar on the web site with all of the scheduled sessions, not one calendar per project – this will help to see when/if overloading community partners
• Use emails to tell the public about meetings or have an email subscription service with notices
• Develop new ways to recruit the average citizen in public participation

§ Ensure that not only average citizens participate but also representatives of appropriate community groups

• Tying in better with existing networks
• Don’t give up if some participation activities go badly. It will take time to overcome distrust in some areas of the City. People need to see that the City can adapt and try again and that public participation is a serious business and will be taken seriously.
• Tap into Advisory Committees

Public Consultation:

Key Pad Polling Results

In the past 5 years, how many times have you participated in a public session or consultation process organized by the City?

0 (none)	22%
1 time	11%
2 - 3 times	22%
3 - 5 times	6%
5 or other times	39%
Other	0%

If you have participated, how would you describe your experience?

Very positive	7%
Positive	64%
Negative	21%
Very negative	7%
I don't know	0%

Did you feel your position was heard in the process?

Yes	64%
No	21%
I don't know	15%

Did you feel your input was reflected in the results?

Yes	30%
No	53%
I don't know	15%

What is your preferred method of notification for upcoming public participation consultations?

Daily newspapers	0%
Community newspapers	6%
City of Ottawa's website	0%
An email sent to you	50%
Mail	17%
Newsletter	6%
Media - TV or Radio Ads	17%
Through your community organisation	6%
Other	0%

What is your preferred method of public consultation in: Inform

(Note: the next series of questions make use of the Public Participation Spectrum that forms part of the Public Participation Policy).

City of Ottawa's website	6%
Daily newspapers	6%
Community newspapers	12%
Mail out	41%
Flyers	0%
E-mail	35%
Existing City publications (recreational guides, recycling calendar)	0%
Other	0%

What is your preferred method of public consultation in: Consult

Focus groups	11%
Mailed surveys or questionnaires	6%
Public meetings	11%
Open houses	28%
Workshops	6%
Advisory Committees	11%
Through community associations	6%
Through my City Councillor	11%
Other	11%

What is your preferred method of public consultation in: Involve

Focus Groups	18%
Town Hall meetings	35%
On-line dialogue	0%
Internet surveys & polls	0%
Mailed survey & polls	6%
Focused conversations	12%
Committees	24%
Other	6%

What is your preferred method of public consultation in: Collaborate

Advisory committees	6%
Task forces	19%
Community working groups	69%
Annual conferences	6%
Other	0%

What is your preferred method of public consultation in: Empower

Advisory committees	25%
Ballots	31%
Delegated decisions to Community groups	25%
Other	19%

Where in the decision making model would you like to be involved?

Identify issue / need	9%
Develop approach to analysis (work plan)	0%
Preliminary consultation	18%
Information collection	0%
Benchmarking / reference points	0%
Public consultation	9%
Research and analysis	27%
Advisory committee	9%
Public comment i.e. at Standing Committees	9%
Implementation or rejection	20%

Public Consultation:

Focus Group with Poverty Issues Advisory Committee and low income/marginalized community representatives – June 2003

A focus group was held with members of the Poverty Issues Advisory Committee and members of the public contacted through social services, social housing and community resource networks. Invitees were asked to provide their opinions on the development of the public participation policy; in a consultation measure specifically taken to ensure that every effort had been taken to reach traditionally marginalized or underrepresented groups in Ottawa.

Many different social service agencies as well as members of the public attended the focus group. Central, West, South and East ends of the City were well represented, and there was one participant from a rural area.

The detailed report of “what was said” was provided to participants and members of Council, and is on file with the City Clerk.

Consultation themes are identified below.

In previous consultations you have been involved in, what did you like best?

§ Staff were approachable and helpful and took time to answer questions

§ Uncensored participation, genuine dialogue

§ Small group sessions with information sharing

What can be improved?

§ Lack of interest and disrespect at Standing Committee meetings

§ Reach a wider audience

§ Use alternate means of involvement – e-tools

§ Timely distribution of information in advance

§ Advisory Committees need to share information and work together

§ Early involvement in the issues

§ Provide feedback, what was said and what the decision was

Relating to the Public Participation Spectrum provide how you would like to be involved at each level.

Inform

-Community newspapers (articles, ads) and they are free to the public

-Community calendar on Internet or television

-Word of mouth, communication networks

-Use plain language and be respectful of your audience

-Develop a City education program – what the City does, why your input makes a difference

-Make information accessible (disabled, youth, different languages)

Consult

-By mail with a postage paid envelope

-On the radio

-Use community facilities where people gather – community resource centers, libraries etc

-Email

-Consultations should be combined

-Newsletters with feedback

Involve

-Provide information on the impact of being involved so people know they can make a difference, what the effect is

-Feedback forms

-Email

-Attend community organization meetings

-Educate and inform people on issues first and then involve

Collaborate

-Use agencies, shelter, groups that already exist and attend their meetings and develop partnerships

-Needs to be a sense of trust to work together

-Be careful not to consult with the same people every time

-Phone calls or over the phone interviews

-Provide feedback on “what was said”

-Provide incentives to participate

Empower

-Work with groups e.g. voting at Shepherds of Good Hope

-Referendums on important issues

-On-line voting

-Have decision makers present

-People’s Parliament

-Change mindset that decisions are made at City Hall – i.e. Porto Allegre – put the decisions in the hands of those affected

-Vermont Town Hall – entire community involved, community decides on issues

Public Consultation:

Advisory Committee review of Public Participation Project and Principles – June 2003

Two separate sessions were held on June 16, 2003 to ensure that members of Advisory Committee members were able to provide input on the draft principles developed as a result of the other consultations. Attendees at the meetings had suggestions relating specifically to effective implementation and application, as well as concerns about their role in the consultation process. As noted above, Advisory Committee members, either individually or Committees as a whole, were invited to participate in all of the other planned consultations, with the exception of the Internal City staff focus group and the International Association of Public Participation Conference workshop.

Public Consultation:

Other Comments Received

A number of other comments were received by members of the public, either via email, phone or mail. These opinions were valuable, and often brought a different perspective to the consultation themes developing.

Public Consultation:

Distribution of draft Public Participation Policy

As a consistent theme through all of the consultations in developing the policy was one of feedback, the draft Public Participation Policy was distributed during the month of August to members of Council and participants who took part in consultations over the course of the project, so they were kept informed and could identify where their input had made a difference. In addition, after each consultation was conducted, all participants were provided with a summary of “what was said” and were asked to provide revisions if their comments were not accurately reflected.

FINANCIAL IMPLICATIONS

Due to the existing constrained financial situation at the City, and limited staff and budgetary resources, no additional funds have been requested for the implementation and application of the Public Participation Policy, corporate Public Participation Community of Practice and the Roundtable for Citizen Engagement.

Development of the Public Participation Toolkit to provide standardized and consistent application of the policy across the corporation is estimated to cost $25,000 for production and printing and will be absorbed within existing budgets. Since the Public Participation Community of Practice will be responsible for staff training on the Public Participation Policy and related toolkit, no incremental training expenditures are anticipated.

The implementation of a Public Participation Policy implies further expenditures that have not been specifically enumerated in this report to inform and communicate with the public on various issues. The communication process likely will entail costs such as the following:

1) Advertising;

2) Document production & postage for mailings;

3) Website maintenance;

4) Meetings costs – room rentals, rental, set-up and operation of audio-visual equipment, and hospitality;

5) Production of information in formats suitable for the disabled and in other languages; and

6) Staging of annual Community Planning Event/Conference.

To the extent that public participation in the City’s decision-making process is already actively solicited, costs related to public participation may be incorporated in existing City budgets and do not constitute incremental costs to the City. If related costs are incremental to the existing budget, the implementation of the policy may result in budget pressures.

The City of Ottawa’s involvement in the creation of the Roundtable for Citizen Engagement is not expected to require out-of-pocket expenditures.

An annual review of the implications of the policy implementation and associated initiatives should be undertaken to determine impacts in future years.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1 - Public Participation Policy

Reports on each of the consultations undertaken in the development of the Public Participation Policy have been distributed separately to citizen participants in policy development, members of Council and applicable City staff. The copies are also on file with the City Clerk.

DISPOSITION

Secretariat Services Branch in the Corporate Services Department will act as the lead and liaison between all City departments in the implementation of the Public Participation Policy, corporate Public Participation Community of Practice and creation of the Roundtable for Citizen Engagement, as outlined in the report.

DOCUMENT 1

Corporate Policy

Title: Originating Department: Originating Branch:	Public Participation Policy Reference No: Corporate Services Department Secretariat Services Branch
Authority:	City Council – September 24, 2003
Effective Date:	January 2004	Last Revision Date: August 29, 2003

Policy Statement

The City of Ottawa is committed to informing and actively involving citizens, community organizations and Advisory Committees on issues that affect them, to the greatest extent possible. The City of Ottawa recognizes that decisions can be enhanced by engaging citizens, and is committed to a Public Participation process that is inclusive and authentic, meaningful and accountable, and that is an integrated part of the Corporate decision-making process. The Public Participation Policy will respect the spirit and provision of the Bilingualism Policy as it applies to communicating with the public in both official languages, as outlined in the Key Principles for Public Participation.

Purpose

The benefits and rationale for a consistent, standardized and meaningful Public Participation Policy include:

• Reduces costly project delays by responding to problems and concerns before they develop
• Saves money and time by allowing good projects to move forward
• Provides an early warning system for public concerns and needs – creates a forum for sharing ideas and concerns
• Acts as a sounding board for proposed changes and develops a wider range of alternatives
• Increases two-way communication, which builds trust and fosters relationships
• Increases credibility for decision-makers and provides a clearer rationale for decisions
• Allows meaningful citizen input into decision making
• Provides a means to better incorporate the public’s values in local government initiatives
• Builds a stronger foundation for implementation
• Meets the public’s expectations of an open and transparent local government
• Develops a wider range of alternatives
• Facilitates understanding and fosters respect for different perspectives
• Improves the quality of democracy
• Creates a credible channel through which accurate and timely information can be disseminated
• Helps secure understanding and support for the Corporation’s goals

The main objective of the Public Participation Policy is to ensure that a two way communication process exists to involve citizens and community organizations on issues that affect them and shall reflect the following six key principles:

Inclusive & Authentic – To the greatest extent possible, the City will involve all stakeholders who are potentially affected by an issue in a transparent and equitable way.

Sharing & Supportive – Involvement of stakeholders in the decision-making process where their input can impact the decision.

Accountable & Committed – Setting clear objectives and expectations for a public participation initiative and actively listening to the input of citizens, community organizations and Advisory Committees.

Meaningful & Responsive – Ensuring consultation is meaningful and valid, with clear objectives and expectations with respect to the ability of the public to impact the decision. Ensuring consultation is conducted in a timely manner that is appropriate to the issue and level of public involvement. Ensuring that participants receive appropriate feedback on the impact of their input is key to making public participation meaningful.

Continuously Improving - Continuously evaluating and measuring the success of the Public Participation Policy and public participation initiatives conducted by the City will form a fundamental part of ensuring public participation is effective and relevant. An annual review of the policy will be undertaken, and evaluation mechanisms for each consultation initiative will be used.

Facilitating & Building Capacity for a Collaborative Community – Strengthening links between the City and the community on public participation initiatives and building capacity in the community for citizen engagement on issues that affect them through a Corporate Public Participation Community of Practise.

Application

The policy applies to all sectors of the Corporation, and for issues within the municipal jurisdiction, and should be followed in all public participation processes, whether the process is targeted to the general public, specific community organizations, voluntary or private sector stakeholders. The policy will impact all activities undertaken by the City to inform, consult, involve, collaborate and empower residents on issues that affect them. The policy shall complement, and be used as a guide, for those consultation activities mandated by statutory requirements.

The Corporate Public Participation Community of Practise will provide support and advice to staff and the public to help build capacity within the Corporation and the community for implementation of the Public Participation Policy and principles.

The policy will be applied with flexibility and/or may be waived in emergency or urgent situations, issues relating to labour relations or negotiations, issues related to protection of privacy or freedom of information, specific directions from Council or those outlined under legislation where adequate time for public participation is not possible due to unforeseen circumstances.

Citizens will be encouraged to be informed and knowledgeable of the principles of the Public Participation Policy, Core Values for Public Participation and to understand the Public Participation Spectrum as it relates to the objectives and promises relevant to the public participation process in which they are participating.

Policy Description / Implementation

The Public Participation Policy is based on the following core values for Public Participation:

1. The public will be kept informed about issues that affect them.

2. The public should have a say in decisions that affect their lives.

3. The public participation process will:

o Include the promise/commitment that the public’s contribution can influence the decision;

o Communicate the interests and consider the needs of participants;

o Seek out and facilitate the involvement of those potentially affected;

o Using appropriate feedback mechanisms, communicate to participants how their input affected the decision; and

o Provide participants with the information necessary to participate in a meaningful way.

The six key principles of Public Participation form the framework on which the Public Participation Policy is founded:

Inclusive & Authentic

• To the greatest extent possible, the City will involve all stakeholders, or a representative number of stakeholders, who are potentially affected by an issue in a transparent and equitable way, and to the greatest extent possible be responsive to issues of equity and accommodation that may potentially impact involvement including language, gender, culture, race, disability and geography.
• Unequal access to information or inaccurate assumptions about the knowledge base of participants can negatively impact a Public Participation exercise – ensuring the participation of the broadest possible range of individuals who have an interest in or who may be affected by the decision is crucial. To the greatest extent possible, providing an opportunity for citizens who may be affected, and ensuring that the process is designed so that participants are able to participate effectively is required.
• A Consultation Assessment Model will be used when each issue, need, project or program is identified to determine those issues that require consultation, and where in the process the public should become involved, and the potential impact of the public on the decision. Public participation strategies should be designed when the issue is identified, early in the process, and be flexible enough to accommodate changing priorities or emerging issues.

Sharing & Supportive

• Involvement of stakeholders in the decision-making process where their input can impact the decision.
• Effective and appropriate public participation processes build public trust, increases involvement of the public on issues that affect them, and can result in enhanced decisions by the Corporation.
• Involvement and support of decision makers in the participation process, and the potential impact of the public on the decision should be clear and transparent at the outset of the process.
• Provide participants with the information they need to be involved in an informed way.

Accountable & Committed

• Setting clear objectives and expectations for a public participation initiative and actively listening to the input of citizens.
• Using the Public Participation Spectrum as a tool for developing participation strategies and processes to ensure that expectations and goals of each individual process is clear to all involved.
• Participation programs should be open and accessible and recognize the value of opinions and expertise offered by the public.
• Through implementation of the Public Participation Policy, adequate resources should be available to carry out the public participation process and staff should be trained appropriately to conduct the consultation initiative.
• Feedback mechanisms to participants should be timely and clear so they can see the results of their input. As well, feedback should be provided to decision makers for them to make informed and effective decisions.

Meaningful & Responsive

• Ensuring consultation is meaningful and valid, with clear objectives and expectations on the ability of the public to impact the decision, and conducted in a timely way and in a manner appropriate to the issue and level of public involvement.
• Public participation programs should be designed when the issue or need is identified and be conducted throughout the process for projects with multiple consultations.
• Citizens, community organizations and Advisory Committees require adequate time to consider, consult others, and respond to consultation within time frames which strike a reasonable balance between the City’s needs or circumstances to achieve the end result, and the need for participants to be involved in a meaningful way. Public participation is most effective where the issues and timeframes permit the early inclusion of the public in the process.
• Involvement of Advisory Committees and community organizations as a means of building community consensus should be considered.
• Tools and techniques for public participation that respond to the identified needs of affected stakeholders should be used. These should be flexible and include alternate formats and various techniques such as face-to-face meetings, mail, and electronic consultation.
• Depending on the identified issue, Public Participation processes can be most effective when applied to the entire policy, program or project cycle from Issue or Need identification through to final decision and in some cases, implementation. This includes policy, specific project, program and service issues.

Continuously Improving

• Continuously evaluating and measuring the success of the Public Participation Policy and public participation initiatives conducted by the City will be required.
• For a multitude of reasons, effective and successful consultations do not always lead to agreement or consensus. A more realistic measure of success is whether or not the consultation identified and included those affected by the decision, and to what extent they participated. All consultations lead to a better understanding of the positions and opinions of those involved, but consultations should not be used to lobby or advocate participants to accept or adopt a predetermined point of view. Involvement of Advisory Committees and community organizations as a means of building community consensus should be considered.
• An annual report and evaluation of the Public Participation Policy and implementation should be conducted to ensure flexibility and responsiveness as well as to identify improvements. This review will be conducted by the Corporate Public Participation Community of Practise.
• An evaluation framework for each public participation program should be built into the individual participation strategy.

Facilitating & Building Capacity for a Collaborative Community

• Strengthening links between the City and the community on public participation initiatives and building capacity in the community for citizen engagement on issues that affect them will be conducted through the Corporate Public Participation Community of Practise. Building and maintaining strong, positive and cooperative relationships between the City and the community to increase the potential for engagement and result in improved decision-making.
• Capacity should be built among staff and in the community to implement and utilize the Public Participation policy and principles, and a corporate “community of practise” for citizen engagement should be developed to ensure capacity within the Corporation.
• Tools, training and public participation advice/direction will be provided to staff for policy implementation.
• The community’s leadership base for collaboration and engagement should be expanded, including but not limited to, sharing of the master contact list, annual priority setting meetings with geographic communities and communities of interest, and tools for establishing community associations and organizations. Supporting sustainability and rejuvenation for existing community organizations should be considered when undertaking consultation and community development initiatives.

Public Participation Spectrum

Public Participation programs and initiatives conducted by the City of Ottawa shall follow the goals, objectives and promises to the public, as outlined in the Public Participation Spectrum, and shall make the expectations and promises of each public participation process clear to participants, and outline the potential impact on the decision from which their involvement will result. The Consultation Model and Public Participation checklists will be used by Corporate staff to determine the appropriate level of involvement and potential impact on the decision for a particular issue.

