Report to/Rapport au :
Corporate Services and Economic Development Committee
Comité des services organisationnels
et du développement économique
and Council / et au Conseil
18 November 2005 / le 18 novembre 2005
Submitted by/Soumis par : R.G. Hewitt,
Acting Deputy City Manager
/ Directeur municipal adjoint intérimaire
Public Works and
Services/Services et Travaux publics
Contact Person/Personne
ressource: Kenneth J. Brothers, Director/Directeur
Utility Services Branch/Services publics
(613) 580-2424 x22609, Ken.Brothers@ottawa.ca
|
OBJET: |
COLLECTE RÉSIDENTIELLE DE DÉCHETS SOLIDES
EN BORDURE DU CHEMIN (APPEL D’OFFRES no RFT02105-91027-T02) |
|
|
|
|
SUBJECT: |
solid waste
residential curbside collection (tender rft02105-91027-to2 |
RECOMMANDATIONS DU
RAPPORT
Que le Comité des services généraux et du
développement économique recommande et que le Conseil municipal approuve
l’octroi du contrat no 02105-91027-T02 pour la collecte des
déchets solides résidentiels aux soumissionnaires suivants sur la base de la
soumission recevable la moins élevée par zone, tel que le stipule l’appel
d’offres :
1.
que le
contrat no 02105-91027-T02, établi en fonction du
scénario de la collecte des matières organiques chaque semaine et de la
collecte des déchets, des articles de recyclage, des feuilles et résidus de
jardinage aux deux semaines dans la zone C1 soit adjugé à BFI Canada Inc. au
coût estimatif de 35 836 867,93 $ sur six ans (TPS non incluse);
2.
que
le contrat no 02105-91027-T02, établi en fonction du
scénario de la collecte des matières organiques chaque semaine et de la
collecte des déchets, des articles de recyclage, des feuilles et résidus de
jardinage aux deux semaines dans la zone C2 soit adjugé à R.W. Tomlinson Limited au
coût estimatif de 38 960 689,32 $ sur six ans (TPS non incluse);
3.
que les services offerts en vertu du contrat no 02105-91027-T02,
établi en fonction du scénario de la collecte des matières organiques chaque semaine et de la collecte
des déchets, des articles de recyclage, des feuilles et résidus de jardinage
aux deux semaines dans la zone C3
soient assurés par la Ville d’Ottawa au coût estimatif de
36 061 397,92 $ sur six ans (TPS non incluse);
4.
que le contrat no 02105-91027-T02,
établi en fonction du scénario de la collecte des matières organiques chaque semaine et de la collecte
des déchets, des articles de recyclage, des feuilles et résidus de jardinage
aux deux semaines dans la zone C45 soit
adjugé à Waste Services Incorporated (Canada) au coût estimatif de
75 527 616,56 $ sur six ans (TPS non incluse);
5.
qu’un projet d’immobilisations de la Ville d’Ottawa
concernant les véhicules de collecte des déchets, d’un montant de
4,4 millions de dollars, soit établi de façon à prévoir, d’une part,
l’acquisition de 15 nouveaux véhicules de collecte afin de permettre leur
commande immédiate en vue de la prestation du service de collecte dans la
zone C3 et, d’autre part, l’achat de cinq véhicules de collecte récemment
acquis en location.
REPORT RECOMMENDATIONS
That Corporate
Services and Economic Development Committee recommend and Council approve the
award of Tender No. 02105-91027-T02 Residential Solid Waste Collection Contract
to the
following bidders, on the basis of award to the lowest responsive bid by zone,
as stipulated in the Request for Tender:
1.
That Zone C1
scenario OIB for the collection of waste, recycling and leaf and yard waste /
organics, Contract No. 02105-91027-T02 be awarded to BFI Canada Inc. for a
total estimated six-year cost of $35,836,867.93 (GST not included);
2.
That Zone
C2 scenario OIB for the collection of waste, recycling and leaf and yard waste
/ organics, Contract No. 02105-91027-T02 be awarded to R.W. Tomlinson Limited
for a total estimated six-year cost of $38,960,689.32 (GST not included);
3.
