11. Green Bin Program iMPLEMENTATION PLAN

Plan de mise en OEuvre du programme de Bac vert

Committee recommendations

That Council:

1. Receive this report for information; and

2. Direct staff to report back in early 2011 with results of the Green Bin Program along with recommendations to optimize the program in preparation for the 2012 collection contract tender.

Recommandations DU Comité

Que le Conseil :

1. accueille le présent rapport à titre informatif; et

2. demande au personnel de présenter un autre rapport au début de 2011, dans lequel seront présentés les résultats du programme du Bac vert, ainsi que des recommandations visant l’optimisation du programme en prévision des prochains appels d’offres pour les services de collecte en 2012.

Documentation

1. Deputy City Manager’s report, Infrastructure Services and Community Sustainability dated 10 June 2009 (ACS2009-ICS-SWS-0003).

2. Extract of Draft Minute, 23 June 2009. (immediately following the French report)

Report to/Rapport au :

Planning and Environment Committee/

Comité de l'urbanisme et de l'environnement

and Council / et au Conseil

10 June 2009 / le 10 juin 2009

Submitted by/Soumis par : Nancy Schepers, Deputy City Manager/

Directrice municipale adjointe,

Infrastructure Services and Community Sustainability/

Services d’infrastructure et Viabilité des collectivités

Contact Person / Personne ressource: Dixon Weir, General Manager / Directeur général
Environmental Services / Services environnementaux

613-580-2424, x22002, Dixon.Weir@ottawa.ca

City-Wide / À l’échelle de la Ville

Ref N°: ACS2009-ICS-SWS-0003

SUBJECT:	Green Bin Program iMPLEMENTATION PLAN

OBJET :	Plan de mise en OEuvre du programme de Bac vert

REPORT RECOMMENDATIONS

That the Planning and Environment Committee recommend Council:

1. Receive this report for information; and

2. Direct staff to report back in early 2011 with results of the Green Bin Program along with recommendations to optimize the program in preparation for the 2012 collection contract tender.

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

Que le Comité de l'urbanisme et de l'environnement recommande au Conseil :

1. D’accueillir le présent rapport à titre informatif;

2. De demander au personnel de présenter un autre rapport au début de 2011, dans lequel seront présentés les résultats du programme du Bac vert, ainsi que des recommandations visant l’optimisation du programme en prévision des prochains appels d’offres pour les services de collecte en 2012.

EXECUTIVE SUMMARY

Assumptions and Analysis:

This report outlines the details of the implementation plan for Ottawa’s Green Bin Program. The primary focus of the report is to inform Committee and Council about the implementation schedule and the communication and outreach support to residents.

Implementation of the program is comprised of three primary components:

· Modification of collection service to include organics;

· Provision of organics processing; and,

· New service promotion and customer education.

Provision of the organics program will ultimately include all residents. The program will be rolled out in three distinct phases; Phase 1 will include single residential properties and low rise multi-unit residential properties, Phase 2 will include high-rise, multi-unit residential properties and Phase 3 will include the rural properties that were not included in the leaf and yard waste / organics collection in the last contract. Staff will report on implementation details for Phase 2 once the findings of the pilot on organics collection from high-rise buildings is complete. Phase 3 will be included in the level of service report (2011) for the consideration of Council in preparation for the next collection contract (2012).

Orgaworld Canada was awarded the contract to build and operate an organics processing facility for the City’s program. The facility is located at Rideau Road and Hawthorne Road and construction began in April of this year. The outside structure for the facility is well underway and the work on the interior is scheduled to commence in June.

Effective communication, education and promotion of the Green Bin Program to residents is one of the most important components of a successful organics initiative. Collection and processing are vital, but without an effective communications strategy, residents will not clearly understand how to participate in the program, thereby impacting contamination and diversion levels.

The implementation plan described in this report, combined with effective communications and outreach, will result in a smooth transition to the new collection service and work towards the City’s diversion goals.

Financial Implications

This report has no financial implications as all costs associated with the Green Bin Program have been identified in previous reports and approved by Council.

Legal/Risk Management Implications

There are no legal/risk management impediments to receiving the information in this report and directing staff to report back in early 2011.

Public Consultation/Input

Extensive consultation on the Green Bin Program has been ongoing since 1997. The pilot program Compost Plus has tested the collection of organics in about 5,000 households. Nanos Research conducted a survey in the fall of 2008 on a wide range of solid waste issues and found that the majority of Ottawa residents are aware and supportive of the Green Bin Program. The Executive Summary of the survey findings is included as Document 4.

Background and Main Timelines

In May 2008, ACS2008-PWS-SWS-0002, Council approved the following level of service for solid waste, including the collection of green bins:

· Continue with weekly garbage collection and alternate weekly blue box and black box through to 2012 under the existing contracts the City has with its service providers;

· Bi-weekly organics collection from December to March; and

· Weekly organics collection from April to November.

The collection of the green bin organics is scheduled to commence on January 4, 2010.

In March 2008, ACS2008-PWS-SWS-0004 Council awarded an organics processing contract to Orgaworld Canada Ltd.

In November 2008, contracts were awarded to Norseman Plastics and Ottawa Mouldcraft for the manufacture of organic collection carts and kitchen containers respectively. In April 2009, Fleishman-Hillard Canada was retained to develop and deliver an education and communications campaign for the implementation of the Green Bin Program.

Current Status:

· Construction on the Orgaworld facility (building shell near completion);

· Manufacture of approximately 50,000 green bins at a rate of 1,200 per day;

· Green Bin Champions Pilot launched;

· The manufacturing mould ready for production of the kitchen container; and,

· The development of a communications plan.

Document 6 attached includes a previously distributed memorandum with respect to the purchaseof green bins.

RÉSUMÉ

Le présent rapport présente les détails du plan de mise en œuvre du programme de Bac vert de la Ville d’Ottawa. Le rapport vise principalement à informer le Comité et le Conseil du calendrier de mise en œuvre et des moyens de communication et de sensibilisation utilisés à l’égard des résidents.

La mise en œuvre du Programme comprend les trois principaux éléments suivants :

· Modification du service de collecte des déchets afin d’y inclure les déchets organiques;

· Prestation de services de traitement des déchets organiques;

· Promotion du nouveau service et sensibilisation de la clientèle.

Les services de collecte des déchets organiques seront éventuellement offerts à tous les résidents. Le programme sera mis en œuvre en trois phases distinctes. La première phase visera les résidences individuelles et les petits immeubles à logements multiples, la deuxième phase comprendra les tours d’habitation à logements multiples et la troisième phase visera les propriétés rurales qui n’étaient pas inclus dans la collecte des feuilles et résidus de jardinage et des déchets organiques aux termes du dernier contrat. Le personnel présentera un rapport sur la mise en œuvre de la deuxième phase lorsque les conclusions du projet pilote de collecte de déchets organiques pour les tours d’habitation à logements multiples auront été élaborées. Les résultats de la troisième phase seront inclus dans le rapport sur les niveaux de service (2011) dont le Conseil tiendra compte pour le prochain contrat de service de collecte (2012).

La Ville a accordé à l’entreprise Orgaworld Canada le contrat de construire et d’exploiter une installation de traitement des déchets organiques pour le programme de la Ville. L’installation est située au coin du chemin Rideau et du chemin Hawthorne; les travaux de construction ont commencé en avril 2009. La construction de la structure externe de l’installation va bon train et les travaux internes devraient commencer en juin.