Inform	Consult	Involve	Collaborate	Empower
Goal: To provide the public with balanced and objective information to assist them in understanding the problems, alternatives and/or solutions.	Goal: To obtain public feedback on analysis, alternatives and/or decisions.	Goal: To work directly with the public throughout the process to ensure that public issues and concerns are consistently understood and considered.	Goal: To partner with the public in each of the aspect of the decision including the development of alternatives and the identification of the preferred solution.	Goal: To place final decision-making in the hands of the public.
promise to the Public: We will keep you informed.	promise to the Public: We will keep you informed, listen to and acknowledge concerns and provide feedback on how public input influenced the decision.	promise to the Public: We will work with you to ensure that your concerns and issues are directly reflected in the alternatives developed and provide feedback on how public input influenced the decision.	promise to the Public: We will look to you for direct advice and innovation in formulating solutions and incorporate your advice and recommendations into the decisions to the maximum extent possible.	promise to the Public: We will implement what you decide.

Source – IAP2, International Association for Public Participation

Definitions

For the purpose of this policy, the following definitions apply.

Advisory Committee - A body of a fixed number of citizens appointed by City Council to provide advice to City Council and its Committees on specifically mandated issues.

Citizen - Any persons residing within the boundaries of the City of Ottawa.

Collaborate – To work together, a partnership. To facilitate consensus.

Community of Practise – A group, whose members regularly engage in sharing and learning, based on their common interests. Communities of Practice complement existing structures by promoting collaboration, information exchange, and sharing of best practices across boundaries of time, distance, and organizational hierarchies.

Community Organization – A group of individuals gathered together in a formal body for a specific purpose or issue, a community of interest.

Consult – to seek advice or information.

Consultation- A process designed to seek the views of citizens, community organizations, Advisory Committees or the public at large, on issues that effect them directly or in which they have a significant interest. The process of collecting and analyzing public input and feedback.

Empower – to invest with power, to authorize.

Engagement - Refers to the process which seeks to encourage deliberation, reflection or learning on issues at preliminary stages of a process, with a more specific focus on values and principles that will frame the way an issue is considered. Citizen engagement differs qualitatively from consultation as it emphasizes in-depth deliberation and dialogue, focuses on common ground, requires a greater time commitment and works to build citizen capacity.

Evaluation – Ongoing tools and methods used to assess and improve the process as it moves forward.

Feedback - The sharing of the input and information received on the results of a public participation process with those involved or those who have an interest in the outcome.

Inform – to impart information and promote public awareness.

Input - Information or comments (verbal or written) provided on an issue.

Involve – To engage as participants or to include – to foster meaningful dialogue.

Principle - The foundation or fundamental values which guide actions and directions to be taken.

Stakeholder - Any individual, group of individuals, elected representative or organization with a specific stake or interest in the outcome of a decision.

Public - Any individual, group of individuals, or organization within the boundaries of the City of Ottawa who are not part of the decision-making body.

Public Participation - Any two-way communication process that informs and involves the public in problem solving or decision-making and that uses public input to make better decisions. Public participation has several dimensions including inform, consult, involve, collaborate and empower, as outlined in the Public Participation Spectrum.

Public Participation Spectrum - A tool for public participation that helps to identify and select the appropriate level of public participation, including goals, objectives, expectations and potential impact on the decision.

Value - Principles or standards that determine what is valuable or important.

Responsibilities

City Manager and General Managers

It is the responsibility of the City Manager and General Managers to:

· Provide a supportive work environment that encourages the use of effective and consistent public participation within the Corporation

· Ensure this policy is available to all staff

· Support for public participation initiatives, training and tools for staff

· Support an effective systems review including a review of internal policies and practices, to determine whether the tools and guidelines are being followed

· Support and communicate the City policy and display a commitment to an accountable and committed process for public engagement.

Directors

Directors are responsible for:

· Fostering a supportive environment that encourages the six principles of public participation; inclusive and authentic, sharing and supportive, accountable and committed, meaningful and responsive, ensuring continuous improvement, facilitating and building capacity for a collaborative community

· Understanding and supporting the policy, and ensuring that the policy and procedures are communicated to employees and are followed

· Ensure that the appropriate tools and guidelines are communicated to staff and appropriate training is provided

Managers and Immediate Supervisors

Managers and immediate Supervisors are responsible for:

• Ensuring that the policy guidelines and public participation tools are being used by staff in a consistent manner for delivery of public participation relating to the Policy
• Evaluating the process in order to ensure it complies with the Policy and complements statutory requirements
• Encouraging staff to consult with the Public Participation Community of Practise in design, development and delivery of public participation activities
• Ensuring that staff have access to training and the work tools needed in order to provide effective and meaningful consultations
• Identifying consultation activities of operating departments and communicating these to the Public Participation Community of Practise to create a comprehensive list in order to monitor duplication or possible pooling of resources

Corporate Public Participation Community of Practise

The Corporate Public Participation Community of Practise will provide support and advice to City staff, Council and the public to help build capacity within the Corporation and in the community for implementation of the Public Participation Policy principles and tools.

The Public Participation Community of Practise is responsible for:

o Development of public participation tools to implement the Public Participation Policy across the Corporation.

o Coordinating and linking engagement activities, standards and practices across the Corporation

o Providing advice to operational departments on public participation process design and providing Corporate, and in some cases community, training and orientation

o Ensuring that tools are available to assist operational departments and project managers in determining the level of public involvement and the need for engagement on a particular issue prior to embarking on a consultation

o In conjunction with the Communications and Marketing Branch, monitoring and coordinating public participation activities across the Corporation to ensure there is minimal duplication, and coordinating efforts to ensure that citizens and community organizations are not regularly required to respond to several requests for participation during the same time period, through a corporate Calendar of Events

o Providing advice to operational departments on techniques (methods for engaging the public) to ensure consistent approaches are used, and that these approaches match the issue and level of public involvement

o Serving as a point of contact for the community on consultation activities

o Pursuing e-democracy initiatives and technology to provide and develop alternate means of involving the public

o Continuous review and improvement of the Public Participation Policy and programs.

Employees

Employees are responsible for:

o Adhering to the Public Participation Policy for all public consultations that are undertaken

o Researching and representing the views and needs of those people who do not involve themselves in a public participation process

o Liaising with community groups and keep the channels of communication open for discussions

o Working knowledge of the tools and policies of public participation

o Being respectful and open to ideas and comments from the public

o Ensuring that alternative formats of documents are available upon request

o Supporting the inclusion of marginalized groups in public participation

Contact

Enquiries should be directed to:

Program Manager, Policy and Projects

Secretariat Services Branch

Corporate Services Department

City of Ottawa

Tel: (613) 580-2424 Ext. 21779

Rapport au/Report to:

Comité des services organisationnels et du développement économique

Corporate Services and Economic Development Committee

et au Conseil municipal/and Council

le 8 septembre 2003/8 September 2003

Soumis par/Submitted by: Kent Kirkpatrick, Directeur général/General Manager

Services généraux/Corporate Services Department

Personne-ressource/Contact: Pierre Pagé, Directeur/Greffier, Services de secrétariat
Director of Secretariat Services and City Clerk

580-2424 poste/ext. 22408 Pierre.Page@ottawa.ca

N° de réf : ACS2003-CRS-SEC-0016

OBJET :	FAVORISER ET ACCROÎTRE LA PARTICIPATION DU PUBLIC À OTTAWA
SUBJECT:	ENCOURAGING AND ADVANCING PUBLIC PARTICIPATION in Ottawa

RECOMMANDATION DU RAPPORT

Que le Comité des services organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’approuver la nouvelle Politique de participation du public pour la Ville d’Ottawa (annexée au rapport) et appuie la création d’une table ronde sur l’intéressement du public.

REPORT RECOMMENDATION

That the Corporate Services and Economic Development Committee recommend Council approve the new Public Participation Policy for the City of Ottawa (attached to the report) and endorse the creation of a Roundtable for Citizen Engagement.

RÉSUMÉ

Hypothèses et analyse :

À la suite de la fusion en une de douze municipalités de la région et de la création de la nouvelle Ville d’Ottawa, en 2001, on a adopté une approche coordonnée et cohérente à l’intérêt du public afin de mettre en œuvre les meilleures pratiques en cette matière. La nouvelle Politique de participation du public (annexée au rapport) donne l’occasion de regarder de plus près la façon dont la Ville mène ses affaires pour s’assurer de valoriser le processus de consultation, d’élargir l’utilisation des meilleures pratiques en matière de participation du public sur la scène municipale et de veiller à ce que la rétroaction des citoyens soit appréciée à sa juste valeur et utilisée dans la mise au point et la prestation des programmes, services et politiques de la Ville.

L’élaboration de la nouvelle Politique de participation du public s’est déroulée sur neuf mois dans le cadre de vastes consultations communautaires visant à choisir les valeurs et les principes devant en former la pierre d’angle. En se dotant de ce nouvel outil, la Ville s’engage à ce que les processus administratifs et d’élaboration des politiques soient ouverts, accessibles et respectueux du droit du public de participer et tiennent compte du besoin du public d’être renseigné. De nombreuses activités de consultation organisées en vue de l’élaboration de la Politique ont donné lieu à la formulation, par les citoyens, de recommandations axées sur l’innovation et la collaboration, y compris la mise sur pied d’une Table ronde sur l’intérêt du public, que le rapport aborde plus en détail.

On a procédé à l’étude d’une foule de politiques internationales, fédérales et municipales en matière de participation du public et passé en revue les lignes directrices des anciennes municipalités de la région pour déterminer les critères d’une bonne politique de participation du public et les moyens de s’assurer que les personnes touchées par les décisions auront la possibilité de s’exprimer de façon significative.

Une bonne participation du public améliore les rapports mutuels avec la collectivité, renforce les groupes et les réseaux et constitue un élément important dans la promotion du bien-être communautaire. On utilisera des méthodes appropriées et économiques pour renseigner les collectivités, les intervenants clés et les parties intéressées en fonction des particularités de chacun des sujets de consultation, pour garantir un accès sans entraves aux affaires de la Ville.

Presque unique en son genre au Canada, la nouvelle Politique de participation du public placera Ottawa au rang des villes avant-gardistes dans leur approche des affaires municipales, en particulier puisqu’elle reflète les opinions et tient compte des commentaires des citoyens et des intervenants de la Ville.

Les six grands principes énoncés dans la Politique de participation du public en constituent la pierre angulaire et ont été choisis spécialement par les citoyens à la suite des consultations approfondies. Ces principes reflètent les points de vue des citoyens d’Ottawa au sujet des assises sur lesquelles doit reposer toute consultation entreprise par la Ville.

Les principes suivants sont énoncés dans la Politique et tiennent compte de ce qui suit :

• Inclusion et authenticité – Dans la mesure du possible, la Ville fera participer d’une manière transparente et équitable tous les intervenants susceptibles d’être touchés par un problème.
• Partage et soutien – Participation des intervenants au processus décisionnel lorsqu’elle peut avoir une incidence sur la décision.
• Responsabilité et engagement – Établissement d’attentes et d’objectifs clairs dans les initiatives de participation du public et écoute active des commentaires des citoyens, des organismes communautaires et des comités consultatifs.
• Importance et réceptivité – Veiller à ce que les consultations soient significatives et valables, qu’elles aient des attentes et des objectifs clairs en ce qui concerne la capacité du public d’avoir une influence sur les décisions. Veiller à ce que les consultations soient faites en temps opportun par rapport aux questions en jeu et au degré de participation du public. Le fait de veiller à ce que les participants reçoivent une rétroaction appropriée sur l’impact des commentaires qu’ils ont émis est essentiel pour que la participation du public soit significative.
• En constante amélioration – L’évaluation et la mesure continues du succès de la Politique de participation du public et des initiatives à ce titre menées par la Ville garantiront pour une bonne part l’efficacité et la pertinence de la participation du public. Un examen annuel de la Politique aura lieu, et des mécanismes d’évaluation de chaque initiative de consultation seront utilisés.
• Faciliter les liens et améliorer les capacités pour une communauté de collaboration – Renforcer les liens entre la Ville et la collectivité dans les initiatives de participation du public et améliorer les capacités de participation des citoyens à des sujets qui les touchent grâce à la création d’un Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public.

Répercussions financières :

En raison du resserrement de la situation financière de la Ville ainsi que des ressources humaines et budgétaires limitées, des ressources financières supplémentaires n’ont pas été affectées à la mise en œuvre et à l’application de la Politique de participation du public et de la Table ronde sur l’intérêt du public. Il faudrait entreprendre dans les années à venir un examen annuel des incidences de la mise en œuvre de la Politique.

Consultation publique/commentaires :

La mise au point de la Politique de participation du public a donné lieu à de vastes consultations publiques visant à faire en sorte que la Politique tienne compte des commentaires et points de vue des citoyens d’Ottawa. Voici une liste des consultations organisées à cette fin :

§ Sondage par téléphone et courriel avant la tenue des consultations - février 2003

§ Quatre groupes de discussion communautaires tenus à divers endroits dans la Ville - avril 2003

§ Discussion en ligne sur Internet - avril à juin 2003

§ Sondage aléatoire par téléphone - avril à mai 2003

§ Groupe de discussion avec le personnel de la Ville - mai 2003

§ Atelier du comité consultatif - avril 2003

§ Atelier de l’International Association of Public Participation Conference - mai 2003

§ Trois forums communautaires tenus à divers endroits dans la Ville (prévoyant formulaires de rétroaction, sondages par clavier numérique et discussions en ligne) - mai à juin 2003

§ Groupe de discussion avec le Comité consultatif sur la pauvreté ainsi que des représentants des personnes à faible revenu/marginalisées - juin 2003

§ Examen, par le comité consultatif, des thèmes retenus et rédaction de la version provisoire des principes de la participation du public - juin 2003

§ Atelier de l’International Association of Facilitators Conference - juin 2003

Sont inclus dans le rapport un examen de chaque consultation et un résumé des commentaires et thèmes retenus lors de chacune.

CONTEXTE

À la suite de la fusion en une de douze municipalités de la région et de la création de la nouvelle Ville d’Ottawa, en 2001, on a adopté une approche coordonnée et cohérente à l’intérêt du public afin de mettre en œuvre les meilleures pratiques en cette matière. Si l’on tient compte des nombreuses initiatives organisationnelles et des exigences législatives de la Ville, une Politique de participation du public officielle s’avère nécessaire pour s’assurer que la Ville informe le public de toute question qui le touche directement et le consulte à ce sujet.

Le présent rapport et la Politique de participation du public connexe donnent l’occasion de regarder de plus près la façon dont la Ville mène ses affaires pour s’assurer de valoriser le processus de consultation, d’élargir l’utilisation des meilleures pratiques en matière de participation du public sur la scène municipale et de veiller à ce que la rétroaction des citoyens soit appréciée à sa juste valeur et utilisée dans la mise au point et la prestation des programmes, des services et des politiques de la Ville.

L’élaboration de la nouvelle Politique de participation du public s’est déroulée sur neuf mois dans le cadre de vastes consultations communautaires visant à choisir les valeurs et les principes devant en former la pierre d’angle. En se dotant de ce nouvel outil, la Ville s’engage à ce que les processus administratifs et d’élaboration des politiques soient ouverts, accessibles et respectueux du droit du public de participer et tiennent compte du besoin du public d’être renseigné. De nombreuses activités de consultation organisées en vue de l’élaboration de la Politique ont donné lieu à la formulation, par les citoyens, de recommandations axées sur l’innovation et la collaboration, y compris la mise sur pied d’une Table ronde sur l’intéressement du public, que le rapport aborde plus en détail plus loin.

On a procédé à l’étude d’une foule de politiques internationales, fédérales et municipales en matière de participation du public et passé en revue les lignes directrices de certaines des anciennes municipalités de la région pour déterminer les critères d’une bonne politique de participation du public et les moyens de s’assurer que les personnes touchées par les décisions auront la possibilité de s’exprimer de façon efficace et significative.

Une bonne participation du public améliore les rapports mutuels avec la collectivité, renforce les groupes et les réseaux et constitue un élément important dans la promotion du bien-être communautaire. Dans la politique, on établit les mesures que la Ville prendra pour créer des partenariats d’échange d’information et assurer la participation de la collectivité aux décisions prises au sujet des services que la Ville offre et la gestion des ressources communautaires. On utilisera des méthodes appropriées et économiques pour renseigner les collectivités, les intervenants clés et les parties intéressées en fonction des particularités de chacun des sujets de consultation, pour garantir un accès sans entraves aux affaires de la Ville.

EXECUTIVE SUMMARY

Assumptions and Analysis:

As a result of amalgamation of twelve area municipalities into one and the creation of the new City of Ottawa in 2001, a coordinated and consistent approach to citizen engagement has been developed to implement a best practise for public participation. The new Public Participation Policy (attached to the report) provides an opportunity to re-examine the way business is carried out to ensure that there is value to the consultation process, to expand the use of best practices for citizen engagement in the City, and to ensure that community feedback is valued and used to further develop and deliver programs, services and policies in the City.

The new public participation policy has been developed over the course of nine months, with extensive community consultation to determine the values and principles, which form the cornerstone of the policy. The new Public Participation Policy makes a commitment to citizens that administrative and policy processes are open and accessible, respectful of the public’s right to be involved, and are responsive to the public’s need for information. Many of the consultation activities undertaken to develop the policy have resulted in innovative and collaborative recommendations by the community, including the creation of a Roundtable on Citizen Engagement, discussed in detail in the report.

A review of international, federal, and other municipal public participation policies, as well as the policies of the former area municipalities, was undertaken to determine what constitutes an effective public participation policy, and what would ensure those affected by decisions were provided an opportunity to provide input in a meaningful way.