That Zone C3
scenario OIB for the collection of waste, recycling and leaf and yard waste /
organics, Contract No. 02105-91027-T02 be retained by the City of Ottawa for a
total estimated six-year cost of $36,061,397.92 (GST not included);
4.
That Zone C45
scenario OIB for the collection of waste, recycling and leaf and yard waste /
organics, Contract No. 02105-91027-T02 be awarded to Waste Services
Incorporated (Canada) for a total estimated six-year cost of $75,527,616.56
(GST not included);
5.
That a capital
project City of Ottawa Waste Collection Vehicles in the amount of $4.4M, be
established for the acquisition of fifteen (15) new collection vehicles to
facilitate the immediate ordering of vehicles for the start up of the City
collection service in Zone C3, and for the buyout of five (5) recently leased
waste collection vehicles.
CONTEXTE
Les contrats actuels relatifs à la collecte des déchets solides
résidentiels (Contrat CE-8012) expireront le 31 mai 2006; par conséquent, de
nouveaux contrats de service doivent être conclus. L’appel d’offres concernant
la collecte résidentielle de déchets solides en bordure de chemin a été rendu
public le 14 septembre 2005 et clôturé le 24 octobre 2005. L’octroi de ce
contrat au mois de novembre 2005 est crucial, car il faudrait s’assurer que les
entrepreneurs ont suffisamment de temps pour acheter et recevoir les véhicules
de collecte de déchets et qu’ils seront prêts lorsque les contrats débuteront
au mois de juin 2006.
Détails relativement à l’appel d’offres sur la
collecte résidentielle des déchets solides en bordure de chemin.
L’appel d’offres relative à
la bordure de chemin concerne cinq (5) zones géographiques de collecte d’un
nombre presque égal de foyers. Les zones sont très similaires aux zones
actuelles de bordure de chemin à l’exception de quelques modifications des
limites visant à refléter des barrières géographiques plus logiques et à
incorporer l’ancienne zone Osgoode au système de cinq zones. Tous les services
de collecte (déchets, articles de recyclage, feuilles et résidus de jardinage,
matières organiques) dans chaque zone doivent être fournis par le même soumissionnaire
qui se verra octroyer le contrat, selon l’offre recevable du soumissionnaire
moins-disant pour cette zone, ou une combinaison de zones.
L’appel d’offres comprenait
des options de tarification dans les secteurs suivants afin de fournir au Conseil
municipal le plus de flexibilité possible durant toute la durée du contrat.
1. Mise en œuvre
conditionnelle de la collecte de matières organiques avec une notification à
l’entrepreneur de huit mois prévue en 2008;
2. Fréquence de la
collecte de déchets une fois que la collecte de matières organiques est mise en
œuvre (à savoir si la collecte de déchets se fera sur une base hebdomadaire ou
à la quinzaine, une fois aux deux semaines);
3. Avec et sans le
verre de la Régie d’alcool de l’Ontario inclus dans l’écopoubelle bleue.
Processus de concurrence dirigée
Grâce au succès de l’opération de collecte
actuelle interne, le 15 juillet 2005, le Conseil municipal a demandé au
personnel de former une équipe de soumission interne pour préparer un appel
d’offres pour ces prochains contrats. (Rapport ACS2005-PWS-UTL-0018 Services de
déchets solides – Contrats de collecte : Autorisation de soumission
interne – Concurrence dirigée).
P3 Advisors, une société d’experts-conseils
indépendante, a été retenue par la Division de la gestion de
l’approvisionnement de la Ville d’Ottawa afin d’élaborer les « Directives
pour le processus de soumission interne » conformément aux
« Protocoles de concurrence dirigée » de soumission interne de 1998.