La communication efficace avec les résidents, la sensibilisation de ces derniers et la promotion du programme constituent les éléments les plus importants pour assurer le succès de l’initiative de collecte des déchets organiques. La collecte et le traitement des déchets sont très importants, mais sans une stratégie de communication efficace, les résidents ne comprendront pas bien comment ils peuvent participer à ce programme, ce qui aura une incidence sur les niveaux de contamination et de réacheminement.

Le plan de mise en œuvre présenté dans le présent rapport, ainsi que les communications efficaces et la sensibilisation permettront une transition facile vers le nouveau service de collecte et l’atteinte des objectifs de la Ville en matière de réacheminement des déchets.

Incidences financières

Le présent rapport ne fait état d’aucune incidence financière, car tous les coûts associés au programme de Bac vert ont été fournis dans les rapports précédents et approuvés par le Conseil.

Incidences juridiques et en matière de gestion du risque

Il n’existe aucune entrave d’ordre juridique ou en matière de gestion du risque à recevoir le présent rapport ou à demander au personnel de fournir un rapport au début de l’année 2011.

Consultation publique/commentaires des résidents

Depuis 1997, on mène une consultation approfondie en ce qui concerne le programme de Bac vert. Le projet pilote Compost Plus a permis de tester le service de collecte de déchets organiques auprès d’environ 5 000 ménages. Nanos Research a mené un sondage à l’automne 2008 sur une large gamme d’enjeux relatifs aux déchets solides, et, selon les conclusions, la majorité des résidents d’Ottawa connaissent le programme de Bac vert et l’appuient. Le résumé des conclusions du sondage est présenté à l’annexe 4.

Contexte et avancement du projet

En mai 2008, ACS2008-PWS-SWS-0002, le Conseil a approuvé les niveaux de service suivants pour la collecte des déchets solides, y compris la collecte des bacs verts :

· poursuivre jusqu’en 2012 la collecte hebdomadaire des déchets et l’alternance de la collecte hebdomadaire des bacs bleus et des bacs noirs, en vertu des contrats en vigueur avec les fournisseurs de services de la Ville;

· recueillir les déchets organiques aux deux semaines de décembre à mars;

· recueillir les déchets organiques chaque semaine d’avril à novembre.

La collecte des déchets organiques des bacs verts devrait commencer le 4 janvier 2010.

En mars 2008, ACS2008-PWS-SWS-0004, le Conseil a accordé à l’entreprise Orgaworld Canada Ltd. le contrat de construire et d’exploiter une installation de traitement des déchets organiques.

En novembre 2008, les entreprises Norseman Plastics et Ottawa Mouldcraft ont décroché des contrats pour la fabrication des grands bacs à déchets organiques et des petits bacs pour la cuisine, respectivement. En avril 2009, l’entreprise Fleishman-Hillard Canada a reçu le mandat d’orchestrer une campagne de communication et de sensibilisation dans le cadre du programme de Bac vert.

Avancement du projet :

· La construction de l’installation de traitement d’Orgaworld se poursuit (la structure extérieure est presque terminée).

· Environ 50 000 bacs verts sont fabriqués à raison de 1 200 bacs par jour.

· Le Projet pilote des champions des bacs verts a été lancé.

· Le moule pour la fabrication des bacs pour la cuisine est prêt.

· Un plan de communication est en cours d’élaboration.

L’annexe 6 présente une note de service envoyée précédemment au sujet de l’achat des bacs verts.

DISCUSSION

1. Details on Collection Program Modification

In preparation for the changes to the collection program, an implementation plan has been developed, which involves the delivery of the green bin, kitchen container, promotion / information package and preparation for collection (i.e., purchase of collection vehicles). The success of this plan is critically important to the ongoing success of the Green Bin Program. Experience in other municipalities has shown that problems with the roll-out can affect participation in the program. The plan has been developed to ensure that:

· Delivery is properly scheduled and routed and any missed or other delivery issues are corrected right away;

· Outreach officers accompany each delivery team to provide personal one-on-one support to residents;

· Communications are clear so that residents understand the start-up dates and how to participate in the program; and

· Councillors’ offices, the 311 call centre, delivery crews and Solid Waste staff are in constant contact to resolve issues as they arise.

Delivery of Carts

The cart vendor, Norseman Plastics, will manage the storage, assembly, packaging and delivery of containers for the first phase of the roll-out. The delivery crews will place the kitchen container and the promotion information into the organics collection cart and deliver it to the household. Promotional information will include a user guide, two sample organic waste bags (donated to the City) and a coupon to purchase additional bags. Since organics collection will not start until January of 2010, a sticker will be placed on the lid of each cart, informing residents not to place organics in their cart until a week or two prior to the collection commencement date. Residents will be referred to their collection calendar to find out when their collection will occur. In addition, outreach officers will be assigned to each of the delivery crews to provide personal, one-on-one support for residents as the carts are delivered. The Officers will be knowledgeable and able to answer resident’s questions about the program. They will also have information packages to leave with residents should they require further information. Other municipal experience has shown that this step is critical in minimizing confusion and phone calls / inquiries during the roll-out.

Manufacturing of the organics collection carts started in April of this year. The carts will be placed in indoor storage locally in Ottawa prior to delivery, starting in mid-September 2009. Four storage locations strategically located in the west, centre, east and south of the City have been secured. These storage locations will be used as staging areas to load the smaller delivery vehicles.

Staff are working closely with Norseman on the development of an address database for route design to assist with delivery. The database will give a reference for Norseman to register the unique barcode on each cart against the address it was delivered to, providing staff with tracking information for maintenance and warranty purposes.

Over the twelve week schedule, carts will be delivered by collection zones, concentrating on one zone at a time. Norseman will provide staff with a daily list of delivered addresses and an area delivery schedule will be made available to Call Centre staff and Members of Council in advance. Staff will provide updates on the progress of the roll-out.

It is important to note that Norseman has experience delivering over 930,000 containers to municipalities such as Toronto, Peel Region and Durham Region.

The City’s In House Collection Group, as well as our collection contractors have been officially advised by Supply Branch that collection is scheduled to commence on January 4, 2010. As per the collection contract, the In-House Collection Group and contractors are required to have adequate collection vehicles and labour for the start of collection.

A high level timeline of the project, including the roll-out, is included as Document 2.

Collection Program – Implementation Phasing

It is estimated that about 220,000 of approximately 250,000 curbside collected households will receive green bins in the initial phase of the roll-out.

The remaining curbside households will require changes to set out method or container type in order to participate, and this will require that staff visit these specific sites to discuss with owners and landlords how best to implement an organics solution at their location. This process will start in the fall of 2009 and continue until complete, estimated for 2010. Some of the barriers to implementation include common pad set out, lack of storage space and no suitable access from storage space (backyard) to collection location (curbside). Due to the potential variance in approaches that may be required to implement organics service for these households, they will be implemented on a case-by-case basis.