Improved public participation enhances interaction with the community, strengthens groups and networks and is an important component of promoting the well being of the community. Appropriate and cost effective methods will be used to inform local community, key stakeholders and interested parties, relevant to the specific circumstances of each consultation topic, to ensure that the City is open and accessible.

The new Public Participation Policy will be one of the few in existence in Canada and will put Ottawa on the map of forward thinking approaches to municipal government, particularly as this policy is based on the expressed views and input of residents and stakeholders in the City.

Six key principles outlined in the Public Participation Policy form the cornerstone for the policy and were expressly identified by the community through extensive consultation on the development of the policy. These principles reflect the views of Ottawa residents on what the foundation for consultation undertaken by the City should be.

The following principles are outlined in detail in the Policy, and reflect the following:

• Inclusive & Authentic – To the greatest extent possible, the City will involve all stakeholders who are potentially affected by an issue in a transparent and equitable way.
• Sharing & Supportive – Involvement of stakeholders in the decision-making process where their input can impact the decision.
• Accountable & Committed – Setting clear objectives and expectations for a public participation initiative and actively listening to the input of citizens, community organizations and Advisory Committees.
• Meaningful & Responsive – Ensuring consultation is meaningful and valid, with clear objectives and expectations with respect to the ability of the public to impact the decision. Ensuring consultation is conducted in a timely manner that is appropriate to the issue and level of public involvement. Ensuring that participants receive appropriate feedback on the impact of their input is key to making public participation meaningful.
• Continuously Improving – Continuously evaluating and measuring the success of the Public Participation Policy and public participation initiatives conducted by the City will form a fundamental part of ensuring public participation is effective and relevant. An annual review of the policy will be undertaken, and evaluation mechanisms for each consultation initiative will be used.
• Facilitating & Building Capacity for a Collaborative Community – Strengthening links between the City and the community on public participation initiatives and building capacity in the community for citizen engagement on issues that affect them through a corporate Public Participation Community of Practice.

Financial Implications:

Due to the existing constrained financial situation at the City, and limited staff and budgetary resources, no additional funds have been identified for the implementation and application of the Public Participation Policy and the Roundtable for Citizen Engagement. An annual review of the implications of the policy implementation should be undertaken in future years.

Public Consultation/Input:

Extensive public consultation has taken place over the development of the Public Participation Policy, to ensure that the Policy is based on the input and viewpoints expressed by residents of Ottawa. The following consultations were conducted over the course of the project:

§ Pre-consultation sampling phone and email survey – February 2003

§ Four community focus groups in different locations throughout the City – April 2003

§ Online Internet Discussion – April to June 2003

§ Random Telephone Survey – April to May 2003

§ Focus group with City staff – May 2003

§ Advisory Committee Workshop – April 2003

§ International Association of Public Participation Conference workshop – May 2003

§ Three Community Forums in different locations throughout the City (with feedback forms, keypad polling and on-line discussion) – May to June 2003

§ Focus Group with Poverty Issues Advisory Committee and low income/marginalized community representatives – June 2003

§ Advisory Committee review of the identified themes and draft public participation principles – June 2003

§ International Association of Facilitators Conference workshop – June 2003

A review of each individual consultation, and a summary of the input and themes identified at that consultation are provided in the report.

DISCUSSION

L’administration locale travaille plus efficacement et de façon plus représentative si elle évolue dans un environnement où l’information et les points de vue sont ouvertement communiqués. La compréhension et la confiance mutuelles entre les représentants élus, les citoyens et le gouvernement sont essentielles à la réussite. La nouvelle Politique de participation du public énoncée dans le présent rapport est unique en ce qu’elle est fondée sur les points de vue exprimés par les citoyens. Elle représente une vision commune de la façon d’établir une collectivité plus liée et forte grâce à la participation du public.

Il existe de nombreux avantages à une politique de participation du public cohérente, normalisée et significative :

• Réduit des délais coûteux de projets grâce à une prise en charge des problèmes avant qu’ils ne surviennent
• Économise temps et argent en permettant aux bons projets d’être mis de l’avant
• Permet la détection anticipée des préoccupations et des besoins du public – constitue un forum pour le partage d’idées et de préoccupations
• Sert de banc d’essai pour les changements proposés et donne lieu à un plus grand nombre de solutions de rechange
• Améliore la communication bilatérale, renforçant ainsi la confiance et favorisant les relations
• Améliore la crédibilité des preneurs de décision et permet une analyse plus claire lors du processus décisionnel
• Permet d’intégrer de manière significative l’opinion des citoyens dans le processus décisionnel
• Constitue un moyen de mieux intégrer les valeurs du public dans les initiatives administratives locales
• Offre un fondement plus solide pour la mise en œuvre de projets
• Correspond aux attentes du public d’une administration locale ouverte et transparente
• Facilite la compréhension et favorise le respect des points de vue différents
• Améliore la qualité de la démocratie
• Crée une voie digne de foi par laquelle une information précise et pertinente peut circuler
• Aide à renforcer la compréhension et à soutenir les objectifs de la Ville

Analyse comparative – Un examen des autres programmes et politiques de participation du public

Analyse comparative : anciennes municipalités de la région

Un grand nombre des anciennes municipalités de la région possédaient des pratiques formelles et informelles pour demander la participation du public au processus décisionnel. Dans certains domaines, la loi provinciale régissait, et continue de régir, l’orientation organisationnelle relative à la communication avec le public et à la consultation de ce dernier. Certaines lois prévoient un processus complet d’information et de consultation du public comme la Loi sur l’aménagement du territoire, la Loi sur les évaluations environnementales, la Loi de 2001 sur les municipalités, entre autres lois.

La Municipalité régionale d’Ottawa-Carleton possédait auparavant une Politique de participation du public officielle et un [Guide sur la consultation du public à l’intention du personnel] connexe qui facilitaient le processus de consultation du public et précisaient les principes directeurs pour intégrer la participation du public au processus décisionnel lorsqu’il a été déterminé qu’il devait être valorisé ou que le processus de consultation était nécessaire. La Région tenait également à jour une liste maîtresse complète des personnes‑ressources de toutes les associations, de tous les organismes et groupes de la Ville et elle les avisait régulièrement de toutes les questions et les leur communiquait, leur envoyant un index de comités pour information et les avisant des réunions publiques prévues.

L’ancienne Ville d’Ottawa conservait une liste de personnes‑ressources des associations communautaires, utilisée particulièrement lors des processus d’approbation d’aménagement, pour s’assurer que les obligations découlant de la loi à l’égard de la Loi sur l’aménagement du territoire étaient respectées par toutes les parties intéressées. La Politique de participation du public de l’ancienne Ville d’Ottawa englobait les questions d’aménagement ainsi que les autres mécanismes de consultation du public et comprenait les éléments de notification, de consultation et de développement communautaire. Un examen de la Politique de participation du public mené en 1989 a montré que, malgré la présence de mécanismes de consultation, la municipalité n’avait pas consulté le public de manière uniforme dans le cadre de l’élaboration de politiques, de programmes ou de services offerts par la Ville. L’application cohérente et uniforme de la nouvelle politique constituera l’objectif clé.

L’ancienne Ville de Gloucester possédait également une politique sur la consultation du public, semblable par sa nature et son application à celle de la Municipalité régionale d’Ottawa-Carleton.

Après avoir examiné les politiques existantes dans les anciennes municipalités de la région, on a constaté que les services et les directions de chaque organisme produisaient tous leur propre version spécialisée d’une politique sur la participation pour qu’elle soit adaptée à leur groupe client respectif. Toutes les politiques avaient les objectifs suivants en commun :

• la création d’un partenariat ou d’une relation avec le public ou les collectivités afin de s’assurer qu’ils sont informés des services et des programmes proposés qui les toucheront;
• l’assurance que l’on tient compte de l’opinion du public;
• la sollicitation de la participation du public afin d’aider la Ville dans le cadre de son processus décisionnel;
• l’encouragement d’une communication bilatérale entre les représentants de la Ville et le public, en présentant une relation de collaboration, et non antagoniste.

Les politiques de consultation du public des anciennes municipalités de la région avaient également tendance à souligner les « règles » clés de la participation, dont un but précis, un public cible clairement défini et une compréhension du rôle de l’activité de participation (remue‑méninges, validation du travail effectué par la Ville, information quant au déroulement).

Un grand nombre des anciennes politiques faisaient mention du rôle des nombreux niveaux d’administration (municipale) dans le processus de participation, au‑delà de la direction responsable d’un projet, les autres employés de la Ville, les membres du comité consultatif et les représentants élus pouvaient également participer aux activités.

Analyse comparative : autres municipalités canadiennes

Les recherches effectuées dans d’autres municipalités au Canada indiquent que très peu de villes ont élaboré des politiques détaillées sur la participation du public.

La majorité des municipalités demandaient la contribution du public en fonction des questions controversées ou d’actualité examinées, comme l’utilisation de pesticides, les plans de gestion des déchets et ainsi de suite.

Au cours des dernières années, deux municipalités au Canada ont consacré du temps et des ressources à enquêter sur l’augmentation de la participation du public aux affaires municipales et à la soutenir. Ces dernières années, les villes de Vancouver et de Calgary ont entrepris des projets globaux, semblables à l’initiative présentée dans le présent rapport, en vue de tenir de vastes consultations avec les résidents de leurs municipalités afin de créer des politiques organisationnelles complètes relatives à la participation du public qui établissent le fondement et les principes de la consultation des résidents à propos des questions qui les touchent. Vancouver et Calgary ont également investi des ressources dans l’élaboration de procédures et de guides détaillés à l’intention du personnel afin de s’assurer que le personnel mène les activités de consultation du public de façon uniforme et cohérente, ce qui représente la meilleure pratique en ce qui a trait à l’intérêt du public. La Ville de Calgary et la Ville de Vancouver ont également créé des bureaux d’intéressement du public afin de garantir la présence d’un centre d’expertise pour l’intéressement du public dans la municipalité et d’offrir un point de contact relativement aux initiatives de consultation pour la municipalité.

La Ville de Montréal a investi des ressources considérables dans la création d’un bureau de consultation du public officiel, tirant son mandat de la loi provinciale, afin de s’assurer qu’une consultation du public appropriée et significative est entreprise par la Ville, dont l’accent serait placé sur la création d’initiatives. Chose intéressante, le bureau de consultation publique de Montréal est un organisme autonome et est indépendant de la structure municipale, ayant comme but de préserver un processus de consultation du public sans parti pris, qui n’est pas influencé par les autres priorités municipales.

La Ville de Toronto possède une politique de publicité officielle qui détermine et souligne les méthodes de diffusion de l’information au public; cependant, elle ne dispose pas d’une politique de participation du public officielle. Certains services de la Ville de Toronto, comme les travaux publics, disposent de procédures formelles à suivre qui régissent les activités de consultation du public liées au mandat du service.

La Politique de participation du public soulignée dans le présent rapport sera l’une des seules en existence au Canada et elle permettra à Ottawa d’adopter une vision avant‑gardiste en ce qui concerne l’administration municipale, particulièrement puisque cette politique est fondée sur les opinions et les suggestions exprimées des résidents et des intervenants de la ville.

Analyse comparative : gouvernement fédéral

Le gouvernement fédéral possède une politique en matière de communication ainsi que des politiques officielles de participation du public administrées par un certain nombre de ministères fédéraux, dont Environnement Canada et Santé Canada, adaptés à leur mandat. Les politiques soulignent les mesures précises et détaillées à adopter afin de s’assurer que l’information portant sur les politiques, les initiatives et les programmes fédéraux est communiquée au public et que les personnes et les organismes participent à l’élaboration, à la création et à l’évaluation des politiques, des programmes, des lois et des services publics, par l’entremise des réseaux de service public et leur député respectif.

Analyse comparative : États‑Unis et étranger

Aux États‑Unis, un nombre croissant d’initiatives permettent aux citoyens de trouver des solutions et des possibilités de remplacement aux questions qui les touchent directement. À titre d’exemple, les départements américains de l’Énergie et de l’Environnement ont élaboré des politiques de consultation du public officielles au cours des dernières années, et de nombreuses municipalités aux États-Unis ont également entrepris des démarches afin de tirer parti de la capacité des citoyens à participer et à contribuer à la politique publique.

Les municipalités de Virginia Beach, en Virginie, de Phoenix, en Arizona, et de Lakewood, au Colorado, sont des exemples de municipalités américaines ayant entrepris des initiatives en vue de créer des possibilités de dialogue public et d’accroître la responsabilisation et la compréhension à l’égard des activités des administrations locales.

De 1999 à 2001, la Ville de Virginia Beach a mené un projet intitulé « Connections for a Lifetime: Building Community Trust and Relationships » (Liens pour la vie : créer la confiance et des partenariats communautaires) qui a consisté en une vaste consultation de la collectivité et des intervenants dans le but de créer une nouvelle vision pour la ville et qui comportait des priorités liées à l’échange d’information et à l’intéressement du public.

De nombreuses villes américaines ont également entrepris des démarches visant à accroître la capacité des collectivités en vue de l’intéressement et de la démocratie en action, et ce, en créant des institutions de citoyens pour fournir aux résidents les outils et la formation nécessaires à un intéressement accru.

Phoenix a élaboré une trousse d’association de quartier afin de guider les associations communautaires locales sur la façon d’intéresser leurs intervenants, de mieux accroître la capacité et d’en faire profiter le plus possible la ville. Lakewood, au Colorado, a mis sur pied une académie de planification pour les citoyens afin d’accroître les connaissances et la compréhension des résidents à l’égard des questions locales et de mieux refléter leurs opinions aux décideurs. Virginia Beach a créé une académie civique locale afin de développer la capacité communautaire et les connaissances et de lier les groupes communautaires les uns aux autres.

À l’étranger, l’Australie constitue un exemple de participation du public en action à de nombreux endroits. Au moyen d’une mesure législative du gouvernement national, les conseils municipaux sont légalement mandatés pour préparer et adopter des pratiques prévoyant la consultation du public sur leurs activités. En 1999, l’Australie a mis en place un processus de réforme complète par lequel on pourra mettre sur pied une administration locale ouverte et accessible, grâce à l’adoption de la Local Government Act (Loi sur l’administration locale), dans laquelle on établit les paramètres législatifs encadrant la participation du public aux questions qui les touchent et la communication avec ce dernier. L’un des exemples les plus frappants de cette loi concerne la campagne intitulée « Reflecting Community Values » (refléter les valeurs communautaires) qui présentait les étapes et les principes directeurs de la mise en œuvre de la loi. Le programme prévoyait la consultation d’un éventail d’intervenants ainsi qu’un processus ouvert, responsable et transparent, suffisamment de temps pour la consultation, de l’information gratuite et l’incorporation des résultats de la consultation au processus décisionnel final.

D’autres exemples internationaux reprennent, non pas nécessairement des « théories » d’approches visant la participation du public, mais plutôt des méthodes qui ont été utilisées au niveau municipal. Par exemple, une société appelée AmericaSpeaks a collaboré avec la Civic Alliance to Rebuild New York en vue d’élaborer une approche publique pour la reconstruction de Manhattan après la tragédie du 11 septembre. Certains de leurs objectifs et techniques n’étaient pas différents de ceux soulignés dans la présente Politique de participation du public, mais étaient innovatrices puisqu’elles parvenaient à faire participer 5 000 citoyens à un processus d’une journée visant la création de solutions pour l’utilisation de l’emplacement du World Trade Center.

De nombreux autres organismes se consacrent à des méthodes de participation des citoyens en vue de bâtir de meilleures collectivités et d’accroître la capacité de faire participer le public. Ils comprennent des groupes utilisant des méthodes, comme les jurys de citoyens, pour habiliter les collectivités à prendre des décisions relatives à l’utilisation du sol, à l’éducation et aux soins de santé. On a eu recours à des méthodes comme les cercles d’étude pour faciliter une interaction et un dialogue communautaires en profondeur à propos de questions vastes et complexes comme la réclamation de sites de déchets contaminés. Toutes ces méthodes reposent sur le principe selon lequel les citoyens devraient avoir un mot à dire sur les questions touchant leur vie, et que l’on devrait utiliser leurs suggestions sur les questions communautaires afin de créer de meilleurs endroits où vivre.

Il convient de noter que la consultation publique ne constitue pas une nouvelle initiative pour la Ville d’Ottawa et qu’une consultation à grande échelle a été effectuée à l’égard d’un grand nombre de questions touchant des résidents depuis la fusion, notamment des questions controversées et vastes comme le plan officiel et les plans directeurs connexes, le règlement sans fumée, la création de la stratégie et des règlements sur l’utilisation de pesticides et le Plan directeur des transports. La nouvelle Politique de participation du public soulignée dans le présent rapport tente de suivre les leçons apprises découlant de ces initiatives et des autres expériences municipales et internationales, combinées aux opinions exprimées par les résidents d’Ottawa, et d’établir une meilleure pratique en vue d’une participation uniforme et significative pour Ottawa.

Politique de participation du public de la Ville d’Ottawa

Valeurs fondamentales liées à la participation du public

Les valeurs qui constituent le fondement de la Politique de participation du public ont évolué depuis celles adoptées par l’International Association of Public Participation, basées sur des années de recherche et d’intérêt pour les croyances que les citoyens ont au sujet de la consultation. On a modifié ces valeurs afin de refléter la participation des résidents d’Ottawa qui ont été consultés tout au long de l’élaboration de la nouvelle politique.

La Politique de participation du public est fondée sur les valeurs fondamentales suivantes de participation du public :

4. Le public sera tenu informé des sujets le concernant.
5. Le public doit avoir son mot à dire dans les décisions ayant une incidence sur sa vie.
6. Le processus de participation du public :

§ devra garantir et s’engager auprès de la population à ce que leur contribution puisse avoir une incidence sur la décision;

§ devra communiquer les intérêts et tenir compte des besoins des participants;

§ devra demander et faciliter la participation des intervenants pouvant être concernés;

§ devra faire appel à des mécanismes de rétroaction appropriés et faire savoir aux participants de quelle manière leurs commentaires ont influé sur la décision;

§ devra fournir aux participants l’information nécessaire pour participer d’une manière significative.