La directrice de P3 Advisors, Louise Panneton était la Commissaire de l’équité
pour ces appels d’offres en matière de collecte de déchets solides. La Division
de la gestion de l’approvisionnement, en étroite communication avec la
Commissaire de l’équité, a dirigé ce processus d’appel d’offres en passant par
les étapes de préparation des appels d’offres, les réunions avec les
soumissionnaires et l’évaluation des appels d’offres. La commissaire de
l’équité a fourni à la Ville un avis écrit dans lequel elle indiquait qu’elle
avait supervisé l’approvisionnement et qu’elle était présente à tous les
moments clés du processus, et elle confirme que les recommandations de
l’attribution contenues dans ce rapport représentent un processus équitable,
ouvert et transparent.
Résultats de l’appel d’offres
L’évaluation de l’appel d’offres a mis l’accent
sur l’option qui permet la mise en œuvre de la collecte de matières organiques
en 2008 et qui poursuit le processus relatif au verre de la Régie d’alcool de
l’Ontario dans l’écopoubelle bleue pendant toute la durée du contrat.
Toutefois, le Comité et le Conseil municipaux doivent comprendre que selon
toutes les options de niveau de service, l’offre recevable du soumissionnaire
le moins-disant (entrepreneur) recommandée dans ce rapport fournissait les
coûts les moins élevés dans chacune des options de niveau de service. En
d’autres termes, le soumissionnaire moins-disant est le soumissionnaire
moins-disant sans égard aux options de niveau de service.
Dans l’appel d’offres relatif aux bordures de
chemin, cinq (5) entreprises au total en plus de l’équipe de soumission interne
de la Ville ont soumis des dossiers d’appel d’offres. Les soumissions de quatre
(4) d’entre elles ainsi que la soumission de la Ville d’Ottawa ont été jugées
favorables.
Tableau 1: Appels
d’offres soumis par les proposants
|
Capacité
de zone |
Entrepreneur de bordure de chemin |
|
Les 5 zones |
Waste
Management Inc. R.W.
Tomlinson Ltd. |
|
4 zones |
|
|
2 zones |
|
|
2 zones |
|
|
1 zone |
BFI
Canada |
L’analyse des soumissions s’est concentrée sur
« l’offre recevable du soumissionnaire le moins-disant » qui prenait
en considération la soumission de toutes les combinaisons de zones possibles
par les proposants qualifiés, selon les deux scénarios de fréquence de collecte
de déchets.
La soumission d’un système à faible coût relativement à la collecte en
bordure de chemin présente deux scénarios :
1.
Mise
en œuvre d’un programme de collecte de matières organiques dont le commencement
est prévu pour avril 2008 avec une collecte de déchets à la quinzaine (une
fois aux deux semaines) et une option de tarification qui restera au taux du
service courant au cas où la mise en œuvre de la collecte de matières
organiques serait retardée. Ceci est l’option recommandée résultant en un
contrat de six ans dont les coûts estimés s’élèvent à 186 386 571 $.
2.
Mise
en œuvre d’un programme de collecte de matières organiques dont le commencement
est prévu pour avril 2008, avec une collecte de déchets hebdomadaire et
une option de tarification qui restera au taux du service courant au cas où la
mise en œuvre de la collecte de matières organiques serait retardée. Cette
option a résulté en un contrat de six ans et dont les coûts estimés s’élèvent à
193 960 969 $, et les octrois du contrat pour cette option sont indiqués
dans l’Annexe A.
Le personnel recommande que l’offre globale
recevable du soumissionnaire le moins-disant pour chacune des zones et une
offre combinée pour les zones C4 & 5 (C45) soient octroyées tel que
mentionné dans les recommandations du rapport.
Le personnel recommande également que les fonds
de capital et d’emprunt d’un montant de 4,4 M de $ soient consacrés pour
l’achat de véhicules nécessaires pour permettre à la soumission interne de la
Zone C3 d’être retenue.