The remaining two phases include high-rise, multi-unit, residential buildings and rural households that did not receive leaf and yard waste / organic collection in the last collection contract. Planning for pilot programs for high-rise, multi-unit, residential buildings will start this year with eventual pilot implementation in 2010. Factors to consider include collection bins, in-unit containers and collection vehicles, etc. Staff will report to Committee and Council on an implementation plan once the preferred option is determined. Finally, for the about 7,000 rural households that did not receive leaf and yard waste or organics collection as per the level of service in the last collection contract, staff are intending to include these households in the level of service for the new collection contract (2012) for Council’s consideration.

Table 1 below summarizes the implementation phases.

Table 1

Green Bin Program Implementation Phases

Phase	# Households	Housing Type	Set Out	Challenges	Opportunities	Service Delivery Date
1a	220,000	Primarily Single Units	At Curb	None		January 2010
1b	30,000	Low-rise multi-units	Common Pad, Private Property, Front end loading container collection	Space for storage & set out, access to set out, site visits required	Front end loading bins, different sized carts, changes to collection set out	January 2010 and ongoing
2	100,000	High-rise, multi-units	High-rise	Space for storage & set out, access to set out, Front end loading container collection	High-rise Green Bin Pilot underway	Pilots/research 2009/2010 – recommended system 2011 or sooner
3	7,000	Rural	At Curb	Not in current collection contract	Include in 2012 contract	2012 new contract service level

Procedure – Compliance and Monitoring

The approximately two and one half months between late September 2009 when the green bins start to be delivered and January 4, 2010 when collection starts will be critical. Staff have developed a procedure in the likely event that some carts will be placed at the curb before collection starts.

Should carts be placed out in advance of collection, staff will empty the carts and place a notice on the cart reminding residents that collection doesn’t start until January. The notice will be a sticker that is placed such that it will have to be broken to open the lid.

Monitoring of the program will begin immediately after collection begins in January 2010. There will be two processes; Solid Waste Inspectors providing education on the new program as part of regular by-law enforcement procedures and measuring customer satisfaction through set out studies, phone polls and web based surveys.

As with the City’s other diversion programs, the Blue and Black Box Programs, participation is mandatory. Public education will play the primary role in encouraging the public’s participation in the early stages of the program. When the green bin is contaminated or is not being placed out, an advisory notice will be issued. The experience of Waste Inspectors has been that issuing a notice normally corrects the problem.

Client surveys will assist in targeting the Branch’s overall education program. For instance, ongoing promotion may include tips on effective storage of organics.

2. Organics Processing

Orgaworld Canada was awarded the contract to build and operate an organics processing facility for the City’s program. The facility is located at Rideau Road and Hawthorne Road in an industrial area. Construction on the site began in April of this year.

A conditional building permit has allowed construction on the exterior shell of the facility to commence and that work is well underway. The permit covers the foundations, walls, roof and structure. The permit covering the interior of the building has been submitted to the City. Processes to finalize the Subdivision Agreement and Site Plan Agreement are underway as well as Certificate of Approval permits from the Ministry.

Orgaworld Canada has advised that the current timelines for the construction of the processing facility are on schedule. Staff have been and will continue to closely monitor the construction progress.

The contract with Orgaworld Canada was executed in the spring of 2008 and was based upon the Request for Qualifications (January 2006) and the Request for Proposals (March 2007). Orgaworld Canada has committed to building a facility capable of processing 100,000 tonnes of organics per year and the City has committed to supply 80,000 tonnes of organics on a put or pay basis.

As with all programs involving significant social change and public education, the phase in approach of this Organics Program does represent some risk that the City may not meet its put or pay commitment solely on the residential organics program in the first stage of implementation.

To manage this risk, City staff are looking to the recently approved Diversion 2015 Plan to help minimize this shortfall possibility while taking best advantage of available organics processing capacity. As part of the work plan, staff have started proactively meeting with generators and haulers to have IC&I organic collection programs available for January 2010 early implementation. Also, Phase 2 of the implementation schedule as set out in this report (Table 1) has high-rise multi-unit buildings starting in 2011 or sooner. This process may be accelerated pending pilot findings. Finally staff have contacted neighbouring Municipalities to determine potential Organic Program start dates and advise on Ottawa’s processing capabilities. These measures are encouraging and will work towards minimizing the risk to the City’s commitment.

Staff will advise Committee and Council on both construction progress and organics processing commitment as required.

3. Communications Plan

Effective communication, education and promotion are integral to the success of the Green Bin Program. Engaging residents in a meaningful way will encourage participation in organics diversion allowing Members of Council and the City to divert significant amounts of organic waste from the landfill.

Research

Solid Waste Operations conducted a survey of City of Ottawa residents regarding their current attitudes, interests and opinions on recycling and garbage issues. The goal of the survey was to assess depth of knowledge and identify perceptions of recycling and garbage services.

The survey questions were developed to gain a baseline understanding of residents’ attitudes towards the City’s waste management programs, identify areas of concern and assess the awareness and understanding of initiatives including the Green Bin Program, the Household Hazardous Waste Program and other recycling and garbage services. A combination of open-ended and closed-ended questions were used to allow for quantification of respondents’ opinions and to probe for additional information. The survey provided geographic representation through our existing waste collection zones as well as a mix of urban and rural participants.

Findings included strong support for solid waste collection services in general and for diversion programs, particularly the Green Bin Program. The complete report is included as Document 4.

The Green Bin Program communications motion passed by Council on September 10, 2008, speaks to the need to consult with residents, raise public awareness and address why the City is implementing this program. The research findings have been a valuable resource in the development of the Green Bin communications plan.

Staff will continue to take a consultative approach that includes ongoing public dialogue to help develop and refine our overall communications plan.

Communications Plan Stages

The City of Ottawa has developed a multi-phased communications plan that will increase resident awareness and knowledge, and promote participation in the Green Bin Program. The plan integrates existing City resources and will continue beyond the launch period. Details of the plan include:

Stage 1: Preparation (April – July 2009)

This stage is largely devoted to program planning and preparation of foundational elements. Following the development of the strategic communications plan (see Document 5) and a detailed work plan, efforts will focus on developing the creative concept and brand, program website, and core campaign materials including the User Guide and the Collection Calendar. Efforts will be undertaken to ensure Councillors and community leaders have the resources and information they require to support their constituency and communities through the launch. In addition, the communications team will focus on developing messaging tools and questions and answers to support public-facing staff, including 3-1-1 operators, Council staff and Green Bin liaison officers.

The City of Ottawa Green Bin Champions Pilot Project will give approximately 95 households first-hand experience with organics collection in advance of the Green Bin Program launch. Champions will be using the City of Ottawa’s official green bin and specially designed kitchen container. The feedback provided and the experience gained during this initiative will allow us to better serve the residents of Ottawa as we implement the City-wide program in 2010.

Stage 2: Education (August – December, 2009)

This stage covers the time period immediately before and throughout bin delivery. Activities during this stage will be highly visible and focused on educating Ottawa residents about the Green Bin Program; what it is, how it works, when to expect bins and pick-up, and who will be involved. A multi-faceted approach will be used to ensure information is reaching all Ottawa residents in a range of ways.

Community Outreach will play an important role in ensuring all Ottawa residents are informed about this new program and how they can be involved. Current Community Outreach programs will be expanded to include the green bin and some specific outreach efforts will be undertaken specifically for the Green Bin launch, including:

· Community workshops;

· Developing or expanding school programs; and,

· Presence at community events with information for adults and fun activities for kids.