Six grands principes de la participation du public

Les six grands principes énoncés dans la Politique de participation du public en constituent la pierre angulaire et ont été choisis spécialement par les citoyens à la suite des consultations approfondies. Ces principes reflètent les points de vue des citoyens d’Ottawa au sujet des assises sur lesquelles doit reposer toute consultation entreprise par la Ville.

Les principes suivants sont énoncés dans la Politique et tiennent compte de ce qui suit :

• Inclusion et authenticité – Dans la mesure du possible, la Ville fera participer d’une manière transparente et équitable tous les intervenants susceptibles d’être touchés par un problème.
• Partage et soutien – Participation des intervenants au processus décisionnel lorsqu’elle peut avoir une incidence sur la décision.
• Responsabilité et engagement – Établissement d’attentes et d’objectifs clairs dans les initiatives de participation du public et écoute active des commentaires des citoyens, des organismes communautaires et des comités consultatifs.
• Importance et réceptivité – Veiller à ce que les consultations soient significatives et valables, qu’elles aient des attentes et des objectifs clairs en ce qui concerne la capacité du public d’avoir une influence sur les décisions. Veiller à ce que les consultations soient faites en temps opportun par rapport aux questions en jeu et au degré de participation du public. Le fait de veiller à ce que les participants reçoivent une rétroaction appropriée sur l’impact des commentaires qu’ils ont émis est essentiel pour que la participation du public soit significative.
• En constante amélioration – L’évaluation et la mesure continues du succès de la Politique de participation du public et des initiatives à ce titre menées par la Ville garantiront pour une bonne part l’efficacité et la pertinence de la participation du public. Un examen annuel de la Politique aura lieu, et des mécanismes d’évaluation de chaque initiative de consultation seront utilisés.

• Faciliter les liens et améliorer les capacités pour une communauté de collaboration – Renforcer les liens entre la Ville et la collectivité dans les initiatives de participation du public et améliorer les capacités de participation des citoyens à des sujets qui les touchent grâce à la création d’un Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public.

Échantillon de participation du public

L’échantillon de participation du public, exposé en détail dans la politique ci-jointe, a été élaboré par l’International Association for Public Participation et utilisé, tout au long du processus de consultation, pour l’élaboration de la politique. D’après les commentaires que l’on a reçus de la communauté, l’échantillon représentait un outil utile à la fois pour la Ville et les citoyens, dans le but de comprendre les répercussions que leurs suggestions peuvent avoir sur une décision et quelle sera l’intention d’une activité de consultation particulière. Les participants à la consultation ont appuyé sans réserve l’échantillon de participation du public.

Dans l’échantillon, on présente les buts, les objectifs et les promesses faites au public. On explique aux participants et aux preneurs de décision les attentes et l’engagement de chaque processus de participation du public. On y expose clairement les répercussions possibles sur les décisions dont découlera la participation du public.

Application de la Politique de participation du public

La politique s’applique à tous les secteurs de l’administration municipale et à toutes les questions de compétence municipale, et doit être appliquée dans tous les processus de participation du public, qu’ils soient destinés au grand public, à des organismes communautaires en particulier, à des organismes bénévoles ou à des intervenants du privé. La politique aura une incidence sur toutes les activités de la Ville visant à informer les résidents, à les consulter, à les faire participer, à collaborer avec eux et à les habiliter à agir sur des sujets qui les concernent. La politique sera un complément, et servira de guide, lors des activités de consultation exigées par la loi.

Le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public offrira soutien et conseils au personnel et au public qui leur permettra d’améliorer leurs capacités au sein de l’administration municipale et de la communauté pour la mise en place de la Politique de participation du public et de ses principes. Vous trouverez, ci-dessous, de plus amples renseignements sur le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public.

Les citoyens seront également encouragés à prendre connaissance des principes de la Politique de participation du public et des valeurs fondamentales de la participation du public, et à comprendre l’échantillon de participation du public sur le plan des objectifs et des espérances liés au processus de participation auquel ils prennent part.

Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public

Afin de mettre en œuvre une Politique de participation du public dans toute l’administration municipale, de façon normalisée, cohérente et rentable, on créera un Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public. En raison des limites des ressources en personnel et du budget, il serait difficile de créer et d’entretenir un groupe central voué aux activités de consultation publique et aux meilleures pratiques. Par conséquent, on créera un Réseau d’échange de pratiques avec les représentants de tous les services de la ville, qui échangeront les meilleures pratiques et les leçons tirées et amélioreront les capacités de l’administration municipale pour l’engagement des citoyens.

Un Réseau d’échange de pratiques complète les structures existantes en favorisant la collaboration, l’échange d’information et le partage de meilleures pratiques dans les limites de temps et de distance ainsi que de hiérarchies organisationnelles. Les réseaux d’échange de pratiques constituent un investissement dans l’avenir des organismes et un lieu où naîtront tout d’abord des meilleures pratiques et des innovations et où l’on pourra déterminer des solutions aux problèmes partagés. Ils peuvent former la base de développement d’un organisme entier d’après la connaissance et l’innovation.

En travaillant en tant qu’équipe interministérielle, le Réseau d’échange de pratiques s’assurera que l’administration municipale met en œuvre la Politique de participation du public de la même façon, d’après les meilleures pratiques.

Le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public sera responsable des activités suivantes :

• élaboration d’un guide ou d’une trousse de participation du public pour tous les membres du personnel de l’administration municipale, afin de fournir des outils normalisés et cohérents pour un engagement des citoyens reposant sur des solutions et des meilleures pratiques novatrices;
• formation de ses services respectifs au guide ou à la trousse et à la politique de participation du public;
• réévaluation et amélioration continues de la Politique de participation du public, ainsi que de son guide ou de sa trousse;
• partage des leçons tirées et des expériences avec les autres membres;
• centre d’expertise au sein de ses directions et de ses services pour ses collaborateurs sur la participation du public;
• lien avec la communauté sur les pratiques en matière de participation du public;
• lien entre la Ville et les autres organismes centrés sur les meilleures pratiques d’engagement des citoyens, afin de perfectionner et d’élargir le rôle de la Ville pour ce qui est des meilleures pratiques d’engagement des citoyens.

Le Réseau d’échange de pratiques sera dirigé par les Services généraux et comprendra des représentants des cinq autres services de la ville, nommés par leurs directeurs généraux respectifs.

Caucus municipal du Canada pour la participation du public

En mai 2003, la conférence annuelle de l’International Association for Public Participation s’est tenue à Ottawa, avec des représentants venus du monde entier. Participaient à la conférence les villes de Toronto, de Montréal, de Vancouver, de Calgary, de Halifax et d’Edmonton. Comme la Ville d’Ottawa, toutes ces municipalités ont réalisé des progrès considérables ces dernières années et continuent à élaborer des stratégies et des pratiques efficaces et significatives en matière d’engagement des citoyens. Les représentants de ces municipalités sont parvenus à un accord amiable visant à élaborer et à entretenir un réseau et des moyens réguliers d’échange d’information et de personnes-ressources, en vue de s’assurer que les meilleures pratiques de la participation du public croissent dans chacun de ces domaines. À mesure que ces municipalités élaborent des méthodes, des politiques, des programmes et des initiatives, elles en feront part aux autres dans un souci d’améliorer continuellement les capacités relatives à l’engagement des citoyens.

Table ronde pour l’engagement des citoyens

À compter de novembre 2002 et, atteignant son point culminant en juin 2003, la Ville d’Ottawa a établi des partenariats avec les représentants de la Communauté de facilitation d’Ottawa, dans le souci d’améliorer et d’élargir les capacités communautaires relatives à la participation du public et à l’engagement des citoyens. Le projet a été instauré par la Communauté de facilitation d’Ottawa en contrepartie de tout ce que la communauté a offert. On a lancé un projet de sensibilisation qui a débouché sur un atelier de « leçons tirées », que l’on a brillamment présenté à l’occasion de la Conférence de l’International Association of Facilitators, qui a eu lieu à Ottawa en juin 2003. Le projet de sensibilisation et l’élaboration de la Politique de participation du public comportaient des objectifs compatibles et destinés à accroître les capacités communautaires de participation. Vingt-cinq membres de la Communauté de facilitation d’Ottawa ont consacré leur temps et leur expertise à titre bénévole, en tant qu’animateurs et formateurs. La Ville a, quant à elle, déterminé des projets, fourni des ressources concrètes et du personnel ainsi que des leçons tirées afin d’apporter sa contribution à la Politique de participation du public.

On a intitulé comme suit l’atelier qui en a découlé à la Conférence de l’International Association of Facilitators, en juin 2003 : Engaging Citizens in Public Issue Dialogue… Facilitating Participation Among the Many (Engager les citoyens dans le dialogue des questions d’intérêt public… Faciliter la participation parmi le plus grand nombre). Parmi les participants, on comptait les délégués à la Conférence de l’International Association of Facilitators, les participants au projet de sensibilisation dont les membres du Comité consultatif, ainsi que les représentants des organismes communautaires, des associations, du secteur opérationnel et des domaines de l’éducation et de la santé d’Ottawa.

Dans le cadre de l’atelier, on a examiné les leçons tirées par les participants au projet de sensibilisation (surtout les Comités consultatifs de la Ville d’Ottawa), parmi lesquelles on peut citer les suivantes :

• améliorer les capacités – fournir aux participants les outils nécessaires afin d’accroître l’efficacité et la capacité à engager le public;
• clarifier les rôles des participants dans le processus d’engagement des citoyens et l’orientation qu’ils veulent en tant que groupe;
• aider les membres à accomplir leurs tâches et à engager la communauté sur des projets précis;
• créer une synergie et un enthousiasme;
• échanger son apprentissage parmi les animateurs;
• occasion de rendre à la communauté tout ce qu’elle a offert.

L’examen des leçons tirées des participants a donné lieu à un point de mire pour l’atelier de juin, au cours duquel on a demandé aux participants de participer à une nouvelle vision de l’engagement des citoyens, qui pourrait peut-être rassembler tous les secteurs de la communauté (les entreprises, l’éducation, la santé, les organismes non gouvernementaux, les organismes communautaires, etc.) en vue de prendre appui sur la lancée du projet de sensibilisation ainsi que d’encourager et de faire progresser les capacités d’Ottawa en ce qui concerne l’engagement des citoyens.

D’après bon nombre de leurs suggestions, les participants à l’atelier mettent l’accent sur le thème de l’amélioration des capacités communautaires d’engagement :

• aider les entreprises et les chefs d’entreprise à comprendre leur contribution à l’égard de la communauté et les répercussions qu’elles ont, ainsi qu’à améliorer les capacités de partenariats possibles;
• faciliter le dialogue entre les différents ordres de gouvernement en vue d’accroître leur efficacité;
• encourager la facilitation entre les Comités consultatifs et le Conseil municipal;
• accroître l’efficacité des assemblées publiques;

• centres communautaires;
• communautés interconfessionnelles;
• établir des liens et les renforcer ainsi que collaborer entre les associations y compris la communauté, les groupes d’intérêt et les loisirs.

On a déterminé des ressources et des actifs que l’on pourrait utiliser afin de permettre d’améliorer les capacités communautaires de l’engagement :

• entreprises – personnel de direction, chambre de commerce, chefs d’entreprise, médias, animateurs;
• communauté – enseignants, chefs religieux, bénévoles, aînés, associations communautaires, athlètes, associations caritatives;
• gouvernement – représentants élus, comités consultatifs, autorités policières et personnel de la police.

D’après le consensus auquel on est parvenu à l’atelier, les prochaines mesures à prendre comprennent la création d’un comité directeur, ou une table ronde pour les citoyens, avec des représentants de tous les secteurs de la société d’Ottawa, afin de continuer à élargir et à encourager la capacité d’engagement des citoyens. Grâce à cette table, on prévoit élaborer une vision de l’engagement des citoyens, ce qui donnera peut-être lieu à une prochaine conférence d’investigation annuelle qui réunira tous les secteurs en vue de créer un dialogue public sur la démocratie et l’engagement des citoyens.

On s’inspirera des fondements suivants en vue de bâtir une vision de travail relative à l’établissement initial d’une table ronde :

Ottawa constitue un modèle de démocratie à l’œuvre, en ayant amélioré les capacités parmi les citoyens et entre eux. Ottawa se pose en défenseur de la démocratie et l’améliore en engageant tous les partenaires civiques dans un dialogue ouvert avec une voix égale. La Ville d’Ottawa s’engage à planifier régulièrement des événements communautaires destinés à améliorer la portée et la qualité de l’engagement de tous les citoyens.

On suggère de créer la Table ronde pour l’engagement des citoyens initialement à la fin de l’automne de 2003, avec tous les secteurs travaillant à un objectif commun, à savoir planifier une prochaine conférence d’investigation, ou organiser un événement de planification communautaire à l’automne de 2004. Il est probable que la vision et l’objectif de la Table ronde évolueront à mesure que tous les secteurs de la communauté participeront et s’emploieront à la construction de cette vision de l’avenir.

La participation de la Ville d’Ottawa à la mise sur pied de la Table ronde pour l’engagement des citoyens comprendra le temps du personnel et des représentants élus, la liaison avec différents groupes communautaires, organismes, secteurs et intérêts de la communauté, ainsi que la contribution des ressources concrètes telles que les salles de réunion.

CONSULTATION DU PUBLIC

Comme on l’a observé, tout au long du rapport, on a largement consulté le public au sujet de l’élaboration de la Politique de participation du public, afin de s’assurer que la politique reposait sur les suggestions et les points de vue exprimés par les résidents d’Ottawa. On note, ci-dessous, un examen de chaque consultation individuelle et un résumé des suggestions et des thèmes déterminés à l’occasion de cette consultation. On a distribué aux membres du Conseil municipal, à l’équipe d’élaboration de la Politique de participation du public du personnel interservices de la Ville et à tous les participants à la consultation les rapports détaillés de chaque activité de consultation. Ces rapports figurent aussi dans les dossiers du greffier de la Ville.

Consultation publique :

Sondage par téléphone et courriel avant la tenue des consultations – février 2003

En février 2003, on a effectué un sondage par téléphone et courriel, avant la tenue des consultations. L’objet de ce sondage préliminaire consistait à déterminer les préférences de consultation des participants, à l’avance des consultations principales. On a communiqué avec un échantillonnage aléatoire de 303 personnes-ressources de la liste des principales personnes-ressources des organismes et des associations communautaires de la Ville d’Ottawa, et on leur a posé les questions suivantes :

• Quand la ville envisage de consulter le public, quelle est la meilleure façon de vous avertir?
• Une fois que l’on vous a averti qu’une consultation a lieu, quelle est la meilleure façon pour vous d’échanger des renseignements avec la Ville ou de lui fournir des suggestions?
• Voudriez-vous faire partie des prochaines consultations publiques se rapportant à l’élaboration de la Politique de participation du public?

Dans le cadre du sondage préalable à la consultation, on a distingué clairement plusieurs préférences de consultation pour les organismes et les associations communautaires, comme elles figurent ci-dessous. On a de plus procédé à un essai des réponses à ces questions dans chaque consultation supplémentaire effectuée pour l’élaboration de la politique.

Initiation d’un contact*	Échange d’information*	Participation à la consultation actuelle
80 % par courriel 16 % par téléphone 24 % par lettre 2 % par les journaux 2 % par télécopieur	57 % par Internet 45 % par groupe de discussion ou de travail 7 % par téléphone 7 % par courriel 4 % par télécopieur	88 % de oui 12 % de non

*Les totaux des pourcentages sont supérieurs à 100, étant donné que plusieurs personnes interrogées ont donné plus d’une réponse quant à la méthode.

Comme on a sélectionné les participants par l’intermédiaire de la liste des principales personnes-ressources de la Ville d’Ottawa, il faut noter que les réponses traduisent les préférences indiquées par un organisme ou une association communautaire, plutôt qu’une préférence individuelle.

Consultation publique :

Groupes de discussion communautaires (avril 2003) et discussion en ligne sur Internet (d’avril à juin 2003)

On a animé quatre groupes de discussion dans différents lieux de la Ville – dans le centre d’Ottawa, à Orléans, à Nepean et à Manotick. On a invité à assister à un groupe de discussion trois cents représentants communautaires, dont ceux des organisme et des associations communautaires, les membres du Comité consultatif et les membres du grand public. On leur a laissé le choix de quatre heures et de quatre lieux différents, afin d’encourager au maximum leur participation.

En avril, on a lancé une discussion en ligne sur Internet et on a envoyé des invitations à y répondre à environ 5 000 personnes. De plus, à chaque consultation suivante, on diffusait le lien vers la discussion en direct dans Internet et on remettait également les questions sur copie papier, que l’on distribuait à l’occasion des forums communautaires et d’autres consultations, à ceux qui ne disposaient pas d’un accès à Internet.

L’Institute of Cultural Affairs (ICA) Canada a élaboré l’outil de discussion en direct, qui représente un outil utilisé dans le cadre de son répertoire des produits et des services de la

« Technology of participation ».

On s’est servi des mêmes questions générales (avec quelques modifications selon la discussion en ligne ou face à face) pour les groupes de discussion et la discussion en ligne.

On a réparti les questions en trois catégories, telles qu’on les expose ci-dessous.

Questions d’ordre démographique

Participez-vous en tant que représentant d’un groupe communautaire?

Dans quelle partie de la ville résidez-vous?

Quel âge avez-vous?

Questions d’ordre expérientiel

Qu’avez-vous le plus aimé dans les consultations précédentes?

Qu’avez-vous le moins aimé dans les consultations précédentes?