L’entreprise KPMG a été retenue par la Division
de gestion de l’approvisionnement afin de réviser l’intégralité des détails de
la soumission interne de la Zone 3 avant de finaliser la recommandation de
l’attribution de cette zone à l’équipe interne de la Ville d’Ottawa. Un rapport
indépendant a été reçu par la Division de gestion de l’approvisionnement
indiquant que l’équipe de soumission interne, en établissant les prix qu’elle a
soumis en réponse à la demande d’appel d’offres, a inclus un nombre de coûts
appropriés tels que :
·
une allocation pour amortir les coûts d’acquisition de
tous les véhicules de collecte de déchets requis pour le contrat;
Toutefois, KPMG a défini trois secteurs
principaux dans lesquels des coûts supplémentaires avaient été ajoutés à
l’offre soumise par l’équipe de soumission interne, dans le but de s’assurer
que le prix offert par l’équipe interne comprend les coûts totaux de prestation
de service, y compris les coûts des actifs immobilisés utilisés, et les frais
généraux qui viennent soutenir les opérations internes durant la prestation de
service. Les trois secteurs en question sont les suivants :
·
une
allocation pour « louer » destinée à l’immeuble de base de Swansea,
conformément aux niveaux de location d’immeubles basés sur le marché;
·
une
allocation pour les intérêts sur les fonds requis pour l’achat des vingt
premiers camions;
·
une
allocation pour les intérêts sur les fonds assignés aux rénovations incluses
dans la soumission interne.
La Division de gestion de l’approvisionnement
estime que le rapport est complet, et que la soumission modifiée de l’équipe
interne comprend tous les coûts existants ou potentiels, y compris plusieurs
coûts qui sont inclus uniquement pour des fins de comparaison de soumission et
qui ne résulteraient pas en une augmentation effective de coûts pour la Ville
d’Ottawa. La seule recommandation dont fait mention le rapport KPMG est qu’un
montant représentatif des trois secteurs de coûts supplémentaires décrits
ci-dessus soit ajouté à la proposition financière soumise par l’équipe de
soumission interne pour des fins de comparaison uniquement. Le résultat est que
l’offre faite par l’équipe de soumission interne pour la Zone C3 continue de
loin d’être l’offre recevable la moins-disante. La Division de gestion de
l’approvisionnement est par conséquent d’accord avec les recommandations
d’attribution contenues dans le présent rapport.
L’approbation des octrois de contrat recommandés
représente un engagement du budget de fonctionnement 2006-2012. En vertu de
l’un des deux scénarios de service de collecte de déchets, l’augmentation du
budget de base requis pour 2006 a été incluse dans la version préliminaire du
budget de fonctionnement de 2006 qui a été présentée au Conseil municipal le 9
novembre 2005. À la suite des prix de soumission acceptés, la mise en œuvre de
la collecte hebdomadaire de déchets permettra de réaliser des économies de 530
000 $ pour une partie de l’année 2006, et un total de 7,57 millions de
dollars durant l’ensemble des six années du contrat.
Le financement d’un montant de 4,4 millions de
dollars pour l’acquisition ou la location de vingt véhicules de collecte de
déchets sera fourni par le Fonds de réserve du Parc automobile. Au cas où
l’analyse du plan de remplacement de véhicules déterminerait que la location
serait une option plus avantageuse que l’achat, le financement est disponible
dans la version préliminaire du budget de fonctionnement relativement aux
Services de gestion des déchets solides pour les paiements de location-bail sur
une base continue.
Annexe A
– Option de collecte – Mise en œuvre de la collecte de déchets hebdomadaire
avec collecte des matières organiques
Mise en œuvre de la collecte hebdomadaire de
déchets avec collecte des matières organiques
Option de collecte (Scénario de mise en œuvre hebdomadaire de
matières organiques – mise en œuvre de la collecte hebdomadaire des déchets
avec collecte des matières organiques). Le niveau de service actuel
concernant la première et la deuxième année du contrat de collecte de six ans
relativement à la collecte hebdomadaire des matières organiques en bordure de
chemin parallèlement avec la collecte hebdomadaire de déchets en bordure de
chemin doit commencer après avoir avisé les entrepreneurs huit (8) mois à
l’avance, comme prévu en 2008.