Highly-visible and wide-reaching awareness activities will include:

· Radio, print and television advertising;

· Outdoor advertising;

· Interactive web content including social networking; and,

· Bin delivery launch announcement and media outreach.

Stage 3: Participation (January – March, 2010)

This stage marks the start of organics pick-up and the communications focus will shift from education to building participation. Highly-visible launch events including Members of Council will be held during the early part of January. A second round of advertising will reinforce the details of program participation. Online presence and social networking will continue.

During this time, a City-wide community competition will be launched, challenging each of the five collection zones to have the highest organic diversion rates over a three or six month period.

ENVIRONMENTAL IMPLICATIONS

Implementation of the Green Bin Program will yield several environmental benefits including:

· Reduced dependence on landfill for waste management;

· Retention of landfill capacity for material that cannot be diverted through other methods;

· Reduced Green House Gas (GHG) emissions;

· Reduced impacts of local landfills on neighbouring communities, including odour and size;

· Production of compost, which reduces the need for chemical fertilizers and watering; and,

· Increased food waste diversion by the IC&I sector made possible by establishing an organics composting plant within Ottawa.

RURAL IMPLICATIONS

Organics collections will be provided to rural residents within a village or country estate subdivision as part of the initial implementation, but not to rural residents outside of a village or country estate. This level of service is consistent with that of leaf and yard waste pickup in rural areas, which is set out in the current collection contract. Further, Council debated this issue at its November 26, 2008 meeting.

A report on the level of service will be considered by Committee and Council as part of the development of the 2012 collection contract and it is envisioned that the rural collection of both organics and leaf and yard waste will be included in that report.

CONSULTATION

Public consultation on the issue of a Source Separated Organics Program has been ongoing since 1997 through various methods and venues, including:

· Nanos Research (2008) - Survey of residents regarding solid waste services.

· Genevar Consulting, formerly MacViro (2002) - In preparation of the City of Ottawa’s Integrated Waste Management Master Plan.

· Decima telephone surveys in 2003 and 2006.

· The Environmental Advisory Committee was consulted in July 2005 and again in December 2006.

· Analysis and reports by David Redmond and Associates of 10 public surveys between 1997 and 2004.

· Communications report (2003) by Howard Williamson Consulting with a variety of public input (surveys, telephone polls, workshops, etc.).

· Staff conducted open houses for the various pilot neighborhoods for Compost Plus, as well as monitored and responded to feedback through a dedicated e-mail box for Compost Plus participants.

FINANCIAL IMPLICATIONS

This report has no financial implications as all costs associated with the Green Bin Program have been identified in previous reports and approved by Council.

LEGAL/RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

There are no legal/risk management impediments to receiving the information in this report and directing staff to report back in early 2011.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1 - Green Bin Program Containers

Document 2 - Timeline for Roll-out of Green Bin Program

Document 3 - List of Acceptable Green Bin Items

Document 4 - City of Ottawa Solid Waste Survey Report (Executive Summary) - Previously Distributed

Document 5 - Communications Plan - Previously Distributed

Document 6 - Memo to Mayor and Members of Council Green Bin Selection

DISPOSITION

Solid Waste Operations will implement the plan for roll-out of the Green Bin Program and report back to Council with updates as required throughout 2010.

Document 3

List of Acceptable Green Bin Items

Food Waste

· All Leftover Food Scraps

· Vegetables/Fruits Scraps

· Meat/Fish/Shellfish/Poultry/Pork Bones and Scraps

· Leftover Cooking Oils, Lard, Shortening, Fat, Butter, Margarine

· Salad Dressing, Mayonnaise, Vinegar, Sauces, Marinades, Dips, Gravy

· Dairy Products

· Bread/Cereals/Grains

· Pasta/Beans/Rice

· Coffee Grounds/Filters

· Tea/Tea Bags

· Eggs & Egg Shells

· Candies/Gum/Cookies/Cake/Pastries

· Chips/Popcorn/Nuts

· Baking Ingredients/Herbs/Spices

Non-Food Items

· Soiled Paper, Soiled Boxboard and Soiled Cardboard

· Soiled Paper Towels/Tissues

· Paper Plates

· Sugar/Potato/Flour Paper Bags

· Muffin Paper

· Cold Fireplace Ash

· Pet Fur/Hair

· Animal Bedding (e.g. from bird/hamster cages)

· Feathers

· Kitty Litter

· Pet Food

· Woodchips/Sawdust

· Wood scraps (less than 4 inches in any dimension)

· Dryer Lint

· Vacuum Contents/Floor Sweepings

· Household Plants, Including Soil

· Yard Waste Material

Document 6

M E M O / N O T E D E S E R V I C E
To / Destinataire	Mayor and Members of Council	File/N° de fichier:
From / Expéditeur	General Manager, Environmental Services
Subject / Objet	Impartial Tests Required for New Organic Carts	Date: 29 April 2009

This memo is intended to respond to the concerns expressed regarding the bidding and selection process for the new organic carts.

In accordance with the City of Ottawa Purchasing By-law, an evaluation team was assembled, comprised of three managers of the City's Solid Waste Operations Branch and a consultant with expertise in the subject matter from the engineering firm of Jacques-Whitford. The City's Supply Management Division facilitated the evaluation process and all proposals were evaluated and scored using a consensus approach, in accordance with the point rated requirement in the RFP document.

The evaluation process was extensive and each bidder provided a sample container as part of the evaluation process. The bids were provided using a 2 envelope system, one technical submission and one financial. The financial envelopes were not opened until the technical evaluation was complete. We were fortunate that the bin that scored the highest in the technical evaluation process in all areas was also the one that provided the best value to the City.

The Manager of Supply oversaw the procurement process, and confirms that it has been conducted in a fair and unbiased fashion, and the containers selected represent the best value to the City. The contract has been awarded and the carts are being manufactured.

Comments have been made about potential operational problems associated with the compatibility of the lifters that will be used on the trucks and the containers. City staff physically tested the containers using both types of lifters that could be used on waste collection vehicles as part of the evaluation process, to make sure the containers would perform properly. None of the potential operational problems were experienced.

The City requested in the RFP that results of specific independent testing certified by a professional engineer be submitted with the bids. No concerns about this requirement were expressed by any prospective bidders during the bid preparation process. Unfortunately, not all bidders complied with the City's RFP process as they did not submit any testing results to illustrate the quality of their container or their ability to meet the requirements as outlined in the RFP, which specified a higher weight tolerance and greater temperature range tolerance than the regular ANSI standards. Those bidders that did not comply with this requirement were eliminated from further consideration.

Norseman Plastics, the successful bidder was the only one to submit the required testing results and their bin satisfied the testing requirement. The tests were conducted by an independent laboratory, Bodycote Ortech, which is a worldwide company specializing in material testing, research, consultation and analysis. Bodycote Ortech provided accurate and complete information for our analysis and performance evaluation results, certified by a professional engineer licensed to practice in Ontario. We have no reason to doubt the validity or the quality of the testing, nor is there a need for additional testing, we have no issue with the testing provided or with the quality of the container selected.