Questions d’ordre rationnel

Pour quels types de questions ou de services de la Ville souhaitez-vous que l’on vous consulte?

Dans quelle mesure souhaitez-vous que l’on vous consulte?

De quelle façon voudriez-vous participer aux consultations?

À quel moment, pendant le processus de la prise de décision, souhaiteriez-vous que l’on vous consulte?

Quel type de renseignements la Ville devrait-elle fournir en tant que rétroaction?

De quelle façon faudrait-il fournir ces renseignements?

Comment la Ville peut-elle renforcer ses liens avec les groupes communautaires?

On note, ci-dessous, les résultats, que l’on répartit dans les mêmes catégories que les questions posées. Les résultats comprennent les réponses tant du groupe de discussion que de la discussion en ligne. Il faudrait désigner le rapport détaillé de chaque consultation pour « ce que l’on a dit » et les commentaires précis faits par les participants. Les résultats qui apparaissent ci-dessous sont l’expression des thèmes généraux de la consultation ainsi que des questions importantes que les participants ont déterminées.

Questions d’ordre démographique – Thèmes découlant de la consultation

• La majorité des participants tant de la discussion en ligne que des groupes de discussion (soit environ 65 p. 100 de personnes) représentaient des organismes ou des associations communautaires, des comités consultatifs ou d’autres groupes ou organismes de revendication communautaires.

• Quinze pour cent des participants habitaient l’est de la Ville, 29 p. 100 l’ouest de la Ville, 15 p. 100 le sud de la Ville, 29 p. 100 le centre d’Ottawa et 12 p. 100 une zone rurale.
• D’une façon générale, les participants des groupes de discussion se situaient dans la tranche d’âges comprise entre le milieu et la fin de la quarantaine. Le sondage en ligne a permis d’obtenir des résultats précis à cette question :

moins de 20 ans = 3 %

de 20 à 29 ans = 4 %

de 30 à 39 ans = 15 %

de 40 à 49 ans = 26 %

de 50 à 59 ans = 30 %

de 60 à 69 ans = 19 %

plus de 70 ans = 4 %

Questions d’ordre expérientiel – Thèmes découlant de la consultation

Qu’avez-vous le plus aimé dans les consultations précédentes?

• Les participants se sont dits satisfaits des consultations lorsque celles-ci faisaient participer leur conseiller de façon significative.
• Ils sont intervenus au tout début du processus de prise de décision et ont estimé avoir l’occasion de jouer un rôle sur une décision éventuelle.
• Ils ont considéré les consultations qui comprenaient leur conseiller, débutées au tout début du processus et dans lesquelles la décision ultime ne consistait pas en une conclusion allant de soi, comme « sincères ».
• Ils ont trouvé les questions bien organisées, pourvues de la bonne quantité de renseignements (c’est-à-dire pas accablants mais suffisamment détaillés afin de permettre de comprendre toutes les dimensions de la question) et données suffisamment à l’avance.
• On leur a laissé suffisamment de temps pour effectuer des recherches, pour réfléchir et recueillir des opinions au sujet de la question.
• Ils ont reçu une rétroaction par la suite et ont été contents que l’on ait tenu compte de leurs opinions (même si on ne les a pas incorporées dans la décision ultime).

Qu’avez-vous le moins aimé dans les consultations précédentes?

• Les conseillers et les membres du personnel ne semblaient pas intéressés (ils faisaient semblant d’agir) ou n’étaient pas prêts à écouter ou à discuter de nouveaux renseignements ou d’autres approches.
• La décision était évidente dès le départ.
• On n’a pas donné aux participants suffisamment de documents d’information ou on ne leur a pas laissé suffisamment de temps pour se préparer.
• Quand il s’agissait d’une proposition du type « à prendre ou à laisser ».
• Les participants n’ont pas su si l’on avait jamais pris leurs suggestions en considération.
• On ne leur a pas expliqué clairement dès le départ les attentes et les limites de la consultation.
• On n’a pas eu recours à la diversité des participants ou aux techniques utilisées en vue de recueillir les suggestions (c.-à-d. qu’il s’agissait toujours des mêmes participants et du même type d’assemblée publique).
• Les participants n’étaient pas au courant de la tenue de consultations ou les questions importantes ne comprenaient pas du tout la consultation.
• On ne les a pas fait participer au processus suffisamment tôt (on ne leur a laissé que cinq minutes pour faire des commentaires sur les recommandations) et il était trop tard pour changer quoi que ce soit.
• Il faudrait fournir un rapport de suivi sur les résultats de la consultation et la décision finale.

Questions d’ordre rationnel – Thèmes découlant de la consultation

Pour quels types de questions ou de services de la Ville souhaitez-vous que l’on vous consulte?

§ Les participants ont déterminé un vaste éventail de questions et de services précis, en réponse à cette question. Parmi les questions qui prédominent, citons l’urbanisme, le budget, la santé, l’environnement, le transport en commun, la jeunesse et les loisirs. L’un des thèmes de consultation dominants pour cette question portait sur le désir d’être consulté quand une question concerne directement une personne, sa famille, sa communauté ou sa qualité de vie.

§ Dans une certaine mesure, les participants ont fait observer qu’ils seraient davantage enclins à donner des suggestions si le service était plus facile d’accès (services de garde d’enfants, proximité de la maison, consultation pendant les « heures creuses », possibilité de communiquer leurs suggestions par voie électronique).

§ La participation augmenterait si les participants pouvaient recevoir au préalable des renseignements de façon concise et opportune.

§ Si le processus était significatif et si les décisions n’étaient pas déjà prises, les participants prendraient part à de nombreuses questions qui les touchent.

Dans quelle mesure souhaitez-vous que l’on vous consulte? De quelle façon voudriez-vous participer?

Du point de vue tant de la discussion en ligne que des groupes de discussion, on peut dire que la plupart des participants souhaitaient participer des façons suivantes, ventilées d’après le niveau de l’échantillon de la participation du public. Nota : l’échantillon de la participation du public fait partie de la Politique de participation du public joint au rapport.

Informer

– Pages de journaux de la Ville ou journaux communautaires

– Courriel

– Site Web de la Ville

– Bulletins en ligne

– Annuaire des services de la Ville

Consulter

– Par courrier ou par courriel afin d’obtenir des renseignements et de fournir des réponses

– Réunions spéciales, c.-à-d. réunions populaires avec le conseiller présent – assemblées communautaires ordinaires en vue de discuter des nouvelles questions

– Conseiller ou personnel qui assiste aux assemblées ordinaires des groupes communautaires

– Institution d’un cadre de référence quand on n’a pas encore pris les décisions

Engager

– Par courrier ou par courriel afin d’obtenir des renseignements et de fournir des réponses

– Petites discussions collectives telles que les groupes de discussion ou les ateliers

– Utiliser les réseaux et les groupes existants pour les relier à la communauté et obtenir leurs suggestions sur une question

Collaborer

– Collaboration requise quand il s’agit de répercussions directes ou locales

– Elle nécessiterait un soutien administratif et logistique de la Ville d’Ottawa

– Groupe d’étude, groupe de travail ou Comité consultatif

– Présence d’un représentant communautaire siégeant au groupe de travail (interne) de la Ville

– Établissement de partenariats avec les organismes ou les entreprises communautaires locales afin de régler les problèmes

Habiliter

– Groupes communautaires prenant des décisions sur la façon et le moment d’utiliser leurs ressources communautaires

– Il faudrait fournir des ressources adéquates

– La Ville doit être disposée à accepter les décisions

– Votes sur les questions controversées

• Dans le cadre de la discussion en ligne, on a posé une autre question concernant les solutions de rechange visant à faire participer les citoyens aux consultations. On a dégagé que l’utilisation d’outils d’enquête en ligne et de discussions en ligne telles que celles auxquelles on a eu recours pour la Politique de participation du public, constituaient des moyens efficaces d’apporter une contribution aux questions importantes, et ce, en vue de remplacer le face-à-face.

À quel moment, pendant le processus de la prise de décision, souhaiteriez-vous que l’on vous consulte?

• D’après un résumé des messages cohérents, on a constaté que les participants voulaient participer dès que possible au processus de prise de décision, notamment quand on a déterminé la question.
• On considère la participation du point de vue de la détermination de la question par l’élaboration d’options ou de solutions de rechange comme la phase la plus significative de la participation.
• La participation par l’intermédiaire d’une structure établie, telle que le Comité consultatif, l’organisme ou l’association communautaire ou le groupe de travail, pourrait être efficace.
• On considère qu’il est important que les conseillers locaux participent rapidement au processus de prise de décision.
• Il faudrait clarifier la nature des décisions qui ne nécessitent et ne nécessiteront pas de consultation ainsi que celles que l’on délègue aux membres du personnel ou à la communauté. Il faudrait alors fournir une structure qui faciliterait ce processus.

Quel type de renseignements la Ville devrait-elle fournir en tant que rétroaction? De quelle façon faudrait-il fournir ces renseignements?

• Il faudrait fournir aux participants un résumé des consultations et un rapport sur la décision finale, et ce, par courrier ou par courriel.

Comment la Ville peut-elle renforcer ses liens avec les groupes communautaires?

• Les conseillers doivent être proactifs et intéressés.
• Il faut qu’existe un meilleur dialogue entre le personnel et le public ainsi qu’un meilleur accès au personnel.
• La Ville devrait offrir une aide et des lignes directrices quant à l’établissement d’associations communautaires.
• Il devrait y avoir des moyens de consultation ordinaires et des assemblées ordinaires communautaires.
• Il faut créer un groupe de liaison communautaire à la Ville d’Ottawa.
• Il faut fournir la liste des principales personnes-ressources aux organismes communautaires, afin de leur permettre de réseauter.
• Il faut organiser un événement annuel visant à réunir les chefs communautaires, et ce, en vue de discuter des principales questions et priorités.
• Il faut aider les organismes communautaires à améliorer les capacités relatives à l’engagement de leurs électeurs et à l’acquisition de compétences en leadership, de sorte qu’ils puissent aider à la consultation de la Ville.

Consultation publique :

Sondage aléatoire par téléphone – d’avril à mai 2003

La Ville d’Ottawa a retenu les services de la société Earnscliffe pour qu’elle effectue un sondage approfondi (plus de 50 questions) sur le point de service et la participation du public du 25 avril au 10 mai 2003. On a communiqué avec cinq cent cinquante résidents d’Ottawa, que l’on a sélectionnés au hasard en tant que représentant la population dans son ensemble. La marge d’erreur s’élevait à plus ou moins 4,1 p. 100. On expose dans le rapport détaillé les résultats et les pourcentages exacts en détail par réponse, bien que l’on en fournisse, ci-dessous, un résumé concis.

Il faut observer que les résultats des activités de consultation entreprises par la Ville sont favorables en règle générale. Toutefois, du travail reste à faire en vue de régler et d’améliorer le processus de participation du public, dans lequel les conclusions laissent entendre que plus de 15 p. 100 des personnes interrogées ont répondu négativement à une question. Les réponses négatives suggèrent de façon générale un problème plus important en ce qui concerne les activités de consultation dans les parties rurales et l’est de la Ville, ce que l’on peut attribuer aux impressions liées à la fusion. Le reste des conclusions laisse entendre un besoin d’amélioration se rapportant systématiquement aux résultats des autres initiatives de consultation pour l’élaboration des politiques, dont un mécontentement lié au temps imparti, à la rétroaction, au caractère inclusif et à une perception selon laquelle les suggestions fournies n’étaient pas significatives (c’est-à-dire qu’elles ne changeaient rien).

Sensibilisation et fréquence de la participation

§ La moitié des participants disent avoir entendu parler des séances de consultation organisées par la Ville d’Ottawa. Presque tous en ont été informés par les médias.

§ Environ une personne interrogée sur cinq dit avoir participé à une certaine forme de consultation au cours des cinq dernières années.

§ Environ 15 p. 100 des personnes interrogées disent avoir participé à la consultation de l’année dernière.

L’expérience

§ La plupart des personnes interrogées disent avoir eu une bonne expérience lors de leur participation.

§ Une personne interrogée sur cinq déclare avoir eu une expérience négative.

§ Les taux négatifs les plus élevés se retrouvent parmi les résidents de l’est de la Ville et les résidents ruraux.

§ Raisons pour lesquelles les personnes ont affirmé avoir eu une expérience positive : elles ont eu l’impression que l’on entendait leur voix; elles ont eu le sentiment que le processus englobait tout le monde; elles ont trouvé que le processus était constructif et elles ont estimé que le processus était productif.

§ Raisons pour lesquelles certaines personnes ont affirmé avoir eu une expérience négative : leurs commentaires n’apparaissaient pas dans les résultats finaux; la forme de la consultation n’englobait pas tout le monde et donnait une importance inégale à certains groupes ou était unilatérale; dans la forme de la consultation, on mettait trop l’accent sur les exposés et pas assez sur la participation.

§ En tout, deux tiers des personnes interrogées se disent susceptibles de participer à l’avenir à une consultation, d’après leur expérience.

§ Dans les zones de l’est et les zones rurales, la majorité des personnes interrogées déclarent que leur expérience les rend moins susceptibles de participer à l’avenir à une consultation.

§ Les raisons principales du manque de participation s’expliquent par le manque de temps ou d’intérêt – c.-à-d. que les personnes n’ont pas le temps de répondre ou que les questions étaient hors de propos.

§ Pour ce qui est des questions secondaires justifiant la non-participation, citons le rôle des groupes d’intérêt dans le processus, le fait de ne pas avoir entendu parler du processus jusqu’à la dernière minute ou d’avoir trouvé que le choix du moment ne convenait pas.

§ On constate une hiérarchie des matières traitées qui ont suscité plus ou moins d’intérêt pour la consultation. En haut de la liste, on trouve des questions à tendance pratique et à court terme, telles que la planification, les loisirs et les parcs. En bas de la liste, figurent les questions de budget.

§ Les soirs de semaine constituent la période de participation préférée des personnes interrogées.

Consultation publique :

Groupe de consultation interne – mai 2003

Quand on a instauré le projet relatif à la Politique de participation du public, on a déterminé une équipe d’environ 30 représentants des services de la Ville en vue de contribuer au bon déroulement du projet. Les membres de l’équipe de la Politique de participation du public interservices se réunissaient toutes les deux semaines dans le but d’examiner les résultats des consultations et les thèmes de la consultation qui ressortaient, ainsi que d’apporter leur soutien à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’application de la politique.

Comme les représentants de l’équipe constituaient les membres du personnel qui effectuaient les activités et les initiatives de consultation de la participation du public dans le cadre de leurs fonctions régulières, on a animé un groupe de consultation en mai 2003, en posant aux participants bon nombre des mêmes questions posées aux membres du public dans les groupes de discussion communautaires.

À l’occasion de ce groupe de discussion, il est devenu clair que les membres du personnel de la Ville possédaient énormément d’expérience en ce qui concerne les différentes techniques, pratiques et méthodes visant à engager le public, et qu’ils manifestaient visiblement de l’intérêt et de l’attachement à accéder au point de vue du public.

On expose, ci-dessous, les thèmes découlant de la consultation à partir des questions.

Dans les consultations précédentes, qu’est-ce qui s’est avéré le mieux réussir?

• L’utilisation de différentes méthodes en vue de permettre à tout le monde de participer.
• La clarification, dès le début de la consultation, des limites et des attentes pour les participants.
• L’organisation de petites réunions en face-à-face avec une interaction en tête-à-tête – journées portes ouvertes, groupes de discussion, ateliers – dans lesquelles le public peut poser des questions et obtenir des réponses.
• Le recours aux courriels et aux formules de rétroaction.

Dans les consultations précédentes, qu’est-ce qui n’a pas fonctionné? – déterminer les améliorations qu’il y a lieu d’apporter.

• Il faut déterminer les attentes de façon franche et transparente.
• Tous les participants doivent comprendre leurs rôles.
• Il faut choisir une approche adaptée sur mesure au public – utiliser différentes techniques, respecter la diversité, etc. (langue, déficience, lieu).
• Il faut s’assurer que les membres du personnel et les personnes qui assistent aux réunions n’ont pas d’opinion arrêtée et sont sans parti pris.
• Avant la consultation, il faut informer les membres du personnel et les mettre en relation avec le dossier.

À quel moment du processus de prise de décision avez-vous choisi de procéder à une consultation du public?

• Avant de procéder à une consultation, il faut définir clairement les objectifs et les attentes – ce que sont les limites de la prise de décision, les domaines dans lesquels la participation aura des répercussions.
• Avant d’entreprendre une consultation, il faut clarifier les rôles – par exemple, ce qu’est le rôle des associations communautaires, des comités consultatifs, etc.
• Il faut une contribution continue – même après la mise en œuvre, afin de déterminer les améliorations à apporter.
• Il existe deux types différents de consultation – la politique et les services.

Quel type de rétroaction avez-vous donné au public après la consultation et de quelle façon la leur avez-vous fournie?

• D’une façon générale, on a convenu que le type de rétroaction serait différent selon le type de consultation, mais qu’il faudrait toujours informer les membres du public de la façon dont ils recevraient la rétroaction, et ce, au moment même de la consultation.
• Il est difficile de fournir des commentaires ou des rapports détaillés pour des consultations longues. Les résumés représentent souvent une meilleure solution.
• On a fourni de la rétroaction par différents moyens – par courriel, par courrier, par affichages dans les lieux publics, par abonnement électronique, etc.

Quel type de commentaires avez-vous reçus au sujet des consultations que vous avez effectuées?

• Il serait bon de donner aux participants la possibilité de répondre par d’autres moyens, s’ils ne peuvent assister à la réunion.
• Il faut donner davantage de temps et de renseignements à l’avance.
• Il y a trop de consultations.

Avez-vous sollicité les organismes ou les réseaux existants en les informant de vos projets, en les y faisant participer et en les consultant à ce sujet?

