REPORT TO COMMITTEE (S) OF COUNCIL

INTERNAL ROUTING CHECKLIST

ORIGINATING DEPARTMENT: City Operations	DIVISION: Compensation and Benefits Division, Employee Services Branch
REPORT AUTHOR: Liz Marland, Manager Compensation & Benefits	PHONE No. 25194
REPORT TITLE: FTE Analysis
REFERENCE No. ACS2008-COS-EMP-0007
DOCUMENT FILE NAME/PATH: 2008 HR Plan Report

APPLICANT:

APPLICANT’S ADDRESS:

WARD: City Wide

CONTROVERSIAL: Yes No

To Be Presented To			Date of Meeting
Committees
1.			Next or
2.			Next or
3.			Next or
Council			04 November 2008
Other Divisions/Branches Consulted				Forwarded To
Financial Services Unit or Financial Planning				YES NO
Supply				YES NO
Legal				YES NO
Others				YES NO
Contacted / Consulted / Advised by Department
Elected Official(s) / Ward(s)
Public Groups / Individual(s)
Advertising/Notice
Regular Advertising Required		NO YES Date:
Municipal Act Notice Required		NO YES Date:
For Originating Department’s Use		Approved			Date
1.	Originating Director or Delegate - - Report is acceptable	Jeffrey Byrne, (Acting) Director Employee Services Branch			22 October 2008
2.	Financial Services Unit Manager, Financial Planning or Delegate (if applicable) – Report Recommended to Deputy City Manager
3.	Supply (if applicable) – Report Recommended to Deputy City Manager
4.	Other
5.	Program Manager
6.	Manager	Elizabeth Marland, Manager Compensation and Benefits			11 October 2008
7.	Executive Director, Business Transformation Services or Delegate – Report approved to leave Department

Report to/Rapport au :

:

Council / et au Conseil

04 November 2008 / le 04 novembre 2008

Submitted by/Soumis par : Steve Kanellakos, Deputy City Manager, City Operations/Directeur municipal adjoint, Opérations municipales

Contact Person/Personne ressource : Jeffrey Byrne, (Acting) Director, Employee Services

Employee Services/Directeur (par intérim) Services aux employés

(613) 580-2424 x25175, jeff.byrne@ottawa.ca

City Wide

Ref N°: ACS2008-COS-EMP-0007

SUBJECT:	FTE ANalysis REport
OBJET :	rapport d’analyse des ÉTP

REPORT RECOMMENDATION

That Council receive the FTE Analysis Report for information.

RECOMMANDATION DU RAPPORT

Que le Conseil municipal prenne connaissance du Rapport d’analyse des ÉTP à titre d’information.

CONTEXTE

Lors des réunions du Conseil municipal tenues entre les 24 et 26 mars 2004, le personnel avait reçu comme directive de produire une proposition dans laquelle on analyserait les ÉTP et on présenterait des données à ce sujet. En collaboration avec les membres du sous-comité du Plan financier à long terme, la Direction des services aux employés a créé un cadre pour l’élaboration d’une analyse exhaustive des ÉTP. Le 14 septembre 2005, le Conseil a approuvé le cadre proposé, et le premier rapport a été soumis en novembre 2005 au cours du processus budgétaire.

Vous trouverez ci-joint la quatrième édition de l’analyse des ÉTP, qui est présentée annuellement dans le cadre du processus budgétaire de la Ville. Le document vise à aider les gestionnaires et les membres du Conseil dans leur planification et leurs prises de décisions en leur fournissant des données sur la façon dont les ressources humaines sont utilisées et en leur présentant les tendances historiques ayant trait à ces ressources. Le document contient une analyse détaillée de la répartition des ÉTP dans l’organisation et des types de postes qui servent à appuyer les programmes et les services municipaux. Ces données permettent à la Ville d’accroître sa transparence et sa reddition de comptes à l’égard du Conseil et de la population.

DISCUSSION

Les données ayant trait aux ÉTP sont utilisées aux fins du budget pour quantifier les ÉTP approuvés par le Conseil. Un ÉTP peut correspondre aux nombres d’heures suivants par année, selon la convention collective associée au type d’emploi : 1 820 heures (35 heures par semaine), 1 950 heures (37,5 heures par semaine), 2 080 heures (40 heures par semaine). On utilise le dénombrement des ÉTP pour quantifier le nombre d’heures travaillées par année pour différents postes et ainsi établir un point de comparaison normalisé et universel avec les données d’autres organisations et municipalités.

On crée des postes à partir des ÉTP en fonction des exigences opérationnelles relatives à la prestation des services. Voici les diverses catégories de postes : à temps plein, à temps partiel, à salaire, à taux horaire, occasionnels et occupés par des étudiants. Ces types de postes sont également fondés sur le type d’employés qui peuvent occuper les postes en question (p. ex. postes de sauveteurs).

Le dénombrement des effectifs se définit par le nombre d’employés de l’organisation. On établit une distinction entre le dénombrement des effectifs et le dénombrement des ÉTP. Un ÉTP peut être composé de plusieurs postes, et les postes peuvent être occupés par plus d’un employé. Par conséquent, on compte plus de postes dans une organisation que d’ÉTP, et plus d’employés que de postes.

Il importe de noter que les données sur le nombre d’ÉTP et les effectifs de 2008 sont tirées du système SAP‑RH, au 31 juillet 2008, et contiennent les renseignements sur les postes en vigueur à cette date. Par conséquent, on n’a pas tenu compte de la restructuration qui a entraîné la création d’Opérations municipales et de Services d’infrastructure et Viabilité des collectivités dans l’établissement du Plan des ressources humaines de 2008.

L’analyse des ÉTP comporte cinq annexes. La première est un organigramme de la Ville allant jusqu’à l’échelon des directions. L’annexe 2 indique le nombre d’ÉTP pour chaque poste et répartis par service, direction, division, section et groupe de travail au 31 juillet 2008.

L’annexe 3 présente le dénombrement des effectifs selon les unités de négociation, les groupes exclus et les représentants élus au 31 juillet 2008, tandis que l’annexe 4 montre les ÉTP et le dénombrement des effectifs prévus au budget par direction, à la même date. L’annexe 5 comprend un exemple de rapports mensuels fournis au Conseil sur les ÉTP, le dénombrement des effectifs et le roulement du personnel.

CONSULTATION

La consultation du public n'est pas nécessaire.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

Le présent rapport n’a aucune répercussion financière.

DOCUMENTATION D’APPUI

Rapport d’analyse des ÉTP