Norseman Plastics, is a well-respected company with a proven track record in design and manufacturing of environmental and recycling containers. Their bin comes with a 10 year warranty against defects and staff firmly believe that it will work effectively and efficiently with the City's (and waste contractor's) current equipment, and will provide exceptional service as we move forward.

In summary, the Norseman green bins represent the best value to the City as these bins achieved the highest technical score; were judged to be the most durable, the best overall container and the lowest price.

Should you require further information, please feel free to contact Kevin Wylie, A/Manager, Solid Waste Operations at extension 19013.

Original Signed By

Dixon Weir, P.Eng.

General Manager

Environmental Services

cc: Executive Management Committee

Kevin Wylie, Manager, Solid Waste Services

Rapport au / Report to:

Comité de l'urbanisme et de l'environnement /

Planning and Environment Committee

et au Conseil / and Council

le 10 juin 2009 / 10 June 2009

Soumis par/Submitted by: Nancy Schepers,

Directrice municipale adjointe / Deputy City Manager,

Services d’infrastructure et Viabilité des collectivités /

Infrastructure Services and Community Sustainability

Personne ressource / Contact Person: Dixon Weir, Directeur général, Services environnementaux / General Manager, Environmental Services

613-580-2424, x22002, Dixon.Weir@ottawa.ca

À l’échelle de la Ville / City Wide

N° de réf : ACS2009-ICS-SWS-0003

OBJET :	Plan de mise en OEuvre du programme de Bac vert

SUBJECT:	Green Bin Program iMPLEMENTATION PLAN

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

Que le Comité de l'urbanisme et de l'environnement recommande au Conseil :

1. D’accueillir le présent rapport à titre informatif; et

REPORT RECOMMENDATIONS

That the Planning and Environment Committee recommend Council:

1. Receive this report for information; and

2. Direct staff to report back in early 2011 with results of the Green Bin Program along with recommendations to optimize the program in preparation for the 2012 collection contract tender.

RÉSUMÉ

La mise en œuvre du Programme comprend les trois principaux éléments suivants :

· Modification du service de collecte des déchets afin d’y inclure les déchets organiques;

· Prestation de services de traitement des déchets organiques;

· Promotion du nouveau service et sensibilisation de la clientèle.

Incidences financières

Incidences juridiques et en matière de gestion du risque

Il n’existe aucune entrave d’ordre juridique ou en matière de gestion du risque à recevoir le présent rapport ou à demander au personnel de fournir un rapport au début de l’année 2011.

Consultation publique/commentaires des résidents

Depuis 1997, on mène une consultation approfondie en ce qui concerne le programme de Bac vert. Le projet pilote Compost Plus a permis de tester le service de collecte de déchets organiques auprès d’environ 5 000 ménages. Nanos Research a mené un sondage à l’automne 2008 sur une large gamme d’enjeux relatifs aux déchets solides, et, selon les conclusions, la majorité des résidents d’Ottawa connaissent le programme de Bac vert et l’appuient. Le résumé des conclusions du sondage est présenté à l’annexe 4.

Contexte et avancement du projet

En mai 2008, ACS2008-PWS-SWS-0002, le Conseil a approuvé les niveaux de service suivants pour la collecte des déchets solides, y compris la collecte des bacs verts :

· recueillir les déchets organiques aux deux semaines de décembre à mars;

· recueillir les déchets organiques chaque semaine d’avril à novembre.

La collecte des déchets organiques des bacs verts devrait commencer le 4 janvier 2010.

En mars 2008, ACS2008-PWS-SWS-0004, le Conseil a accordé à l’entreprise Orgaworld Canada Ltd. le contrat de construire et d’exploiter une installation de traitement des déchets organiques.

Avancement du projet :

· La construction de l’installation de traitement d’Orgaworld se poursuit (la structure extérieure est presque terminée).

· Environ 50 000 bacs verts sont fabriqués à raison de 1 200 bacs par jour.

· Le Projet pilote des champions des bacs verts a été lancé.

· Le moule pour la fabrication des bacs pour la cuisine est prêt.

· Un plan de communication est en cours d’élaboration.

L’annexe 6 présente une note de service envoyée précédemment au sujet de l’achat des bacs verts.

EXECUTIVE SUMMARY

Assumptions and Analysis:

Implementation of the program is comprised of three primary components:

· Modification of collection service to include organics;

· Provision of organics processing; and,

· New service promotion and customer education.

Financial Implications

This report has no financial implications as all costs associated with the Green Bin Program have been identified in previous reports and approved by Council.

Legal/Risk Management Implications

There are no legal/risk management impediments to receiving the information in this report and directing staff to report back in early 2011.

Public Consultation/Input:

Background and Main Timelines

In May 2008, ACS2008-PWS-SWS-0002, Council approved the following level of service for solid waste, including the collection of green bins:

· Continue with weekly garbage collection and alternate weekly blue box and black box through to 2012 under the existing contracts the City has with its service providers;

· Bi-weekly organics collection from December to March; and

· Weekly organics collection from April to November.

The collection of the green bin organics is scheduled to commence on January 4, 2010.

In March 2008, ACS2008-PWS-SWS-0004 Council awarded an organics processing contract to Orgaworld Canada Ltd.

Current Status:

· Construction on the Orgaworld facility (building shell near completion);

· Manufacture of approximately 50,000 green bins at a rate of 1,200 per day;

· Green Bin Champions Pilot launched;

· The manufacturing mould ready for production of the kitchen container; and,

· The development of a communications plan.

Document 6 attached includes a previously distributed memorandum with respect to the purchase of green bins.

1. Détails concernant les changements au programme de collecte

Pour se préparer aux changements au programme de collecte, la Ville a élaboré un plan de mise en œuvre couvrant la livraison des bacs verts, des bacs pour la cuisine et du matériel promotionnel et d’information ainsi que la préparation de la collecte (par exemple, l’achat de véhicules). L’expérience d’autres municipalités montre que les problèmes de mise en œuvre peuvent faire baisser la participation au programme. Le succès du programme de Bac vert repose donc en grande partie sur le succès de ce plan, qui vise à s’assurer que :

les horaires et les trajets de livraison sont élaborés correctement et que tous les problèmes de livraison sont corrigés immédiatement;
des agents d’intervention communautaire accompagnent chaque équipe de livraison afin de communiquer personnellement avec les résidents;
les communications sont claires afin que les résidents comprennent les modalités du programme et connaissent les dates de début de la collecte;
les employés des bureaux des conseillers, du Centre d’appels 3‑1‑1, des équipes de livraison et de la Division des déchets solides communiquent régulièrement entre eux afin de résoudre les problèmes qui surgissent.

Livraison des bacs

Le fournisseur des bacs, l’entreprise Norseman Plastics, s’occupera de l’entreposage, de l’assemblage, de l’emballage et de la livraison des bacs pour la première phase de la mise en œuvre. Les équipes de livraison déposeront les bacs pour la cuisine et le matériel promotionnel à l’intérieur des grands bacs verts qui seront distribués aux résidents. Le matériel promotionnel comprendra un manuel d’utilisation, deux sacs pour la collecte des déchets organiques (offerts par la Ville) et un coupon pour l’achat de sacs supplémentaires. Comme la collecte des déchets organiques débutera seulement en janvier 2010, la Ville avisera les résidents, au moyen d’un autocollant apposé sur le couvercle de chaque bac vert, qu’ils doivent attendre une ou deux semaines avant la date de début du service pour utiliser leur bac. Les résidents seront invités à consulter leur calendrier de collecte afin de connaître la date de la première collecte de déchets organiques dans leur quartier. De plus, des agents d’intervention communautaire accompagneront chaque équipe de livraison afin de communiquer personnellement avec les résidents lors de la livraison des bacs. Ces agents bien informés seront en mesure de répondre aux questions des résidents. Ils auront également du matériel d’information qu’ils pourront distribuer aux résidents qui désirent en savoir plus. L’expérience d’autres municipalités montre qu’une telle étape permet de réduire au minimum la confusion des résidents et le nombre d’appels à la Ville pendant la livraison des bacs.