• Selon le projet, les membres du personnel font généralement appel à différents types de réseaux existants, dont les associations ou les organismes communautaires, les zones d’amélioration commerciale (ZAC), les écoles, les groupes d’intérêt spéciaux, les réseaux établis pour les communautés d’intérêt et les groupes d’encadrement.
• On a observé qu’il était également important de ne pas se fier uniquement à ces réseaux, sachant que les points de vue du grand public peuvent être différents.

Si vous pouviez modifier le processus existant, de quelle façon procéderiez-vous?

• Il faudrait surveiller et évaluer les activités de la participation du public afin de les rendre cohérentes et clarifier les attentes pour le personnel et le public.
• Les consultations peuvent être trop étroites dans leur portée. Il faut mettre l’accent sur des questions plus larges.
• Il faut élaborer davantage de stratégies et de méthodes visant à faire participer le public – l’approche de la « conception conforme » ne fonctionne pas.
• Il faut disposer de davantage d’outils dans le but d’atteindre et de déterminer les intervenants.
• On a besoin de ressources adéquates pour les activités relatives à la consultation du public – publicité, traduction, installations.
• Il faut mettre en place des lignes directrices cohérentes et normalisées en ce qui concerne le choix du moment, la rétroaction, etc., afin que le personnel et le public sachent à quoi s’attendre.

Consultation publique

Atelier du comité consultatif – avril 2003

On a organisé un atelier avec les représentants des comités consultatifs le samedi 26 avril 2003 en tenant compte de deux objectifs : clarifier le rôle des comités consultatifs et formuler des commentaires sur leur rôle dans le processus de participation du public. On a créé l’atelier en réponse aux préoccupations soulevées par les membres des comités consultatifs concernant l’ambiguïté de leur rôle et leur fonction dans la structure de gouvernance ainsi que leur relation avec le grand public. On a invité les membres des comités à participer à une séance d’une journée en vue d’élaborer un énoncé de vision à rapporter à leurs comités et de formuler des commentaires sur leur rôle dans le processus de participation du public. Vingt-six représentants de douze comités consultatifs de la Ville ont participé à l’atelier.

On a rédigé un rapport détaillé de « ce que l’on a dit » à la suite de l’atelier, que l’on a distribué à tous les participants et à tous les membres des comités. On leur a également lancé une invitation de suivi dans laquelle on a précisé que s’ils voulaient, lors d’une réunion future, travailler davantage sur la clarification des rôles ou s’ils voulaient formuler des commentaires, le personnel de Politiques et projets des services de secrétariat participerait à une réunion dans le but de travailler avec les comités individuels. Le rapport détaillé de ce que l’on a dit lors de la réunion figure également dans le dossier du greffier.

Les thèmes de la consultation générale figurent ci-dessous. Il est à noter que ces thèmes représentent les commentaires provenant des représentants des comités consultatifs et ont été formulés lors de l’atelier; ils ne représentent toutefois pas nécessairement l’opinion générale de l’ensemble des comités consultatifs.

§ Les membres des comités consultatifs ont déterminé le besoin de définir clairement leur place et leur rôle dans la structure de gouvernance, leur relation avec le personnel et les membres du conseil ainsi qu’avec la communauté. Ils ont affirmé que leurs recommandations n’étaient pas toujours mises en œuvre ou appliquées et qu’ils ne disposaient pas de suffisamment de ressources pour mettre en œuvre des activités approuvées.

§ Ils ont déterminé le besoin d’être plus proactifs dans la communication avec leurs communautés d’intérêts respectifs et dans le renvoi des renseignements au comité.

§ On a convenu que les comités consultatifs peuvent fournir des commentaires de grande valeur et des connaissances si l’on consulte les membres de ces comités tôt dans le processus de prise de décision. On doit les consulter dans le cadre d’un processus normalisé.

§ Les membres des comités doivent comprendre leurs rôles et les codes de conduite appropriés et s’engager au travail du comité.

§ On a considéré le réseautage et la liaison entre les comités consultatifs comme une priorité.

§ Les comités doivent recevoir la rétroaction de leur personnel et des membres du Conseil municipal sur la façon dont leurs commentaires ont été mis en œuvre.

§ Les membres des comités doivent être liés au niveau local – réunion du Conseil du quartier, etc.

Il est également à noter que l’on a invité les membres des comités consultatifs à fournir des commentaires pour toute consultation effectuée au cours de l’élaboration de la politique, exception faite du groupe de discussion composé du personnel interne. On a demandé aux membres des comités, sur le plan individuel ou collectif, leurs opinions ou on les a invités à participer à des groupes de discussion, à des discussions en ligne, à l’atelier et aux forums communautaires. On leur a également demandé de remplir des formules de rétroaction et de participer à une séance précise conçue pour que le comité consultatif examine les principes provisoires de la Politique de participation du public. En tout, du mois d’avril au mois de juin, les membres des comités ont eu plusieurs occasions de fournir des commentaires, ainsi que différents moyens de transmettre leur rétroaction.

Consultation publique :

Atelier de la Conférence de l’International Association of Public Participation – mai 2003

L’International Association of Public Participation a organisé sa conférence annuelle à Ottawa au cours de la troisième semaine du mois de mai 2003. Pendant cette conférence, la Ville d’Ottawa a organisé un atelier avec les délégués de la conférence dont le but consistait à inciter les spécialistes en participation du public de partout au monde à contribuer aux thèmes et à l’orientation que prenait la Politique de participation du public de la Ville d’Ottawa. On a également invité le personnel et les membres de la Ville à participer à cet atelier. Un rapport détaillé et les résultats de « ce que l’on a dit » ont été distribués aux participants et aux membres du Conseil et figurent dans le dossier du greffier.

On a donné un aperçu aux participants du projet d’élaboration de la Politique de participation du public ainsi que des résultats et des thèmes de consultation que l’on a soulevés jusqu’à maintenant.

On a ensuite demandé aux participants de partager leurs connaissances et leur expérience quant aux quatre questions suivantes :

§ Quel type de modèle devrait-on utiliser pour déterminer le moment auquel la consultation devrait avoir lieu?

§ Comment montrez-vous que les commentaires du public ont été pris en considération lors du processus ou de la prise de décision? Comment montrez-vous que la participation du public a exercé une influence sur le processus ou la prise de décision?

§ Quels sont les exemples infaillibles que vous avez utilisés pour renforcer les liens entre votre organisme et la collectivité?

§ Comment définissez-vous le succès de la participation du public? Quels sont les outils que vous avez utilisés pour l’évaluer?

Voici les thèmes de la consultation.

Quel type de modèle devrait-on utiliser pour déterminer le moment auquel la consultation devrait avoir lieu?

§ On devrait élaborer des indicateurs significatifs visant à déterminer le moment auquel la consultation devrait avoir lieu, quelle en est l’incidence (p. ex. la qualité de vie) et quels éléments posent un risque.

§ On devrait élaborer des outils précis qui ne sont pas subjectifs, tels que des listes de vérification des incidences.

§ On devrait se concentrer sur la façon dont on consulte plutôt que sur le moment de la consultation.

Comment montrez-vous que les commentaires du public ont été pris en considération lors du processus ou de la prise de décision? Comment montrez-vous que la participation du public a exercé une influence sur le processus ou la prise de décision?

§ Établir avec attention des programmes de participation du public afin d’énoncer clairement l’intention et les attentes de la consultation, les prochaines étapes à suivre et les mécanismes de suivi.

§ Au regroupement des commentaires issus de la consultation, s’assurer que les renseignements enregistrés sont exacts, qu’ils sont axés sur ce que l’on a dit et sur les thèmes émergents et qu’ils sont accessibles aux participants et aux preneurs de décision.

§ Reconnaître les commentaires reçus de façon opportune et authentique.

§ Les commentaires du public peuvent figurer dans nombreux formats, mais ils devraient comprendre les éléments suivants : l’incidence des commentaires et le fait s’ils ont été intégrés ou non. Le public devrait avoir accès à ces renseignements.

Quels sont les exemples infaillibles que vous avez utilisés pour renforcer les liens entre votre organisme et la collectivité?

§ Concevoir des programmes de participation du public qui sont amusants, accessibles, pertinents au public et en partenariat avec d’autres organismes et intervenants.

§ Utiliser des outils et des programmes de consultation visant à engager le public. Ces outils et programmes doivent être accessibles et respectueux et atteindre les communautés marginales ou désaffectées.

§ S’assurer que les programmes d’encouragement et les mécanismes de rétroaction sont intégrés au programme de participation du public.

§ Pour que la consultation du public soit significative, on doit établir une confiance avec la communauté que l’on considère comme un dialogue continu entre plusieurs parties plutôt que comme une série de programmes isolés. Ce dialogue doit être fondé sur les valeurs fondamentales telles que l’authenticité, l’accessibilité, l’ouverture d’esprit, le respect et la rétroaction.

Comment définissez-vous la réussite de la participation du public? Quels sont les outils que vous avez utilisés pour l’évaluer?

§ On a défini le succès de la façon suivante :

§ le fait que le public comprend bien son rôle;

§ le processus était inclusif, juste et opportun;

§ on encourage différents points de vue et commentaires;

§ les participants pensaient que le processus était significatif;

§ les preneurs de décision participaient.

§ Voici quelques outils proposés :

§ des sondages;

§ des méthodes informelles de consultation (réunions populaires, réunions communautaires, etc.);

§ des suivis formels (groupes de discussion, entrevues, etc.).

§ il a été difficile de définir le succès, et on doit le faire à l’aide d’un ensemble de critères. Les outils nécessaires pour mesurer ce succès devraient être utilisés pendant toute la portée d’un projet et après chaque activité de consultation.

Consultation publique :

Forums communautaires – de mai à juin 2003

À la fin du mois de mai et au début du mois de juin, trois forums ont eu lieu à trois endroits dans la Ville, soit Orléans, Kanata et au centre-ville d’Ottawa. On a affiché des annonces publicitaires dans le site Web de la Ville et dans tous les journaux communautaires, et on en a distribué à tous les membres des comités consultatifs et du Conseil municipal et à toutes les personnes dont le nom figure sur la liste de personnes-ressources principales. On a fourni aux invités des renseignements et des thèmes de consultation provenant du public jusqu’à maintenant et, au moyen des formules de rétroaction, on leur a demandé de fournir des commentaires et des points de vue supplémentaires. On a également utilisé la technologie de sondage par clavier numérique pour chaque endroit afin de donner aux invités l’occasion de « se prononcer » sur les questions où davantage de précisions sur l’élaboration de la Politique de participation du public étaient nécessaires. On a présenté la discussion en ligne sur copie papier et on a fourni le lien aux invités pour qu’ils puissent saisir des commentaires en ligne. On a également distribué les résultats détaillés des trois forums communautaires aux participants et aux membres du Conseil municipal. Le greffier dispose également de ces résultats. Un sommaire des thèmes de consultation destinés aux tableaux d’affichage, aux formules de rétroaction et aux exercices de sondage par clavier numérique figurent ci-dessous. Les résultats des réponses de la discussion en ligne ont été combinés à d’autres réponses dans la section sur la consultation présentée ci-dessus.

En quoi consiste une consultation réussie?

• Les questions ou les propositions qui sont soulevées sont celles qui permettent aux personnes consultées de fournir des commentaires importants, c’est-à-dire qu’il ne faut pas se poser la question « Comment devrait-on appeler le dépôt de neige? », alors que la véritable question est de savoir « devrait-il y avoir un dépôt de neige? ».
• Fournir des renseignements dans des formats de rechange et en langage clair et simple afin de faciliter l’accès des personnes ayant des handicaps et des obstacles linguistiques.
• S’assurer que suffisamment de renseignements d’antécédents sont fournis.
• Lorsque l’on dispose de suffisamment de temps pour prendre une décision.
• Permettre aux groupes d’entreprise de faire partie du processus.

§ Un suivi est effectué.

§ On informe les personnes par plusieurs moyens.

À quel moment dois-je participer et pourquoi?

• Si, lorsque je participe, l’outil de consultation est bien conçu (p. ex. si le questionnaire est clair et s’il pose les bonnes questions ou si la discussion ouverte n’est pas précédée d’une heure de discours).
• Je présume avoir déjà entendu parler du processus ou de l’événement.

§ Je dispose d’un numéro de téléphone où on me répond (et ce n’est pas une machine), et je peux discuter des questions de préoccupation manifestées par les citoyens et à partir de ce moment, les renseignements sur la personne-ressource sont donnés à l’homme ou à la femme politique ou au fonctionnaire pertinent de la Ville, qui devait répondre dans les 48 heures qui suivent.

§ Je dois sentir que mes points ont fait l’objet de considération, qu’ils ont été entendus et, au besoin, que l’on a pris des mesures.

§ Je ne pense pas que « l’incidence directe sur moi » constitue une raison importante de participer. Je vois l’ensemble du pays, notre société et notre collectivité, et je crois que le fait de contribuer et de participer au processus de prise de décision, peu importe l’emplacement de la prise de décision dans le pays, constitue un engagement également important de la part de tous les citoyens. D’un autre côté, en raison du temps et des ressources limités, la priorité repose avec les projets de plus grande importance et avec les projets que je pense que je comprends bien, et ce, pour prendre une décision éclairée.

Valeurs fondamentales de la participation du public

• Les valeurs aident le public à déterminer et à exprimer ses points de vue.
• Elles guident le public à se concentrer sur les aspects des décisions qui lui sont les plus chers.

§ Donner suffisamment de temps au grand public entre les étapes pour qu’il puisse réfléchir et effectuer des recherches et aussi afin de permettre à davantage de personnes de participer.

Niveaux de participation

• Je n’aime pas ces genres de tableaux, il y a trop de renseignements à la fois.

§ Anciennement, l’hôtel de ville était fermé au public. Depuis quelque temps, la Ville d’Ottawa l’a rendu public afin d’obtenir des commentaires significatifs pour prendre des décisions.

• Plus de collaboration et d’habilitation donnerait lieu à un ensemble de résidents plus dynamique.

§ Reconnaître que vous devez aller de pair avec l’échantillon, c’est-à-dire s’il s’agit d’une question relativement nouvelle et complexe, il faut donc commencer par informer avant de progresser le long de l’échantillon.

Comment puis-je connaître l’incidence de mes commentaires?

• Si seulement un sommaire est fourni, veuillez m’indiquer comment puis-je recevoir davantage de renseignements.
• Si un rapport ou une décision ne semble pas refléter les commentaires d’une personne, cette dernière devrait avoir un recours, à savoir quelle possibilité existe-t-il pour qu’une décision fasse l’objet d’un réexamen, existe-t-il un processus d’appel, s’agit-il d’un rapport provisoire en cours d’examen?, et ainsi de suite.

§ Rapports (courrier ou courriel).

• Réunion de suivi ou de conseiller.
• Créer un rapport de compte rendu ou un rapport de sondage pour obtenir la rétroaction des membres de la collectivité pour savoir si les gens croient qu’on les écoute.

Comment la Ville peut-elle renforcer ses liens avec la communauté?

• Approche à tous les groupes qui n’avaient pas, par le passé, toutes les possibilités de participer en raison du manqué d’accès – obstacles linguistiques, interprète de langue, accès à ATS, alphabétisation limitée.
• Offrir des séances destinées pour des groupes précis, par exemple, la communauté des personnes sourdes.
• Afficher un calendrier dans le site Web avec toutes les séances prévues et non seulement un calendrier par projet. Ce qui permettra d’éviter de surcharger les partenaires de la communauté.
• Informer le public, par voie de courrier électronique, des réunions ou créer un service d’abonnement par courriel avec des annonces.
• Élaborer de nouvelles façons de recruter le citoyen ordinaire dans la participation du public.

§ S’assurer que non seulement les citoyens ordinaires participent, mais également les représentants des groupes communautaires pertinents.

• Établir un meilleur lien avec les réseaux existants.
• Ne pas céder si les activités de participation tournent mal. Il faut du temps pour regagner la confiance dans certains secteurs de la Ville. Il faut que les gens voient que la Ville peut s’adapter et réessayer et que la participation du public constitue un sujet important et qu’il sera pris au sérieux.
• Tirer parti des comités consultatifs.

Consultation publique :

Résultats du sondage par clavier numérique

Au cours des cinq dernières années, combien de fois avez-vous participé à une séance publique ou à un processus de consultation organisé par la Ville?

0 (aucune)	22 %
1 fois	11 %
2 ou 3 fois	22 %
de 3 à 5 fois	6 %
5 fois ou plus	39 %
Autre	0 %

Si vous y avez participé, comment décririez-vous votre expérience?

Très positive	7 %
Positive	64 %
Négative	21 %
Très négative	7 %
Je ne le sais pas	0 %

Pensiez-vous que votre point de vue a été considéré dans le processus?

Oui	64 %
Non	21 %
Je ne le sais pas	15 %

Pensiez-vous que vos commentaires étaient reflétés dans les résultats?

Oui	30 %
Non	53 %
Je ne le sais pas	15 %

Quelle est votre méthode d’avis préférée quant aux avis de consultations de participation du public prévues?

Journaux quotidiens	0 %
Journaux communautaires	6 %
Site Web de la Ville d’Ottawa	0 %
Un courriel qui vous est envoyé	50 %
Courrier	17 %
Bulletin de nouvelles	6 %
Média – Télévision ou radio	17 %
Par l’entremise de l’organisme communautaire	6 %
Autre	0 %

Quelle est votre méthode préférée de consultation du public dans le volet : Informer

(Nota : la prochaine série de questions fait référence à la gamme relative à la consultation du public qui fait partie de la Politique de participation du public.

Site Web de la Ville d’Ottawa	6 %
Journaux quotidiens	6 %
Journaux communautaires	12 %
Courrier	41 %
Circulaires	0 %
Courriel	35 %
Publications existantes de la Ville (guide de loisirs, calendrier de recyclage)	0 %
Autre	0 %

Quelle est votre méthode préférée de consultation du public dans le volet : Consulter

Groupes de discussion	11 %
Sondages ou questionnaires envoyés par la poste	6 %
Réunions publiques	11 %
Journée portes ouvertes	28 %
Ateliers	6 %
Comités consultatifs	11 %
Par l’entremise des associations communautaires	6 %
Par l’entremise de mon conseiller municipal	11%
Autre	11 %

Quelle est votre méthode préférée de consultation du public dans le volet : Engager

Groupes de discussion	18 %
Réunions populaires	35 %
Dialogue en ligne	0 %
Sondages et enquêtes en ligne	0 %
Sondages et enquêtes envoyés par la poste	6 %
Conversations concentrées	12 %
Comités	24 %
Autre	6 %

Quelle est votre méthode préférée de consultation du public dans le volet : Collaborer

Comités consultatifs	6 %
Groupes de travail	19 %
Groupes de travail communautaires	69 %
Conférences annuelles	6 %
Autre	0 %

Quelle est votre méthode préférée de consultation du public dans le volet : Habiliter

Comités consultatifs	25 %
Bulletins de vote	31 %
Décisions déléguées aux groupes communautaires	25 %
Autre	19 %

À quelle étape du modèle de prise de décision aimeriez-vous participer?

Question ou besoin en matière d’identité	9 %
Élaborer une approche à une analyse (plan de travail)	0 %
Consultation préliminaire	18 %
Collecte de renseignements	0 %
Jalons ou points de référence	0 %
Consultation du public	9 %
Recherche et analyse	27 %
Comité consultatif	9 %
Commentaire du public, p. ex. dans des comités permanents	9 %
Mise en œuvre ou rejet	20 %

Consultation publique

Groupe de discussion avec le Comité consultatif sur la pauvreté ainsi que des représentants des personnes à faible revenu/marginalisées – juin 2003

On a organisé un groupe de discussion avec les membres du Comité consultatif sur la pauvreté et les membres du public. On a communiqué avec eux au moyen des réseaux de services sociaux, du logement social et des ressources communautaires. On a demandé aux invités de donner leurs opinions sur l’élaboration de la Politique de participation du public, dans une mesure de consultation précisément prise pour s’assurer que tout effort a été déployé pour aider les groupes traditionnellement marginalisés ou sous-représentés d’Ottawa.

Beaucoup d’organismes de services sociaux ainsi que les membres du public étaient présents lors du groupe de discussion. Les secteurs du centre, de l’ouest, du sud et de l’est de la Ville étaient bien représentés, et il y avait un participant de la région rurale.

On a distribué le rapport détaillé de « ce que l’on a dit » aux participants et aux membres du conseil; ce rapport figure également dans le dossier du greffier.

Voici les thèmes de consultation.

Dans le cadre des consultations antérieures auxquelles vous avez participées, qu’avez-vous aimé le plus?

§ Le personnel était d’un abord facile et serviable et a pris le temps de répondre à des questions.

§ Participation intégrale et dialogue authentique

§ Séance avec petits groupes et partage de renseignements

Que peut-on améliorer?

§ Manque d’intérêt et manque de respect lors des réunions du comité consultatif

§ Joindre un plus grand public

§ Utiliser des moyens de rechange d’engagement, p. ex. outils électroniques

§ Distribuer opportunément des renseignements à l’avance

§ Les comités consultatifs doivent partager des renseignements et travailler ensemble.

§ Un engagement précoce en ce qui concerne les questions.

§ Fournir de la rétroaction de ce que l’on a dit et la décision prise.

Pour chaque volet, dites de quelle façon vous aimeriez participer à l’échantillon de participation du public.

Informer

– Journaux communautaires (articles, annonces publicitaires); ils sont distribués gratuitement

– Calendrier communautaire affiché dans Internet ou à la télévision

– Bouche-à-oreille ou réseaux de communication

– Utiliser un langage clair et simple et être respectueux du public

– Élaborer un programme de sensibilisation du public de la Ville – ce que la Ville fait et pourquoi vos commentaires importent

– Rendre les renseignements accessibles (handicapés, jeunes, différentes langues)

Consulter

– Par courrier avec une enveloppe dont le port est payé

– Par la radio

– Utiliser les édifices communautaires où les personnes se rencontrent – centres de ressources communautaires, bibliothèques, etc.

– Courriel

– Consultations devraient être combinées

– Bulletins de nouvelles qui comportent de la rétroaction

Engager

– Offrir des renseignements sur l’incidence liée à la participation afin les personnes sachent que leur opinion compte

– Formules de rétroaction

– Courriel

– Participation à des réunions d’organismes communautaires

– Renseigner et informer les personnes d’abord sur les questions, puis demander leur participation

Collaborer

– Participer aux réunions des organismes, des abris et des groupes qui existent déjà et forger des partenariats avec eux

– Besoin d’un sentiment de confiance pour travailler ensemble

– Attention de ne pas consulter les mêmes personnes deux fois

– Appels téléphoniques ou entrevues par voie téléphonique

– Offrir de la rétroaction sur « ce que l’on a dit »

– Offrir des mesures incitatives aux personnes qui participent

Habiliter

– Travailler avec des groupes, p. ex. voter aux Bergers de l’espoir

– Organiser des référendums sur des questions importantes

– Voter en ligne

– Présence des preneurs de décision

– Parlement populaire

– Changer la mentalité selon laquelle les décisions sont prises au Conseil municipal – p. ex. Pôrto Alegre – remettre les décisions entre les mains des personnes concernées.

– Vermont Town Hall – engagement de toute la collectivité; la collectivité se prononce sur les questions

Consultation publique

Examen, par le comité consultatif, des thèmes retenus et rédaction de la version provisoire des principes de la participation du public – juin 2003

Deux séances distinctes ont eu lieu le 16 juin 2003 afin de s’assurer que les membres du comité consultatif peuvent offrir des commentaires sur les principes provisoires élaborés à la suite d’autres consultations. Les participants des réunions ont partagé des suggestions précisément relatives à la mise en œuvre et à l’application, ainsi que des préoccupations sur leur rôle dans le processus de consultation. Comme il a déjà été mentionné, on a demandé aux membres du comité consultatif, soit sur le plan individuel ou collectif, de participer à toutes les autres consultations prévues, exception faite du groupe de discussion du personnel de la Ville et de l’atelier de la Conférence de l’International Association of Public Participation.

Consultation publique

Autres commentaires reçus

Les membres du public ont reçu nombre d’autres commentaires, soit par courriel, par téléphone ou par courrier. Ces opinions étaient valables et permettaient d’apporter souvent un point de vue différent aux thèmes de consultation qui étaient en cours d’élaboration.

Consultation publique

Distribution de la version provisoire de la Politique de participation du public

La rétroaction figurait comme thème uniforme dans l’ensemble de toutes les consultations sur l’élaboration de la politique. Par conséquent, on a distribué la version provisoire de la Politique de participation du public au cours du mois d’août aux membres du Conseil municipal et aux participants qui avaient pris part aux consultations au cours de l’élaboration du projet. Ils ont donc été mis au courant et pouvaient voir où leurs commentaires avaient compté. De plus, après chaque consultation, tous les participants ont reçu un sommaire de « ce que l’on a dit », et on leur a demandé de fournir une révision si leurs commentaires n’étaient pas reflétés de façon exacte.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

En raison de la situation financière actuelle de restrictions de la Ville ainsi que des ressources humaines et budgétaires limitées, des ressources financières supplémentaires n’ont pas été demandées pour la mise en œuvre et l’application de la Politique de participation du public, du Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public de l’organisme et la Table ronde sur l’intérêt des citoyens.

L’élaboration de la trousse de participation du public visant à offrir l’application normalisée et uniforme de la politique dans l’ensemble de l’organisme se chiffre approximativement à 25 000 $ pour la production et l’impression. Ces coûts seront intégrés aux budgets existants. Puisque le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public sera responsable de la formation du personnel au sujet de la Politique de participation du public et de la trousse connexe, aucune dépense différentielle relative à la formation n’est prévue.

La mise en œuvre d’une Politique de participation du public exige d’autres dépenses qui n’ont pas été précisément comptabilisées dans le présent rapport dans le but de communiquer avec le public et de l’informer sur différentes questions. Le processus de communication comprendra probablement les coûts liés aux éléments suivants :

7) publicité;

8) production de documents et affranchissement;

9) entretien du site Web;

10) coûts relatifs aux réunions – location de salles, montage et opération de l’équipement audiovisuel et hospitalité;

11) production de renseignements dans des formats qui conviennent aux personnes handicapées et dans d’autres langues;

12) organisation de la conférence annuelle relative à la planification communautaire.

La participation du public dans le processus de prise de décision de la Ville est déjà activement sollicitée; les coûts relatifs à la participation du public peuvent donc être intégrés aux budgets existants de la Ville et ne constituent pas des coûts différentiels pour la Ville. Si les coûts relatifs sont cumulatifs au budget existant, la mise en œuvre du projet pourrait résulter en des pressions budgétaires.

On ne prévoit pas que la participation de la Ville d’Ottawa à la création d’une table ronde sur l’engagement des citoyens exige des frais remboursables.

On devrait entreprendre un examen annuel de l’incidence de la mise en œuvre de la politique et des initiatives associées dans le but de déterminer les conséquences dans les années à venir.

DOCUMENTS À L’APPUI

Document 1 – Politique de participation du public

On a distribué individuellement à chaque participant concerné par l’élaboration de la politique, aux membres du Conseil municipal et au personnel concerné de la Ville des rapports sur chacune des consultations. Les copies figurent également dans les dossiers du greffier.

DISPOSITION

La Direction des services de secrétariat des Services généraux agira en tant que chef et agent de liaison entre tous les services de la Ville en ce qui concerne la mise en œuvre de la Politique de participation du public, le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public de l’organisme et la création de la Table ronde sur l’engagement des citoyens, tels qu’ils sont énoncés dans le rapport.

Document 1

Politiques générales

Titre : Service d’origine : Direction d’origine :	Politique de participation du public N^o de référence : Services généraux Direction des services de secrétariat
Autorité :	Conseil municipal – le 24 septembre 2003
Entrée en vigueur :	Janvier 2004	Date de dernière révision : le 29 août 2003

Énoncé de principes

La Ville d’Ottawa souhaite, le plus possible, informer les citoyens, les organismes communautaires et les comités consultatifs des questions qui les touchent, et les y engager activement. La Ville d’Ottawa reconnaît que les décisions peuvent être mieux prises en faisant participer les citoyens, et s’engage dans un processus de participation du public intégrateur et authentique, significatif et responsable, faisant partie intégrante du processus décisionnel général. La Politique en matière de participation publique respectera l’esprit et les dispositions de la Politique de bilinguisme pour ce qui est de communiquer avec le public dans les deux langues officielles, comme il est stipulé dans les principes clés régissant la participation du public.

Objectif

Les avantages d’une politique de participation du public cohérente, normalisée et significative, de même que les motifs la justifiant, sont les suivants :

• Réduit des délais coûteux de projets grâce à une prise en charge des problèmes avant qu’ils ne surviennent
• Économise temps et argent en permettant aux bons projets d’être mis de l’avant
• Détection anticipée des préoccupations et des besoins du public – constitue un forum pour le partage d’idées et de préoccupations
• Sert de banc d’essai pour les changements proposés et donne lieu à un plus grand nombre de solutions de rechange
• Améliore la communication bilatérale, renforçant ainsi la confiance et favorisant les relations
• Améliore la crédibilité des preneurs de décision et permet une analyse plus claire lors du processus décisionnel
• Permet d’intégrer de manière significative l’opinion des citoyens dans le processus décisionnel
• Constitue un moyen de mieux intégrer les valeurs du public dans les initiatives administratives locales
• Offre un fondement plus solide pour la mise en oeuvre de projets
• Correspond aux attentes du public d’une administration locale ouverte et transparente
• Permet d’élaborer un plus grand nombre de solutions de rechange
• Facilite la compréhension et favorise le respect des points de vue différents

o Améliore la qualité de la démocratie

• Crée une voie digne de foi par laquelle une information précise et pertinente peut circuler
• Aide à renforcer la compréhension et à soutenir les objectifs de la Ville

La Politique de participation du public a pour objectif principal d’assurer l’existence d’un processus de communication bilatérale qui permette aux citoyens et aux organismes communautaires d’échanger sur des sujets qui les concernent. Elle doit refléter les six principes clés suivants :

Intégration et authenticité – Dans la mesure du possible, la Ville fera participer d’une manière transparente et équitable tous les intervenants susceptibles d’être touchés par un problème.

Partage et soutien – Participation des intervenants au processus décisionnel lorsqu’elle peut avoir une incidence sur la décision.

Responsabilité et engagement – Établissement d’objectifs et d’attentes clairs dans les initiatives de participation du public et écoute active des commentaires des citoyens, des organismes communautaires et des comités consultatifs.

Importance et réceptivité – Veiller à ce que les consultations soient significatives et valables, qu’elles aient des objectifs et des attentes clairs en ce qui concerne la capacité du public d’avoir une influence sur les décisions. Veiller à ce que les consultations soient faites en temps opportun par rapport aux questions en jeu et au degré de participation du public. Le fait de veiller à ce que les participants reçoivent une rétroaction appropriée sur l’impact des commentaires qu’ils ont émis est essentiel pour que la participation du public soit significative.

En constante amélioration – L’évaluation et la mesure continues du succès de la Politique de participation du public et des initiatives de participation du public menées par la Ville garantiront pour une bonne part l’efficacité et la pertinence de la participation du public. Un examen annuel de la politique aura lieu, et des mécanismes d’évaluation de chaque initiative de consultation seront utilisés.

Faciliter les liens et améliorer les capacités pour une communauté de collaboration – Renforcer les liens entre la Ville et la communauté dans les initiatives de participation du public et améliorer les capacités de participation des citoyens à des sujets qui les touchent grâce à la création d’un Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public.

Champ d’application

La politique s’applique à tous les secteurs de l’administration municipale et à toutes les questions de compétence municipale, et doit être appliquée dans tous les processus de participation du public, qu’ils soient destinés au grand public, à des organismes communautaires en particulier, à des organismes bénévoles ou à des intervenants du privé. La politique aura une incidence sur toutes les activités de la Ville visant à informer les résidents, à les consulter, à les faire participer, à collaborer avec eux et à les habiliter à agir sur des sujets qui les concernent. La politique sera un complément, et servira de guide, lors des activités de consultation exigées par la loi.

Le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public offrira soutien et conseils au personnel et au public afin de leur permettre d’améliorer leurs capacités dans l’administration municipale et la communauté pour la mise en place de la Politique de participation du public et de ses principes.

La politique sera appliquée avec souplesse et pourra être suspendue en cas d’urgence, de problèmes liés aux relations de travail ou aux négociations collectives, de problèmes liés à la protection de la vie privée ou à l’accès à l’information, de consignes précises émanant du Conseil municipal ou stipulées par la loi en cas d’insuffisance de temps pour la participation du public par suite de circonstances imprévisibles.

Les citoyens seront encouragés à prendre connaissance des principes de la Politique de participation du public et des valeurs fondamentales de la participation du public, et à comprendre l’échantillon de participation du public sur le plan des objectifs et des espérances liés au processus de participation auquel ils prennent part.

Description et mise en oeuvre de la politique

La Politique de participation du public est fondée sur les valeurs fondamentales suivantes de participation du public :

4. Le public sera tenu informé des sujets le concernant.

5. Le public doit avoir son mot à dire dans les décisions ayant une incidence sur leur vie.

6. Le processus de participation du public :

• Devra garantir et s’engager auprès de la population à ce que leur contribution puisse avoir une incidence sur la décision

o Devra communiquer les intérêts et tenir compte des besoins des participants;

o Devra demander et faciliter la participation des intervenants pouvant être concernés;

o Devra faire appel à des mécanismes de rétroaction appropriés et faire savoir aux participants de quelle manière leurs commentaires ont influé sur la décision; et

o Devra fournir aux participants l’information nécessaire pour participer d’une manière significative.

Les six principes clés de la participation du public constituent la structure sur laquelle la Politique de participation du public est fondée :

Intégration et authenticité

• Dans la mesure du possible, la Ville fera participer tous les intervenants, ou un nombre représentatif d’entre eux, pouvant être concernés par un problème d’une manière transparente et équitable, et s’efforcera d’être réceptive aux questions d’équité et d’arrangements pouvant agir sur la participation, comme la langue, le sexe, la culture, la race, l’invalidité et la géographie.
• L’accès inégal à l’information ou les hypothèses imprécises sur la base de connaissances des participants peut avoir une influence négative sur une activité de participation du public – il est essentiel d’assurer la participation du plus grand nombre possible de personnes ayant un intérêt dans la prise de décision ou pouvant en être affecté. Dans la mesure du possible, il est nécessaire de donner la chance aux citoyens pouvant être affectés par une décision, et veiller à ce que le processus soit conçu de manière à ce que les participants puissent y prendre part efficacement.
• Un modèle d’évaluation de consultation sera utilisé pour déterminer chaque problème, besoin, projet ou programme nécessitant une consultation, pour décider à quel moment du processus la participation du public est requise et pour connaître l’incidence éventuelle du public sur la prise de décision. Des stratégies de participation du public doivent être élaborées lorsque le problème est désigné, tôt dans le processus, et doivent être assez souples pour s’adapter aux changements de priorités ou aux problèmes nouveaux.

Partage et soutien

• Engagement des intervenants dans le processus décisionnel lorsque leurs commentaires peuvent avoir une incidence sur la décision.
• Des processus de participation du public efficaces et appropriés renforcent la confiance du public, améliorent l’engagement du public dans des questions les touchant et peuvent aider la Ville à prendre de meilleures décisions.
• L’engagement et le soutien des preneurs de décision dans le processus de participation, de même que l’incidence éventuelle du public sur la prise de décision doivent être clairs et transparents dès le début du processus.
• Fournir aux participants l’information dont ils ont besoin pour s’engager de manière éclairée.