La fabrication des grands bacs pour la collecte des déchets organiques a débuté en avril dernier. Ces bacs seront gardés dans des entrepôts intérieurs à Ottawa jusqu’à leur livraison, qui débutera à la mi-septembre 2009. À cet effet, la Ville a déjà réservé quatre entrepôts situés aux quatre coins de la ville. C’est également dans ces entrepôts que sera effectué le chargement des petits véhicules de livraison.

Le personnel de la Ville travaille en étroite collaboration avec Norseman en vue de développer une base de données d’adresses qui facilitera l’élaboration des trajets de livraison. Cette base de données permettra à Norseman d’indiquer pour chaque adresse le code-barres du bac vert qui a été livré. Ainsi, la Ville pourra localiser les bacs aux fins d’entretien et de respect de la garantie.

La livraison s’échelonnera sur douze semaines au cours desquelles les bacs seront distribués dans chaque zone de collecte, une zone à la fois. Chaque jour, Norseman fournira à la Ville une liste des adresses où des bacs ont été livrés. Les conseillers et le personnel du Centre d’appels recevront également à l’avance un horaire de livraison pour chaque zone. Le personnel présentera des comptes rendus sur l’avancement de la livraison.

Rappelons que Norseman a déjà livré plus de 930 000 bacs à Toronto ainsi que dans les régions de Peel et de Durham.

La Direction de l’approvisionnement et des services a officiellement informé le groupe de collecte à l’interne de la Ville ainsi que les fournisseurs de services de collecte que la collecte des déchets organiques devrait débuter le 4 janvier 2010. En vertu du contrat de collecte en vigueur, le groupe de collecte à l’interne et les fournisseurs doivent se procurer les véhicules adéquats et engager suffisamment d’employés d’ici cette date.

L’annexe 2 présente un échéancier détaillé du projet, y compris la livraison des bacs.

Mise en œuvre du programme de collecte

On estime qu’environ 220 000 des quelque 250 000 résidences desservies par la collecte en bordure de la rue recevront un bac vert dans le cadre de la première phase de la mise en œuvre.

Dans les autres résidences desservies par la collecte en bordure de la rue, il faudra apporter des changements à l’espace prévu pour la collecte et aux types de bacs utilisés afin de permettre la collecte des déchets organiques. Des employés se rendront sur place afin de convenir avec les propriétaires d’une solution qui permettra de recueillir les déchets organiques de ces résidences. Les visites débuteront à l’automne 2009 et devraient se poursuivre jusqu’en 2010. Les obstacles à la mise en œuvre de la collecte des déchets organiques comprennent notamment la collecte en un point commun, le manque d’espace pour entreposer les déchets et la difficulté de transférer les déchets de l’espace d’entreposage (cour arrière) à l’espace prévu pour la collecte (en bordure de la rue). Comme les situations de ces résidences peuvent varier beaucoup, elles seront évaluées au cas par cas.

Les deux autres phases de la mise en œuvre couvriront les tours d’habitation à logements multiples ainsi que les résidences en milieu rural qui ne reçoivent pas de service de collecte des feuilles et des résidus de jardinage en vertu du contrat de collecte en vigueur. La planification des projets pilotes pour les tours d’habitation à logements multiples débutera en 2009; ainsi, ces projets pourront être lancés dès 2010. Il faudra évaluer les besoins en matière de bacs pour la collecte, de bacs individuels pour chaque logement, de véhicules, etc. Le Comité et le Conseil recevront un rapport du personnel sur le plan de mise en œuvre lorsque la meilleure option aura été sélectionnée. Finalement, les quelque 7 000 résidences en milieu rural qui ne recevaient pas de service de collecte des feuilles et des résidus de jardinage ou des matières organiques en vertu du dernier contrat de collecte seront intégrées à la proposition de nouveau contrat de collecte (2012) présentée au Conseil.

Le tableau 1 résume les différentes phases de la mise en œuvre.

Tableau 1

Phases de la mise en œuvre du programme de Bac vert

Phase	Nombre de résidences	Types de résidences	Espace prévu pour la collecte	Défis	Possibilités	Début du service
1a	220 000	Principalement des résidences individuelles	En bordure de la rue	Aucun		Janvier 2010
1b	30 000	Petits immeubles à logements multiples	Lieu commun, propriété privée, conteneurs à chargement frontal	Espace d’entreposage et espace prévu pour la collecte, accès à l’espace prévu pour la collecte, visites sur place	Conteneurs à chargement frontal, bacs de différents formats, changements à l’espace prévu pour la collecte	À partir du mois de janvier 2010
2	100 000	Tours d’habitation à logements multiples	Tours d’habitation	Espace d’entreposage et espace prévu pour la collecte, accès à l’espace prévu pour la collecte, conteneurs à chargement frontal	Projet pilote en cours dans les tours d’habitation	2009-2010 : recherche préliminaire et projets pilotes. Le service devrait débuter en 2011 ou avant.
3	7 000	En milieu rural	En bordure de la rue	Non inclus dans le contrat de collecte actuel	Inclure ces résidences dans le contrat de collecte 2012	2012 en vertu du nouveau contrat de collecte

Respect de la procédure et suivi

La période de deux mois et demi entre la livraison des bacs verts (fin septembre 2009) et le début du service de collecte (4 janvier 2010) aura une importance capitale. Le personnel a donc mis sur pied une procédure dans l’éventualité où des résidents placeraient leur bac vert en bordure de la rue avant le début du service de collecte.

Les employés videront les bacs placés en bordure de la rue avant le début du service et y laisseront un avis rappelant aux résidents que la collecte débutera seulement en janvier. Cet avis prendra la forme d’un autocollant apposé de façon à empêcher l’ouverture du bac.

Le suivi du programme débutera dès janvier 2010 et comprendra deux aspects. Premièrement, des inspecteurs de la Division des déchets solides sensibiliseront les résidents au nouveau programme dans le cadre de leurs activités régulières de mise en application des règlements municipaux. Deuxièmement, on mesurera la satisfaction des résidents à l’égard du nouveau programme grâce à des études, à des sondages téléphoniques et à des sondages en ligne.

La participation au programme de Bac vert est obligatoire, comme la participation aux autres programmes de réacheminement de la Ville (programmes de boîtes bleues et de boîtes noires). Il est donc primordial de sensibiliser les résidents pour accroître leur participation dès les premières étapes du programme. Les résidents qui ne placent pas leur bac en bordure de la rue ou dont le bac est contaminé par d’autres déchets recevront un avertissement. Si des résidents omettent à plusieurs reprises de se conformer au règlement municipal, la procédure habituelle sera enclenchée. Les inspecteurs remarquent toutefois que la distribution d’avertissements permet habituellement de régler le problème.

Les sondages menés auprès des résidents permettront de mieux définir le programme de sensibilisation global de la Direction. Par exemple, la sensibilisation à long terme pourrait inclure des conseils sur l’entreposage efficace des déchets organiques.

2. Traitement des déchets organiques

Orgaworld a obtenu un permis de construire provisoire pour la structure extérieure, qui est maintenant très avancée. Ce permis provisoire couvre les fondations, les murs, le toit et la structure. La Ville a reçu une demande de permis pour l’intérieur du bâtiment et elle finalise actuellement l’accord de lotissement et l’accord de plan d’implantation ainsi que les procédures visant l’obtention de certificats d’autorisation du Ministère.

Orgaworld Canada a indiqué que les travaux de construction se déroulaient selon l’échéancier prévu. Le personnel continuera de surveiller de près l’avancement de la construction.

Le contrat avec Orgaworld Canada a été conclu au printemps 2008 à la suite d’une demande de qualifications (janvier 2006) et d’une demande de propositions (mars 2007). Orgaworld Canada s’est engagée à construire une installation pouvant traiter 100 000 tonnes de déchets organiques par année; la Ville s’est engagée à fournir un minimum de 80 000 tonnes de déchets organiques et à verser une compensation financière si ce minimum n’est pas respecté.

Comme tout programme qui nécessite une sensibilisation du public et des changements de comportements, le programme de matières organiques comporte un certain risque. Ainsi, la première phase de la mise en œuvre ne permettra peut-être pas à elle seule d’atteindre le minimum fixé.

Afin de réduire ce risque, le personnel de la Ville s’inspire du nouveau plan Réacheminement 2015, qui a été approuvé récemment, pour profiter au maximum de la capacité de traitement des déchets organiques. Dans le cadre de ce plan de travail, le personnel a commencé à rencontrer des producteurs et des transporteurs en vue de devancer en janvier 2010 la mise sur pied des programmes de collecte des matières organiques pour les secteurs industriel, commercial et institutionnel (ICI). De plus, l’échéancier de mise en œuvre figurant au présent rapport (tableau 1) prévoit que le service aux tours d’habitation à logements multiples débutera en 2011 ou avant. Cet échéancier pourrait toutefois être devancé à la lumière des résultats du projet pilote. Finalement, le personnel a communiqué avec les municipalités voisines afin de connaître leurs éventuelles dates de mise sur pied de programmes de matières organiques et de les informer de la capacité de traitement dont dispose la Ville d’Ottawa. Ces mesures encourageantes contribueront à réduire au minimum le risque que la Ville ne respecte pas ses engagements.

Sur demande, le personnel informera le Comité et le Conseil de l’avancement de la construction et du respect du minimum fixé.

3. Plan de communication

L’efficacité de la communication, de la sensibilisation et de la promotion est essentielle au succès du programme de Bac vert. C’est en mobilisant les résidents qu’on augmentera leur participation au réacheminement des déchets organiques, ce qui permettra aux membres du Conseil et à la Ville de réduire considérablement la quantité de déchets envoyés à la décharge.

Recherche préliminaire

L’équipe de la Gestion des déchets solides a mené un sondage auprès des résidents de la ville d’Ottawa afin de connaître leurs pratiques, leurs opinions et leurs intérêts actuels en matière de recyclage et de collecte des déchets. Ce sondage visait à évaluer les connaissances des répondants et leur perception des services de recyclage et de collecte des déchets.

Les questions du sondage portaient sur l’attitude des résidents par rapport aux programmes de gestion des déchets de la Ville, leurs motifs de préoccupation, leur degré de sensibilisation et leur compréhension des initiatives telles que le programme de Bac vert, le programme de dépôt des déchets dangereux domestiques et d’autres services de recyclage et de collecte des déchets. Les opinions des répondants ainsi que des renseignements supplémentaires ont été recueillis à l’aide d’une combinaison de questions ouvertes et de questions fermées. Les participants au sondage ont été sélectionnés de façon à représenter l’ensemble des zones de collecte actuelles, autant en milieu urbain qu’en milieu rural.

Les résultats montrent que les résidents ont une opinion très favorable des services de collecte des déchets solides en général et des programmes de réacheminement, particulièrement le programme de Bac vert. L’annexe 4 présente le rapport complet.

La motion sur les communications du programme de Bac vert, adoptée par le Conseil le 10 septembre 2008, reconnaît l’importance de consulter les résidents, de sensibiliser le public et d’expliquer pourquoi la Ville met sur pied un tel programme. Les résultats des recherches préliminaires ont été très utiles dans l’élaboration du plan de communication pour le programme de Bac vert.

Le personnel poursuivra ses consultations auprès du public afin de peaufiner le plan de communication global.

Étapes du plan de communication

La Ville d’Ottawa a élaboré un plan de communication en plusieurs étapes qui permettra de sensibiliser et d’informer les résidents en plus de favoriser leur participation au programme de Bac vert. Ce plan intègre des ressources existantes de la Ville et se poursuivra au-delà de la période de lancement du programme. Voici les différentes étapes du plan.

Première étape : Préparation (avril – juillet 2009)

Cette étape comprend principalement la planification du programme et la préparation des éléments de base. Lorsque le plan de communication stratégique (voir l’annexe 5) et le plan de travail détaillé seront prêts, la Ville concentrera ses efforts sur la création d’un concept et d’une image de marque, d’un site Web pour le programme et du matériel qui sera au cœur de la campagne, notamment le manuel d’utilisation et le calendrier de collecte. On s’assurera également que les conseillers et les principaux intervenants de la communauté disposent des ressources et des renseignements requis pour informer le public pendant le lancement du programme. De plus, l’équipe des communications élaborera des outils d’information et des listes de questions et de réponses à l’intention du personnel qui travaille directement avec le public, notamment les employés du Centre d’appels 3‑1‑1, le personnel des conseillers et les agents de liaison du programme de Bac vert.

Le Projet pilote des champions des bacs verts de la Ville d’Ottawa permettra aux occupants de quelque 95 résidences de faire l’essai du programme de collecte des déchets organiques avant son lancement officiel. Les champions utiliseront les grands bacs verts et les bacs pour la cuisine conçus spécialement pour la ville d’Ottawa. L’expérience acquise et les commentaires reçus dans le cadre de cette initiative permettront à la Ville de mieux servir les résidents lors de la mise en œuvre du programme en 2010.

Deuxième étape : Sensibilisation (août – décembre 2009)

Cette étape débutera immédiatement avant la livraison des bacs et se poursuivra tout au long de ce processus. Les activités très visibles organisées au cours de cette étape serviront à sensibiliser les résidents d’Ottawa au programme de Bac vert : de quoi il s’agit, comment il fonctionne, quand les bacs seront livrés, quand la collecte débutera et qui y participera. La Ville adoptera une approche à volets multiples afin de s’assurer que tous les résidents reçoivent les renseignements sur le programme par divers moyens.