Responsabilité et engagement

• Établir des objectifs et des attentes précis lors d’initiatives de participation du public et écouter activement les commentaires des citoyens.
• Faire appel à l’Échantillon de participation du public comme outil d’élaboration de stratégies et de processus de participation, afin de s’assurer que les attentes et les objectifs de chaque processus individuel sont clairs pour toutes les parties engagées.
• Les programmes de participation doivent être ouverts et accessibles, et doivent tenir compte de la valeur des opinions et de l’expertise provenant du public.
• Lors de la mise en oeuvre de la Politique de participation du public, des ressources adéquates doivent être mises à disposition afin de mener le processus de participation du public, et le personnel doit avoir reçu une formation adéquate pour organiser l’initiative de consultation.
• Les mécanismes de rétroaction à l’intention des participants doivent être pertinents et clairs afin que ceux-ci puissent constater les résultats de leur participation. De même, la rétroaction doit être fournie aux preneurs de décision afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées et efficaces.

Importance et réceptivité

• Veiller à ce que les consultations soient significatives et valables, qu’elles aient des objectifs et des attentes clairs en ce qui concerne la capacité du public d’avoir une influence sur les décisions. Veiller à ce que les consultations soient faites en temps opportun et qu’elles soient adaptées aux questions en jeu et au degré de participation du public.
• Des programmes de participation du public doivent être conçus lorsque le problème ou le besoin en jeu est désigné, et doivent être menés tout au long du processus dans le cas des projets à consultation multiple.
• Le délai nécessaire aux citoyens, aux organismes communautaires et aux comités consultatifs pour étudier la question, consulter d’autres parties et répondre à la consultation doit respecter un équilibre raisonnable entre les besoins de la Ville, ou les circonstances nécessitant la prise d’une décision, et le besoin pour les participants de prendre part au processus d’une manière significative. La participation du public est plus efficace lorsque les problèmes soulevés et les délais permettent une participation du public dans les premières étapes du processus.
• La participation des comités consultatifs et des organismes communautaires pour renforcer le consensus communautaire doit être envisagée.
• Les outils et les techniques de participation du public correspondant aux besoins des intervenants concernés doivent être utilisés. Ils doivent être souples et prendre la forme de divers formats et techniques, comme les réunions en tête-à-tête, les échanges par courrier et les consultations électroniques.
• En fonction du problème, le processus de participation du public peut s’avérer plus efficace s’il est appliqué au cycle complet de la politique, du programme ou du projet, depuis la désignation du problème ou du besoin jusqu’à la décision finale et, dans certains cas, sa mise en oeuvre. Sont concernés les problèmes de politique, de projet, de programme et de service précis.

Assurer une amélioration continue

• L’évaluation et la mesure continues du succès de la Politique de participation du public et des initiatives de participation du public menées par la Ville.
• Pour diverses raisons, des consultations efficaces et réussies ne mènent pas toujours à une entente ou à un consensus. Une mesure plus réaliste du succès consiste à déterminer si la consultation a désigné et intégré ou non les intervenants touchés par la décision, et à mesurer leur degré de participation. Toutes les consultations améliorent la compréhension de la position et de l’opinion des parties concernées, mais elles ne doivent pas servir à exercer des pressions sur les participants ou à leur recommander d’accepter ou d’adopter un point de vue prédéterminé. La participation des comités consultatifs et des organismes communautaires pour renforcer le consensus communautaire doit être envisagée.
• Un rapport et une évaluation annuels de la Politique de participation du public et de sa mise en oeuvre doivent être réalisés afin d’en assurer la souplesse et la réactivité, et afin de connaître les améliorations apportées. Cet examen sera fait par le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public.
• Un cadre d’évaluation pour chaque programme de participation du public devrait être intégré dans la stratégie de participation individuelle.

Faciliter les liens et améliorer les capacités pour une communauté de collaboration

• Un renforcement des liens entre la Ville et la communauté dans les initiatives de participation du public et une amélioration des capacités de participation des citoyens à des sujets qui les touchent seront rendus possibles grâce à la création d’un Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public. Créer et préserver des relations solides, positives et collaboratrices entre la Ville et la communauté afin d’accroître le potentiel participatif et d’améliorer les prises de décision.
• Les capacités du personnel et de la communauté doivent être améliorées pour mettre en oeuvre et utiliser la Politique de participation du public et ses principes, et un « réseau d’échange de pratiques » global pour l’engagement des citoyens doit être mis en place afin d’améliorer les capacités de la Ville.
• Des outils, des formations et des conseils sur la participation du public seront fournis au personnel lors de la mise en oeuvre de la politique.
• La base de leadership de la communauté au plan de la collaboration et l’engagement doit être agrandie, notamment en partageant la liste principale de personnes-ressources, en organisant des réunions annuelles d’établissement des priorités avec les communautés géographiques et les communautés d’intérêts, et en utilisant des outils de création d’associations et d’organismes communautaires. Le soutien de la durabilité et du rajeunissement des organismes communautaires existants doit être envisagé lors de l’organisation d’initiatives de consultations et de développement communautaire.

Échantillon de participation du public

Les programmes et les initiatives de participation du public organisés par la Ville d’Ottawa doivent être conformes à certains objectifs et aux promesses faites au public, tel que mentionné dans l’Échantillon de participation du public. Ils doivent bien faire comprendre aux participants les attentes et les promesses lors de chaque processus de participation du public et souligner l’incidence éventuelle de leur participation sur la décision. Les listes de vérifications de modèle de consultation et de participation du public seront utilisées par le personnel de la Ville pour déterminer le taux de participation requis et l’incidence éventuelle sur la décision relative à un problème en particulier.

Informer	Consulter	engager	Collaborer	habiliter
Objectif : Offrir au public de l’information équilibrée et objective afin de les aider à comprendre les problèmes, les autres choix et/ou les solutions.	Objectif : Obtenir les commentaires du public sur l’analyse, les solutions de rechange et/ou les décisions.	Objectif : Travailler directement avec le public tout au long du processus afin de s’assurer que les problèmes et les préoccupations du public sont bien compris et pris en compte.	Objectif : Collaborer avec le public dans chacun des aspects de la prise de décision, y compris l’élaboration de solutions de rechange et la désignation des solutions privilégiées.	Objectif : Remettre la décision finale entre les mains du public.
Promesse faite au public : Nous allons vous tenir au courant.	Promesse faite au public : Nous allons vous tenir au courant. Écouter et prendre acte des préoccupations et fournir une rétroaction sur la manière dont les commentaires du public ont influencé la décision.	Promesse faite au public : Nous allons travailler de concert avec vous afin que vos préoccupations et vos problèmes soient directement pris en compte dans les solutions élaborées. Fournir une rétroaction sur la manière dont les commentaires du public ont influencé la décision.	Promesse faite au public : Nous vous consulterons pour prendre directement acte de vos conseils et de votre innovation dans la formulation des solutions, et nous intégrerons le plus possible vos conseils et vos recommandations dans les décisions.	Promesse faite au public : Nous allons mettre en oeuvre ce que vous aurez décidé.

Source – IAP2, International Association for Public Participation

Définitions

Pour les fins de la présente politique, les définitions suivantes s’appliquent.

Citoyen – Toute personne résidant dans les limites de la Ville d’Ottawa.

Collaborer – Travailler ensemble, établir un partenariat. Faciliter le consensus.

Comité consultatif – Entité composée d’un nombre fixe de citoyens nommés par le Conseil municipal pour proposer des conseils au Conseil municipal et à ses comités sur des sujets précis.

Réseau d’échange de pratiques – Groupe dont les membres se réunissent régulièrement pour partager et apprendre, en fonction de leurs intérêts communs. Les réseaux d’échange de pratiques complètent les structures existantes en favorisant la collaboration, l’échange d’information et le partage des meilleures pratiques au travers des frontières de temps, de distance et de hiérarchie organisationnelle.

Consultation – Processus visant à recueillir l’opinion des citoyens, des organismes communautaires, des comités consultatifs ou du grand public, sur des sujets les concernant directement ou pour lesquels ils ont un intérêt important. Processus de cueillette et d’analyse des commentaires et de l’opinion du public.

Consulter – Demander un conseil ou un renseignement.

Données – Information ou commentaires (transmis oralement ou par écrit) fournis sur une question.

Échantillon de participation du public – Outil de participation du public aidant à désigner et à sélectionner le niveau adéquat de participation du public, et faisant état des objectifs, des attentes et de l’incidence éventuelle sur la décision.

Engagement – Renvoie à l’action visant à encourager la délibération, la réflexion ou l’apprentissage sur un problème dans les premières étapes d’un processus, l’accent étant mis surtout sur les valeurs et les principes qui détermineront la manière dont un problème est envisagé. L’engagement citoyen diffère sur le plan qualitatif de la consultation puisqu’il met en valeur la délibération et le dialogue approfondis, s’appuie sur la recherche d’un terrain d’entente, exige plus de temps et favorise les capacités de participation des citoyens.

Évaluation – Outils et méthodes utilisés en permanence pour évaluer et améliorer le processus en cours.

Faire participer – Engager en tant que participants ou intégrer – favoriser un dialogue constructif.

Habiliter – Conférer un pouvoir, autoriser.

Informer – Communiquer de l’information et promouvoir la sensibilisation du public.

Intervenant – Particulier, groupe de particuliers, représentant élu ou organisme ayant un enjeu ou un intérêt particulier dans le résultat d’une décision.

Organisme communautaire – Groupe de particuliers se réunissant officiellement pour traiter de sujets ou de problèmes précis. Communauté d’intérêts.

Participation du public – Tout processus de communication bilatérale visant à informer le public et à l’engager dans la résolution d’un problème ou une prise de décision, et faisant appel aux commentaires du public pour permettre une prise de décision plus éclairée. La participation du public comporte plusieurs volets, comme l’information, la consultation, l’engagement, la collaboration et l’habilitation, tel que mentionné dans l’Échantillon de participation du public.

Principe – Fondement ou valeurs fondamentales guidant les actions et les orientations à suivre.

Public – Particulier, groupe de particuliers ou organisme situé dans les limites de la Ville d’Ottawa et ne faisant pas partie de l’entité responsable de la prise de décision.

Rétroaction – Partage des données et de l’information reçues sur les résultats d’un processus de participation du public avec les parties concernée sou avec celles ayant un intérêt dans les résultats.

Valeur – Principes ou normes déterminant ce qui est valable ou important.

Responsabilités

Directeur des Services municipaux et directeurs généraux

Il incombe au directeur des Services municipaux et aux directeurs généraux :

· De fournir un milieu de travail favorable qui encourage une participation du public efficace et cohérente au sein de l’administration municipale

· De veiller à ce que la présente politique soit disponible pour tout le personnel

· De soutenir les initiatives de participation du public, et de fournir les formations et les outils requis par le personnel

· D’assurer un examen efficace des systèmes, notamment des politiques et des pratiques internes, afin de déterminer si les outils et les lignes directrices sont utilisés

· De soutenir et diffuser la politique de la Ville et d’adopter un processus responsable et déterminé pour l’engagement du public.

Directeurs

Il incombe aux directeurs :

· D’assurer un milieu favorable qui permet l’application des six principes de participation du public; intégratrice et authentique, ouverte et coopérative, responsable et engagée, significative et réceptive, assurant une amélioration continue, facilitant les liens et améliorant les capacités pour une communauté de collaboration

· De comprendre et de soutenir la présente politique, et de veiller à ce que la politique et les procédures qui l’entourent soient communiquées aux employés et respectées

· De s’assurer que les outils et les lignes directrices appropriés sont communiqués aux employés et que des formations appropriées sont offertes

gestionnaires et superviseurs immédiats

Il incombe aux gestionnaires et aux superviseurs immédiats :

• De veiller à ce que les lignes directrices de la présente politique et les outils de participation du public soient utilisés par le personnel de manière cohérente dans les activités de participation du public liées à la présente politique
• D’évaluer le processus afin d’assurer sa conformité à la politique et aux exigences légales
• D’encourager le personnel à consulter le Réseau d’échange de pratiques lors de la conception, de l’élaboration et de la tenue d’activités de participation du public
• De s’assurer que les employés peuvent suivre des formations et accéder aux outils de travail dont ils ont besoin pour mener des consultations efficaces et significatives
• De préciser les activités de consultation des services concernés et de les communiquer au Réseau d’échange de pratiques afin de créer une liste détaillée permettant de repérer les doubles emplois et les éventuelles mises en commun de ressources

RÉSEAU D’ÉCHANGE DE PRATIQUES dans la participation du public

Le Réseau d’échange de pratiques dans la participation du public apportera son soutien et offrira des conseils au personnel de la Ville, au Conseil municipal et au public en vue d’accroître les capacités de l’administration municipale et de la communauté, dans la mise en oeuvre des principes et des outils de la Politique de participation du public.

Il incombe au Réseau d’échange de pratiques :

o D’élaborer des outils de participation du public afin de mettre en oeuvre la Politique de participation du public dans l’administration municipale

o De coordonner les activités d’engagement et d’établir des liens entre elles et entre les normes et les pratiques dans l’administration municipale

o De donner des conseils aux services concernés sur la conception du processus de participation du public et de fournir à l’administration municipale, et dans certains cas à la communauté, les formations et l’orientation nécessaires

o De s’assurer que des outils sont disponibles pour aider les services et les gestionnaires de projet concernés à déterminer le degré d’engagement du public et le besoin d’engagement sur un sujet précis avant d’entamer la consultation

o Conjointement avec la Direction des communications et du marketing, de surveiller et de coordonner les activités de participation du public à l’administration municipale afin d’éviter au maximum les doubles emplois, de coordonner les efforts pour s’assurer que les citoyens et les organismes communautaires n’ont pas à répondre fréquemment à des demandes de participation au cours d’une même période, grâce à l’élaboration d’un calendrier d’événements

o De fournir des conseils aux services concernés sur les techniques (moyens d’engager le public à participer) afin d’assurer l’utilisation d’approches cohérentes, et de garantir que ces approches correspondent au problème et au degré de participation du public

o De faire office de point de contact pour la communauté en ce qui a trait aux activités de consultation

o De favoriser les initiatives et la technologie de démocratie en ligne afin de fournir des solutions de rechange en matière d’engagement du public, et de les développer

o D’examiner et d’améliorer sans relâche la Politique de participation du public et les programmes qui s’y rapportent.

Employés

Il incombe aux employés :

o D’adhérer à la Politique de participation du public pour toutes les consultations publiques entreprises

o De connaître et de représenter l’opinion et les besoins des personnes qui ne s’engagent pas dans le processus de participation du public

o De veiller à établir la communication avec les groupes communautaires et de garder ouvertes les voies de communication pour fins de discussion

o D’avoir une connaissance pratique des outils et des politiques de participation du public

o D’être à l’écoute des idées et des commentaires du public, et de les respecter

o De veiller à ce que d’autres types de formats de documents soient disponible sur demande

o De soutenir l’intégration des groupes marginalisés dans le processus de participation du public

Personne-ressource

Les demandes de renseignements peuvent être adressées à l’attention du :

Gestionnaire de programme, Politiques et projets

Direction des services de secrétariat

Services généraux

Ville d’Ottawa

Tél. : (613) 580-2424, poste 21779

ENCOURAGING AND ADVANCING
PUBLIC PARTICIPATION in Ottawa

FAVORISER ET ACCROÎTRE
LA PARTICIPATION PUBLIQUE À OTTAWA

ACS2003-CRS-SEC-0016

S. Roy-McCallum, Manager of Policy and Projects, Corporate Services Department, appeared before the Committee on this item.

Barbara Barr provided the Coordinator with a copy of her presentation, which is held on file with the City Clerk. She expressed the view that the average person trying to read through the report would be turned off City participation and that a shorter, concise report would have been a more effective communication tool. She suggested this be taken into consideration when communicating with the public. She noted the poor attendance of the public at the numerous public consultation meetings over the last year, and the statement in the staff report that 53% of people polled felt that their input was not reflected in the results. She added her concern that the City is reaching an already committed volunteer core rather than the general public. She recommended that the City make better use of the City’s web site to provide information, that every public open house have a presentation followed by a question and answer session, that the media be used more effectively and lastly that a clock be installed on the ground floor of City Hall so that the public can quickly determine whether they have arrived on time for a meeting.

Amy Kempster, Greenspace Alliance, concurred with the statements of the previous speaker, noting the difficulty of engaging public interest. She felt the draft policy was reasonable as far as it goes, however some of the problems with current practice have not been addressed. She proposed two rules, firstly not to schedule too many public consultations all at once, noting that a master calendar would be useful, and secondly that all open houses have a presentation and questions/comments session. She stressed the importance of the question period, adding that she has seen responses to questions that have revealed facets of a project that were of more interest than those for which the public consultation was designed to address. She closed with her personal plea to increase the number of public meetings in former Ottawa. Given the population of the area, she felt that public participation would increase if more than one meeting were scheduled.

Councillor Stavinga noted the progression in terms of web site usage over the last three years. She voiced her view that the report highlights the matter of participatory democracy versus public consultation, and how it will be moved forward in the community. She found it interesting that 50% of people choose to be notified via email. Because not everybody has a computer and/or high speed access, she stressed the importance of having a variety of tools to use, particularly a template. She commended Ms. Roy-McCallum for the effort that has been undertaken. She closed by indicating that although the report defines a public participation model for the City as a bureaucracy, there is a role for residents to play in terms of being informed and accountable.

That the Corporate Services and Economic Development Committee recommend Council approve the new Public Participation Policy for the City of Ottawa (attached to the report) and endorse the creation of a Roundtable for Citizen Engagement.

CARRIED