L’intervention communautaire jouera un rôle primordial dans la sensibilisation et la mobilisation de l’ensemble des résidents. Les programmes d’intervention communautaire actuels seront augmentés afin d’inclure le programme de Bac vert, et la Ville prendra des mesures particulières lors du lancement du programme, notamment :

· des ateliers dans la communauté;

· des programmes dans les écoles;

· la tenue d’activités dans le cadre d’événements communautaires (activités informatives pour les adultes et divertissantes pour les enfants).

Les mesures ayant une visibilité et une portée importantes comprendront :

· des publicités dans les journaux, à la radio et à la télévision;

· des panneaux publicitaires extérieurs;

· du contenu interactif dans Internet, y compris un réseautage social;

· du réseautage;

· l’annonce de la livraison des bacs avec la collaboration des médias.

Troisième étape : Participation (janvier – mars 2010)

Cette étape marque le début de la collecte des déchets organiques. Par conséquent, les communications ne seront plus axées sur la sensibilisation, mais sur la participation du public. Des activités de lancement à grande visibilité auxquelles participeront les membres du Conseil se tiendront au début de janvier. Une deuxième campagne publicitaire rappellera les modalités de participation au programme, et le réseautage et le développement de contenu Web se poursuivront.

Pendant ce temps, la Ville lancera un défi aux cinq zones de collecte dans le cadre d’un concours qui reconnaîtra les secteurs ayant les meilleurs taux de réacheminement des déchets organiques sur une période de trois mois ou de six mois.

Un tableau illustratif indiquant l’échéancier de la campagne de communication est inclus dans le rapport anglais.

INCIDENCES ENVIRONNEMENTALES

Le programme de Bac vert comporte de nombreux avantages sur le plan environnemental, notamment :

une dépendance moindre aux décharges pour la gestion des déchets;
la préservation de l’espace disponible dans les décharges pour les déchets qui ne peuvent être acheminés ailleurs;

une réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES);
une diminution de l’impact des décharges sur les communautés situées à proximité, notamment en ce qui a trait aux odeurs et à la grosseur des décharges;
la production de compost, qui entraînera une réduction des besoins en engrais chimiques et en arrosage;
un réacheminement accru des résidus alimentaires des secteurs ICI grâce à la mise sur pied d’une usine de traitement à Ottawa.

INCIDENCES EN MILIEU RURAL

Au départ, le service de collecte des déchets organiques en milieu rural sera offert uniquement aux résidents de villages ou de lotissements ruraux. Ce niveau de service correspond à celui de la collecte des feuilles et des résidus de jardinage en milieu rural, prévu au contrat de collecte en vigueur. De plus, le Conseil a débattu de cette question à sa réunion du 26 novembre 2008.

Le Comité et le Conseil examineront un rapport sur le niveau de service dans le cadre de l’élaboration du contrat de collecte de 2012. On prévoit que la collecte en milieu rural des déchets organiques, des feuilles et des résidus de jardinage sera incluse dans ce rapport.

CONSULTATION

La Ville mène des consultations publiques sur un éventuel programme de collecte des déchets organiques séparés à la source depuis 1997, et ce, à l’aide de plusieurs méthodes :

· Nanos Research (2008) : sondage auprès des résidents sur les services de collecte des déchets solides;

· Genevar Consulting, anciennement appelée MacViro (2002) : soutien à l’élaboration du Plan directeur de la gestion intégrée des déchets de la Ville d’Ottawa;

· sondages téléphoniques menés par la firme Décima en 2003 et en 2006;

· consultation du Comité consultatif sur l’environnement en juillet 2005, puis en décembre 2006;

· analyse et rapports produits par la firme David Redmond and Associates concernant dix sondages menés auprès du public entre 1997 et 2004;

· rapport sur les communications (2003) produit par la firme Howard Williamson Consulting en tenant compte de diverses sources d’information sur les opinions du public (sondages, sondages téléphoniques, ateliers, etc.);

· réunions « portes ouvertes » organisées par le personnel pour les résidents des quartiers visés par le projet pilote Compost Plus et création d’une adresse courriel permettant aux participants de fournir de la rétroaction et de recevoir des réponses.

INCIDENCES FINANCIÈRES

INCIDENCES JURIDIQUES ET EN MATIÈRE DE GESTION DU RISQUE

Il n’existe aucune entrave d’ordre juridique ou en matière de gestion du risque à recevoir le présent rapport ou à demander au personnel de fournir un rapport au début de l’année 2011.

DOCUMENTATION À L’APPUI

Annexe 1 : Bacs du programme de Bac vert

Annexe 2 : Échéancier du programme de Bac vert

Annexe 3 : Déchets pouvant être déposés dans le bac vert

Annexe 4 : Rapport sur le sondage concernant la gestion des déchets solides par la Ville d’Ottawa (sommaire des résultats)

(Voir le rapport en anglais. Traduction disponible sur demande.)

Annexe 5 : Plan de communication

(Voir le rapport en anglais. Traduction disponible sur demande.)

Annexe 6 : Note de service envoyée au maire et aux conseillers – Sélection d’un fournisseur pour les bacs verts

SUITE À DONNER

L’équipe de la Gestion des déchets solides exécutera le plan de mise en œuvre du programme de Bac vert et présentera au Conseil, au cours de l’année 2010, les mises à jour et les rapports requis.

N O T E D E S E R V I C E / M E M O
Destinataire/To	Maire et conseillers	File/N° de fichier :
Expéditeur/From	Directeur général, Services environnementaux
Objet/Subject	Tests indépendants requis pour les nouveaux bacs de déchets organiques	Date : 29 avril 2009

Report to/Rapport au :

Contact Person / Personne ressource: Dixon Weir, General Manager / Directeur général Environmental Services / Services environnementaux

613-580-2424, x22002, Dixon.Weir@ottawa.ca

SUBJECT:

Green Bin Program iMPLEMENTATION PLAN

OBJET :

REPORT RECOMMENDATIONS

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

EXECUTIVE SUMMARY

Financial Implications

RÉSUMÉ

Incidences financières

Delivery of Carts

ENVIRONMENTAL IMPLICATIONS

RURAL IMPLICATIONS

CONSULTATION

FINANCIAL IMPLICATIONS

LEGAL/RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

DISPOSITION

Kitchen container (Ottawa Mould - Craft Sure Close 6.6)

Green Bin Program Containers

Curbside Cart (Norseman - NPL-285)

Green Bin Program Project Timeline

M E M O / N O T E D E S E R V I C E

Mayor and Members of Council

General Manager, Environmental Services

Impartial Tests Required for New Organic Carts

Rapport au / Report to:

Personne ressource / Contact Person: Dixon Weir, Directeur général, Services environnementaux / General Manager, Environmental Services

613-580-2424, x22002, Dixon.Weir@ottawa.ca

OBJET :

SUBJECT:

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

REPORT RECOMMENDATIONS

RÉSUMÉ

Incidences financières

Financial Implications

Bac pour la cuisine (Ottawa Mould, modèle Craft Sure Close 6.6)

Bacs du programme de Bac vert

Grand bac pour la collecte (Norseman, modèle NPL-285)

Échéancier du programme de Bac vert

N O T E D E S E R V I C E / M E M O

Maire et conseillers

Directeur général, Services environnementaux

Tests indépendants requis pour les nouveaux bacs de déchets organiques

Contact Person / Personne ressource: Dixon Weir, General Manager / Directeur général
Environmental Services / Services environnementaux